Ihre Weihnachtspost ist schwarz-weiß…

… und gibt einer Familie in Zukunft das tägliche Glas Milch.

In der Weihnachtszeit blicken auch wir zurück, resümieren, erinnern und bilanzieren. Es war ein positives, ereignisreiches Jahr 2014. Wir gründeten chartisan, bezogen neue Büroräume und aus unserer Sicht das Spannendste – wir durften viele interessante Projekte und Workshops begleiten.

 

Jeder unserer Kunden und Partner, Unterstützer und Begleiter hätte einen handgeschriebenen, ganz persönlichen Dankesbrief verdient.

 

Wir haben uns jedoch entschieden, unsere gesammelte Kraft weiterzugeben an Menschen, denen ein kleiner Schubs fehlt, um dann aus eigener Kraft die Welt neu zu gestalten. Das Budget für Ihre Weihnachtspost haben wir gespendet für ein Projekt, welches an afrikanische Familien in Not Nutztiere, in unserem Falle ein Kälbchen, verteilt. Sobald die kleine Muh groß ist, wird sie Milch geben, Dünger produzieren und selbst kalben. Der erste Nachwuchs wird dann an die nächste Familie verschenkt. Aus unserer Sicht eine ziemlich „kuhle“ Sache. Wir hoffen, dass wir auch in Ihrem Sinne gehandelt haben.

 

Ihnen und Ihren Familien wünschen wir eine segensreiche Weihnachtszeit und einen fröhlichen Start in das neue Jahr 2015!
Das neue Jahr möge uns alle positiv überraschen mit interessanten Projekten, belebenden Begegnungen und jeder Menge inspirierender Eindrücke.

 

Wir freuen uns auf Sie,
Ihr chartisan Team – Markus und Silja Wolff

 

Reporting Redesign – Tipps und Best-Practice-Erfahrungen

Änderungen im Reporting können aus zwei Richtungen erfolgen: top-down, ausgehend von den ranghöchsten Berichtsempfängern oder bottom-up, ausgehend von den Berichtserstellern. Größere Erfolgschancen bietet die top-down Strategie. Berichtsersteller verstehen sich dabei als Dienstleister, die neben ihrer inhaltlich-fachlichen Kompetenz auch eine neu erworbene Designkompetenz einsetzen, um die Informationsversorgung der Empfänger zu verbessern.

Interessante, hochklassige Berichte entstehen nicht durch Zufall. Sie sind leicht verständlich und vermitteln die wichtigsten, steuerungsrelevanten Informationen in übersichtlicher Form. Dafür brauchen sie eine gut abgestimmte Kombination aus relevanten Inhalten und zielgerichteter Darbietung.

Im Mittelpunkt steht der individuelle Informationsbedarf der Berichtsempfänger. Die Gestaltung von Grafiken, Tabellen und anderen Berichtselementen wird darauf ausgerichtet, die Fragen der Empfänger zu beantworten und alle relevanten Inhalte klar und verständlich zu transportieren.

Ausgangspunkt jeder Umsetzungsarbeit ist eine Person oder eine Gruppe, die einen Verbesserungsprozess einleiten möchte. Für eine erfolgreiche, nachhaltige Reporting-Optimierung hat sich ein top-down Vorgehen in drei Schritten bewährt: Umdenken – Neues Design – Softwarelösung.

Schritt 1: Umdenken einleiten

Ziel der ersten Phase ist ein konkreter Handlungsauftrag des Managements an ein Projektteam oder eine Fachabteilung. Auf Basis dieses Auftrags und der dafür budgetierten Ressourcen folgen dann die nächsten Umsetzungsschritte.

Um dieses erste Ziel zu erreichen, sollte das Management zunächst die Vorteile einer verbesserten Berichtsgestaltung verstehen. So entsteht bereits frühzeitig ein konstruktiver Dialog zwischen Berichtserstellern und Berichtsempfängern. Die Empfänger sind in den Designprozess eingebunden. Dabei entsteht eine gemeinsame, realistische Vorstellung vom angestrebten Ergebnis des neuen Reporting-Designs. Gleichzeitig können bereits erste wichtige Rückmeldungen für die nachfolgende Designphase aufgenommen werden.

