Reporting-Praxis: So visualisieren Sie kumulierte Abweichungen richtig

Die Darstellung kumulierter Abweichungen ist ein wichtiges Instrument in der Reporting-Praxis – vor allem als Kostenkontrolle in der flexiblen Plankostenrechnung. Allerdings finden sich in vielen Geschäftsberichten Visualisierungen von kumulierten Abweichungen, die alles andere als leicht lesbar sind. Die folgenden Tipps zeigen Ihnen, welche Darstellungsoptionen gewählt werden können, um kumulierte Abweichungen aussagestark und überzeugend zu visualisieren.

Häufig werden kumulierte Abweichungen von Umsätzen oder Ergebnissen mit einem Liniendiagramm dargestellt, bei der die Linien für die Ist-, Plan-, Vorjahreszahlen stehen. Ein Grund dafür ist, dass sich mit Microsoft Excel oder anderen BI-Werkzeugen Liniendiagramme schnell gestalten lassen. Problematisch ist diese Darstellung aber unter anderem, weil wichtige Informationen in diesen Liniendiagrammen unsichtbar bleiben oder nur schwer zu erkennen sind.

 

Schlecht lesbar - Ein mit MS Excel erstelltes Liniendiagram kumulierter Abweichungen

Schlecht lesbar – Ein mit MS Excel erstelltes Liniendiagram kumulierter Abweichungen

 

Entscheidendes bleibt in klassischen Liniendiagrammen unsichtbar

Konkret: Im Liniendiagramm (Abb.1) liegt der Jahresumsatz um 40 TEUR unter Plan. Die Abweichung ergibt sich aus verfehlten Umsatzzielen im Februar, Juni und September sowie der Prognose für das 4. Quartal. In diesem Liniendiagramm sind diese zentralen Informationen aber nur mit Mühe zu erkennen. Auch zusätzliche Beschriftungen oder Hervorhebungen würden hier kaum Abhilfe schaffen, sondern die Lesbarkeit der Visualisierung eher noch weiter erschweren. Da das Liniendiagramm ausschließlich Monatswerte kumuliert darstellt, suggeriert es, nicht vergleichbare Werte könnten in Beziehung gesetzt werden. Eine klare Beurteilung der besonders wichtigen Abweichungen in den einzelnen Monaten wird nahezu unmöglich. Die Wahl einer anderen Darstellungsform leistet hier deutlich mehr.

Stringente Darstellung und Priorisierung sind ein Muss

Wie bei allen guten Visualisierungen sollten auch bei kumulierten Abweichungen wichtige Informationen verdichtet und in einfach lesbare Charts überführt werden. Das Beispiel der Abbildung 2 zeigt wie dies auch bei der Darstellung kumulierter Abweichungen möglich ist, wenn auf entscheidende Werte und Relationen fokussiert wird.

 

Klare Sache - Die Kombination von Säulendiagramm und Wasserfall-Darstellung sorgt für die überzeugende Visualisierung kumulierter Abweichungen

 

Dieses Visualisierungsbeispiel fokussiert auf die Ist-Plan-Abweichung. Durch die Kombination eines Säulendiagramms mit einer Wasserfall-Darstellung nach den Regeln von HICHERT®SUCCESS lassen sich die zentralen, d. h. vor allem die entscheidungsrelevanten Werte klar sichtbar machen. Werte, die im Liniendiagramm intransparent zusammenfließen, treten hier durch Informationstrennung und Priorisierung eindeutig hervor.

  • Ist – schwarze Säule
  • Plan – Säule mit Rahmenlinie
  • Forecast – schraffiert
  • Vorjahr – grauer Querstrich
  • Abweichungen – rot/grün (Forecast: analog schraffiert)

Das untere Säulendiagramm zeigt die Basiswerte der einzelnen Monate. Anders als beim Liniendiagramm lassen sich die Monatswerte so klar vergleichen. Eine zweite Säule verdeutlicht die Planwerte (Budgetwerte). Die Vorjahreswerte werden als Bezugsgröße zurückhaltend und zugleich eindeutig mit grauen Strichen markiert. Auch der Forecast-Bereich ist klar separiert gestaltet.

Die Wasserfall-Darstellung im oberen Diagramm-Bereich visualisiert die kumulierten Abweichungen und korrespondiert zugleich mit dem Säulendiagramm – auch im Hinblick auf die Skalierung. Durch die Verwendung desselben Maßstabs können alle Abweichungen auf Anhieb richtig interpretiert werden.

Die richtige Visualisierung kann entscheidend sein

Der Vergleich der beiden Visualisierungsbeispiele zeigt auch, zu welch ganz praktischen Problemen die diffuse Darstellung kumulierter Abweichungen führen kann: Denn im Liniendiagramm liegen die kumulierten Umsätze noch bis September über Plan. Den verfehlten Umsatzzielen in den Monaten Februar und Juni könnte dadurch zu wenig Bedeutung beigemessen werden. Wichtige Entscheidungen könnten zu spät erfolgen. Die kombinierte Visualisierung verdeutlicht alle Entwicklungen klar und differenziert. Dadurch kann auf neue Entwicklungen zeitnah reagiert werden.

Umstellung der Visualisierungspraxis lohnt sich

Zugegeben: Die Visualisierung kumulierter Abweichungen als kombiniertes Säulen-/Wasserfall-Diagramm ist mit MS Excel und auch mit anderen Tools nicht ganz einfach. Doch die Bedeutung kumulierter Abweichungen in der Reporting-Praxis ist enorm. Eine Umstellung der Visualisierungspraxis sollte daher in jedem Fall in Erwägung gezogen werden. Wer die Visualisierung von kumulierten Abweichungen besonders einfach und schnell auf ein neues Niveau heben will, kann natürlich auch einfach den chartisan Service nutzen.