Reporting Redesign – Tipps und Best-Practice-Erfahrungen

Änderungen im Reporting, das sogenannte Reporting Redesign, können aus zwei Richtungen erfolgen: top-down, ausgehend von den ranghöchsten Berichtsempfängern oder bottom-up, ausgehend von den Berichtserstellern. Größere Erfolgschancen bietet die top-down Strategie. Berichtsersteller verstehen sich dabei als Dienstleister, die neben ihrer inhaltlich-fachlichen Kompetenz auch eine neu erworbene Designkompetenz einsetzen, um die Informationsversorgung der Empfänger zu verbessern.

Interessante, hochklassige Berichte entstehen nicht durch Zufall. Sie sind leicht verständlich und vermitteln die wichtigsten, steuerungsrelevanten Informationen in übersichtlicher Form. Dafür brauchen sie eine gut abgestimmte Kombination aus relevanten Inhalten und zielgerichteter Darbietung.

Im Mittelpunkt steht der individuelle Informationsbedarf der Berichtsempfänger. Die Gestaltung von Grafiken, Tabellen und anderen Berichtselementen wird darauf ausgerichtet, die Fragen der Empfänger zu beantworten und alle relevanten Inhalte klar und verständlich zu transportieren.

Ausgangspunkt jeder Umsetzungsarbeit ist eine Person oder eine Gruppe, die einen Verbesserungsprozess einleiten möchte. Für eine erfolgreiche, nachhaltige Reporting-Optimierung hat sich ein top-down Vorgehen in drei Schritten bewährt: Umdenken – Neues Design – Softwarelösung.

Schritt 1: Umdenken einleiten und Reporting Redesign starten

Ziel der ersten Phase ist ein konkreter Handlungsauftrag des Managements an ein Projektteam oder eine Fachabteilung. Auf Basis dieses Auftrags und der dafür budgetierten Ressourcen folgen dann die nächsten Umsetzungsschritte.

Um dieses erste Ziel des Reporting Redesign zu erreichen, sollte das Management zunächst die Vorteile einer verbesserten Berichtsgestaltung verstehen. So entsteht bereits frühzeitig ein konstruktiver Dialog zwischen Berichtserstellern und Berichtsempfängern. Die Empfänger sind in den Designprozess eingebunden. Dabei entsteht eine gemeinsame, realistische Vorstellung vom angestrebten Ergebnis des neuen Reporting-Designs. Gleichzeitig können bereits erste wichtige Rückmeldungen für die nachfolgende Designphase aufgenommen werden.

In dieser Phase lässt sich auch sehr gut der tatsächliche Informationsbedarf der Zielgruppe klären: Welche Fragen sollen die Berichte beantworten? Welche Aspekte haben die höchste Priorität? Oft haben sich Berichtsteile über Jahre angesammelt. Das Reporting ist teilweise redundant und überladen. Gleichzeitig fehlen möglicherweise Übersichten und relevante Details. Saubere Strukturen und Konzentration auf das Wesentliche sind für den Erfolg der Neugestaltung entscheidend.

Schritt 2: Neues Design konzipieren

Ziel der zweiten Phase sind konkrete, detaillierte Designentwürfe für alle Berichtsseiten.

Diese Konzeptionsleistung wird hauptsächlich von einem kleinen Kernteam erbracht. Das Team besteht meistens aus Vertretern ausgewählter berichtserstellender Fachabteilungen, wie Controlling, Führungsstäben und IT. Ein erfahrener externer Spezialist kann dem Team helfen, methodisch, reflektiert und zügig zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Außerdem werden nach Bedarf Fachkräfte für Detailfragen einbezogen. Auch der Kontakt zur Zielgruppe der Berichtsempfänger ist während der Designphase wichtig um Feedback zu erhalten.