In dieser Phase lässt sich auch sehr gut der tatsächliche Informationsbedarf der Zielgruppe klären: Welche Fragen sollen die Berichte beantworten? Welche Aspekte haben die höchste Priorität? Oft haben sich Berichtsteile über Jahre angesammelt. Das Reporting ist teilweise redundant und überladen. Gleichzeitig fehlen möglicherweise Übersichten und relevante Details. Saubere Strukturen und Konzentration auf das Wesentliche sind für den Erfolg der Neugestaltung entscheidend.

Schritt 2: Neues Design konzipieren

Ziel der zweiten Phase sind konkrete, detaillierte Designentwürfe für alle Berichtsseiten.

Diese Konzeptionsleistung wird hauptsächlich von einem kleinen Kernteam erbracht. Das Team besteht meistens aus Vertretern ausgewählter berichtserstellender Fachabteilungen, wie Controlling, Führungsstäben und IT. Ein erfahrener externer Spezialist kann dem Team helfen, methodisch, reflektiert und zügig zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Außerdem werden nach Bedarf Fachkräfte für Detailfragen einbezogen. Auch der Kontakt zur Zielgruppe der Berichtsempfänger ist während der Designphase wichtig um Feedback zu erhalten.

 

Report Designentwurf (c) chartisan GmbH

 

Beim Berichtsdesign hat sich eine zweistufige Methode bewährt: Zuerst werden hausinterne Gestaltungsregeln definiert. Dann werden, unter Anwendung dieser Regeln, die Seitenentwürfe entwickelt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Berichtsteile ein schlüssiges Gesamtbild ergeben – auch bei späteren Ergänzungen.

Die Gestaltungsregeln werden in einem kurzen Leitfaden dokumentiert. Als besonders nützlich haben sich Designmuster für wichtige Berichtselemente erwiesen, z. B. für Abweichungstabellen und Übersichtsschaubilder. In solchen Musterseiten lassen sich viele Details ohne lange Umschreibungen dokumentieren.

Der Übergang von der Regeldefinition zu den konkreten Seitenentwürfen ist fließend. Die ersten Entwürfe fließen normalerweise bereits als Designmuster in das Regelhandbuch ein.

 

Tabellen Design Vorlage

Auszug aus dem Kapitel: Tabellen Design

 

Sobald das Handbuch vorliegt, werden im zweiten Schritt der Konzeption systematisch alle geplanten Berichtsseiten entworfen. In dieser Phase wird die eigentliche Gestaltungsarbeit geleistet. Das beinhaltet weit mehr als nur die formale Vereinheitlichung anhand der zuvor definierten Regeln. Für jeden Berichtsteil und jede Seite wird eine Designidee zunächst grob skizziert und dann schrittweise ergänzt und verfeinert. Dabei sollten frühzeitig repräsentative Echtdaten einbezogen werden, um den Aufwand späterer Überarbeitungen so weit wie möglich zu minimieren.

Die Diskussion in Designworkshops dreht sich stets sehr intensiv um die Priorisierung und Strukturierung der Berichtsinhalte. Dieser Prozess ist nicht automatisierbar. Er erfordert menschliche Kreativität, Diskussion und Entscheidungen. Es gibt nicht eine einzige richtige Lösung für alle, sondern vielmehr individuell sinnvolle Varianten für jeden Anwendungsfall.

Ein typisches Beispiel sind Abweichungen. Häufig werden viele Abweichungen gleichwertig nebeneinander angezeigt, z. B. Ist zum Vorjahr, zum Plan, zum Forecast, unterjährig und ganzjährig, absolut und prozentual. Für eine spürbare Verbesserung aus Sicht des Managers genügt es nicht, alle Abweichungsvarianten in einem neuen Tabellenlayout darzustellen oder mit standardisierten Diagrammen zu visualisieren. Wichtig ist hierbei vor allem eine klare Priorisierung. Wenn das Unternehmen hauptsächlich nach der absoluten Abweichung vom Plan gesteuert wird, dann wird nur diese eine Abweichung visuell hervorgehoben.

