Unkonventionelle Ideen für neue Reports

Die Anforderungen an das unternehmensinterne Reporting wachsen stetig. Das Mehr an zur Verfügung stehenden Informationen spiegelt sich in der Effizienzerwartung an die Berichte. chartisan ist in viele Re-Design Projekte eingebunden. Dabei sind manchmal unkonventionelle Ideen zur Projektinitiierung gefragt.

Das Reporting vieler Unternehmen steht auf dem Prüfstand. Das Hauptaugenmerk der Verantwortlichen aus IT und Controlling konzentriert sich zuerst auf die wachsende Datenmenge und Datenstruktur. BI-Lösungen werden implementiert und liefern immer mehr Informationen für Entscheidungsträger. Im Zuge dieser Umstrukturierungen ist es oft notwendig das Report-Design ebenfalls zu überdenken. Letztlich stehen zwar mehr Informationen zur Verfügung, nicht aber mehr Zeit für die Entscheider diese auch zu verarbeiten. Effizienter Informationsgewinn ist das Ziel.

In einem ressourcen-kritischen Umfeld wie Controlling braucht es manchmal unkonventionelle Ideen, um die Bereitschaft für den Re-Design Prozess zu wecken. Neben den klassischen Beratungsansätzen, hier zwei Varianten aus unserer Ideen-Box, die jeder anwenden kann:

Idee 1: Report-Expedition

Die Teilnehmer von Re-Design Prozessen sind oft eng mit „ihren Reports“ vertraut. Das eigentliche Ziel der Reports – effiziente Informationsgewinnung – gerät durch diese Vertrautheit aus dem primären Fokus.

Während der Report-Expedition begeben sich die Beteiligten „in die Welt von Berichtsempfängern“.

Sie erkunden, welche guten und schlechten Berichte sie erleben.

Das Ganze funktioniert relativ simpel. Die Teilnehmer bekommen die Aufgabe ansprechende oder negative Beispiele von Berichten und Berichtspräsentationen zu finden. Die meisten Menschen werden innerhalb kürzester Zeit sehr erfindungsreich, wenn es darum geht Beispiele zu entdecken. Die positiven und negativen Gemeinsamkeiten der Beispiele gilt es kurz zu dokumentieren. Es reichen Skribbel, Stichpunkte, Screenshots.

Report-Expeditionen sind eine einfache Möglichkeit mit den Augen von Berichtsempfängern zu sehen. Das Verständnis für die Bedürfnisse der Leser wächst und erleichtert so den anstehenden Re-Design Prozess.

Idee 2: Marschroute der Leser

Erreichen die Berichte ihren Zweck? Fragen die Ersteller direkt beim Leser nach, erhalten sie aus den verschiedensten Gründen oft nur halbe Antworten. Man kennt sich und ist nett zueinander, man hat gerade wenig Zeit oder der Berichtsempfänger nimmt die Qualität als gegeben hin.

Die Chance dieser Idee steckt in dem Abstand zwischen Leser und Empfänger.

Der Berichtsempfänger markiert, ohne dass der Ersteller persönlich anwesend ist, direkt auf der Berichtsseite mit Kringeln, Priorisierungen oder ähnlich kurzem Feedback die Reihenfolge der Wahrnehmung. Der Berichtersteller erhält so den Überblick, welche Information für den Leser besonders wertvoll war oder welche Informationen in diesem Zusammenhang zu detailliert oder gar überflüssig waren.

Anhand mehrerer gesammelter Marschrouten von unterschiedlichen Lesern gelingt es den Projektteilnehmern nun leicht, Detailebenen und Zielgruppen zu bestimmen. Der Re-Design Prozess startet so direkt mit den Bedürfnissen der Zielgruppe.

Diese beiden Ideen sind aus dem Design von Service-Prozessen abgeleitet und weitergedacht. Durch den unkonventionellen Ansatz gewinnt man pragmatisch Ansatzpunkte zur Verbesserung der individuellen Report-Visualisierungen. Sie sind leicht umzusetzen und liefern den Berichterstellern eine Möglichkeit die Qualität ihrer Berichte zu testen.

Probieren Sie es aus, die Ergebnisse werden Sie hoffentlich positiv überraschen!

Strategische Portfolios sachkundig darstellen

Der Ursprung der Portfolios liegt in der Finanzwirtschaft und bezeichnet eine Planungsmethode zur Zusammenstellung eines Wertpapierpakets (Portefeuille) nach den Kriterien Rendite und Risiko. Diese Methode wurde später, in den 70er Jahren, auf andere Bereiche übertragen. Seit dieser Zeit wurde die Portfolio-Analyse vielfach modifiziert und zählt heute zu den verbreitetsten Analyse- und Planungsinstrumenten des strategischen Managements. Die Grundidee jedes Portfolios ist die Segmentierung und Bewertung einer Datenmenge.

Grundlagen der Darstellung

Die meisten Portfolios sind zwei- oder dreidimensional dargestellt. Bei dreidimensionalen Abbildungen ist die Punktgröße die dritte Werteperspektive neben den beiden Achsen. Seltener sieht man vierdimensionale Portfolios, hierbei werden die Blasen neben ihrer werteabhängigen Größe weiter als Kreisdiagramme segmentiert.

Basisanforderung an alle Darstellungen ist – wie immer – die effiziente Lesbarkeit. Das gelingt durch eine schnell zu erfassende visuelle Wertung von Daten, etwa durch das Einfärben von Blasen oder das Verwenden verschiedener Symbole. Auch eingezeichnete Segmentierungskriterien, z.B. Linien, unterstützen das Erfassen.

Skalierung und Wertintervalle

Anders als bei den üblichen Säulen-, Balken- und Abweichungsdiagrammen müssen die Skalen nicht notwendigerweise bei Null anfangen.

Eine bewusste Wahl der Wertintervalle ist notwendig, wenn die Segmentierung sinnvoll dargestellt werden soll.

Sinnvoll heißt in diesem Zusammenhang alle Punkte sind sichtbar und verschwenden gleichzeitig keinen Platz.

Je häufiger ein Portfolio mit unterschiedlichen Datensätzen angewendet wird, desto wichtiger ist die bewusste Wahl der Skalierung. Ein Hinweis: Oftmals ist hier auch ein Verändern der Softwareautomatik notwendig, so fangen automatische Portfolio-Achsen in Excel stets bei Null an. Eher ungünstig, wenn sich Ihre Daten alle zwischen den Werten 350 und 480 tummeln.

Legenden und Beschriftungen

Besonderes Augenmerk ist auch auf das Thema Legenden und Beschriftungen zu legen. Beschriften Sie direkt an den entsprechenden Diagrammbestandteilen, das erhöht die Lesbarkeit direkt. Entscheiden Sie sich für ein dreidimensionales Portfolio, sind die Werte direkt an die Blasen zu schreiben, da hierfür keine Skala vorgesehen ist.

Portfolios sind aus dem strategischen Management nicht mehr fortzudenken. Jede Wertung, jeder Portfolio-Ansatz enthält Stärken und Schwächen. Doch unabhängig von der Art und Struktur jedes Portfolios ist die Visualisierung entscheidend für den nützlichen Einsatz dieses Analysetools. Die oben genannten allgemein gültigen Kriterien sind ein guter Rahmen für jede Portfolio-Darstellung.