Die technische Umsetzung wird in der Designphase noch bewusst ausgeklammert. Dennoch ist es von großem Vorteil, wenn zumindest einer der Mitwirkenden über einschlägige Erfahrungen in der Umsetzung von Grafiken, Tabellen und ganzer Seitenlayouts mit geeigneten Softwaretools verfügt. Ein erfahrener Spezialist kann technisch schwer umsetzbare Designvorschläge rechtzeitig durch leicht umsetzbare Alternativen ersetzen und dadurch die weitere Umsetzung beschleunigen.

Schritt 3: Softwarelösung einführen

Ziel der dritten Phase ist ein effizienter Workflow für die routinemäßige Erzeugung von Berichten nach den neuen Designvorgaben.

Teile dieses Workflows lassen sich sinnvoll mit Softwaretools automatisieren, z. B. der Transfer von Daten sowie die Erzeugung von Diagrammen und Tabellen. Die Standardfunktionen gängiger ERP- und BI-Software sowie Office-Programme sind dafür allerdings nur sehr eingeschränkt nutzbar. Diese Programme bieten zwar viele Darstellungsmöglichkeiten, verstoßen aber gegen wichtige Grundregeln guter (leicht verständlicher) Visualisierung. So gibt es beispielsweise keine einheitlichen Skalen und nur selten leicht erfassbare Beschriftungen. Außerdem fehlen meist wichtige Darstellungsformen (z. B. Wasserfall- und Nadeldiagramme sowie Abweichungsbalken in Tabellen) und es gibt keine ausreichende Möglichkeit, eigene Designregeln zu hinterlegen.

Mit den Diagrammfunktionen von Microsoft Excel lassen sich grundsätzlich sehr hochwertige Grafiken automatisch erzeugen. Hierfür sind aber spezielle Arbeitstechniken und Tricks sowie eine langwierige Einarbeitung erforderlich.

In den letzten Jahren kamen erste funktionierende Zusatzprogramme auf den Markt, die speziell für die Umsetzung von Berichten nach den SUCCESS-Regeln entwickelt wurden. Grundsätzlich bewegen sich solche Tools im Spannungsfeld zwischen einfacher Benutzerführung und Flexibilität in der Darstellung. Eine einfache Benutzung wäre dann möglich, wenn die Anzahl der Einstellungsmöglichkeiten auf ein Mindestmaß reduziert würde. Besonders flexibel sind die Tools hingegen, wenn es viele Konfigurationsmöglichkeiten gibt. Die große Anzahl der Möglichkeiten verschlechtert aber wiederum die Benutzerfreundlichkeit und erhöht den Schulungs- und Einarbeitungsbedarf. Die heute verfügbaren Tools zeichnen sich eher durch hohe Flexibilität aus und benötigen daher einen nicht unerheblichen Einarbeitungsaufwand.

Die regelmäßig zu erbringende Leistung der Berichtserstellung ist letztendlich immer eine Dienstleistung, die neben dem Softwareeinsatz auch menschliche Denkarbeit einschließt. Die angestrebte hohe Berichtsqualität wird daher erst mit einem durchdachten Gesamtprozess erreicht.

Der Umsetzungserfolg lässt sich oft steigern, wenn statt dem Prinzip „alles oder nichts“ mehrere Verbesserungszyklen durchlaufen werden. Zu Anfang werden leicht zugängliche Themen mit geringer Komplexität bearbeitet. Schwierigere Themen mit größerem Konzeptionsaufwand können später bearbeitet werden, wenn alle Beteiligten sich bereits über Ziele und Möglichkeiten des Reporting-Designs einig sind.

 


Checkliste: Reporting Redesign – schrittweise erfolgreich umsetzen:

Umdenken einleiten

Berichtsempfänger von Anfang an einbeziehen

Neues Design konzipieren

Designkonzept in zwei Phasen erarbeiten

Seiten entwerfen, Regeln anwenden

Entscheiden Sie sich für klare Strukturen

Softwarelösung einführen

Workflow so gut wie möglich automatisieren

 


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