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Portfolio Diagramme „reloaded“

Portfolio-Darstellungen für viele Anwendungsfälle können in Excel mit dem Diagrammtyp „Blase“ erstellt werden. Das Besondere an diesem Diagrammtyp ist, dass insgesamt drei Datendimensionen visualisiert werden: X-Position (horizontal), Y-Position (vertikal) sowie die Blasengröße (Fläche).

Portfolios kommen vor allem dann zum Einsatz, wenn eine Datenmenge segmentiert werden soll. Bei einem Investitionsportfolio können beispielsweise auf den Achsen Kennzahlen wie Rentabilität und Risikoindex aufgetragen werden, während die Blasengröße das Investitionsvolumen repräsentiert. Außerdem gehören Produkt-Markt-Betrachtungen, Mitarbeiterperformance und strategisches Projektmanagement zu typischen Einsatzgebieten für Portfolios. In allen diesen Fällen ermöglicht die Visualisierung eine leicht erkennbare Untergliederung der Daten (Produkte, Projekte, etc.) in bestimmte Gruppen, verbunden mit einer Bewertung in gut/schlecht bzw. erwünscht/unerwünscht. So können beispielsweise Projekte mit hohem Risiko und geringer Rendite auf einen Blick identifiziert werden.

Wie alle Diagramme, sollen auch Portfolios prägnant und aussagekräftig sein. Leserfreundliche Beschriftungen und gezielte Hervorhebungen sind dafür besonders wichtig. Leider sind die Standardfunktionen der Excel-Blasendiagramme in dieser Hinsicht recht eingeschränkt. Daher bedienen wir uns wieder einiger guter Ideen um mit wenig Aufwand eine professionelle und aussagekräftige Abbildung zu erhalten. Die folgenden Arbeitsschritte zeigen wie es geht.

  • Blasendiagramm mit einer einzelnen Datenreihe erstellen (Ländernamen dürfen nicht mit markiert werden)
  • Achsenlänge und Gitternetzlinien nach Bedarf einstellen
  • Datenreihe grau einfärben (neutral, ohne Hervorhebung)

  • Formeln für automatisches Ein-/Ausblenden unterschiedlich gefärbter Datenreihen (grau, rot, grün) entwickeln, Ausblenden erfolgt mittels #NV

  • Datenquelle der ersten Datenreihen ändern, so dass die Blasengröße aus dem zuvor berechneten Formelbereich verwendet wird
  • zwei zusätzliche Datenreihen mit den entsprechenden Quellbereichen für rot und grün einfügen und formatieren, in jeder dieser Datenreihen sind nur einige Blasen sichtbar

    Tipp: Blasen mit einer halbtransparenten Füllung und weißer Rahmenlinie sind auch dann gut erkennbar, wenn sich mehrere Datenpunkte überschneiden.

  • eine zusätzliche Datenreihe auf Basis des ursprünglichen Quellbereiches einfügen und unsichtbar formatieren (keine Füllung, keine Linie), alle Blasen dieser Datenreihe sind sichtbar
  • Datenbeschriftung für diese Datenreihe einblenden und mit den Zellen verknüpfen in denen die Ländernamen stehen

Tipp: Das Verknüpfen funktioniert wieder mit der Methode aus dem Artikel „Clevere Datenbeschriftungen“. Speziell beim Blasendiagramm ist es am besten, zuerst eine der Datenbeschriftungen anzuklicken und dann die Cursortaste (Pfeil) rechts zu drücken. Dadurch wird genau das erste Beschriftungsfeld markiert, das sich dann mittels „=“ und Mausklick mit dem ersten Ländernamen verknüpfen lässt. Dann geht es mit Cursortaste rechts zum zweiten Beschriftungsfeld und so weiter. Da eine „Rubrikenbeschriftung“ im Blasendiagramm nicht vorgesehen ist, sind die selbst erstellten, verknüpften Beschriftungen die einzige Möglichkeit. Seit Excel-Version 2013 gibt es die Beschriftungsoption „Wert aus Zellen“, mit der sich dasselbe Ergebnis schneller erreichen lässt.

Fertig 🙂

 

 

 

 

Small Multiples schnell und einfach

Einer unserer vorherigen Artikel beschäftigte sich mit Small Multiples, also Abbildungen die aus mehreren kleinen Diagrammen gleichen Typs bestehen. Dort wurden auch konzeptionelle Überlegungen zu typischen Anwendungsfällen von Small Multiples beschrieben.

In diesem Artikel wird eine alternative Methode vorgestellt, mit der sich Small Multiples für einfache Anwendungsfälle noch schneller erzeugen lassen. Eine solche Alternative wird immer dann interessant, wenn die Schnelligkeit der Umsetzung wichtiger ist als eine besondere, individuelle Gestaltung der einzelnen Diagramme.

Die Idee: Excel-Sparklines werden zu einer Small-Multiple-Abbildung „aufgebohrt“.

Sparklines sind sehr einfach Diagramme, die sich in einer einzelnen Zelle befinden. In der Regel sind mehrere dieser Diagramme in einer Gruppe zusammengefasst, für die bestimmte Eigenschaften gemeinsam konfiguriert werden, z. B. Säulenfarbe oder Achsenlänge. Mit den folgenden Arbeitsschritten entstehen in wenigen Minuten aus Standard-Sparklines einfache Small Multiples.

  • Menü Einfügen -> Sparklines -> Säule / Daten- und Positionsbereich so auswählen, dass die Sparklines neben dem Eingabebereich für die Werte erscheinen
  • Zelle der ersten Sparkline mit dem ersten Ländernamen verknüpfen / Formel für die restlichen Sparklines nach unten kopieren

  • Zellen mit Sparklines einzeln in einen Zellbereich mit dem gewünschten Layout verschieben

Das Zwischenergebnis liefert noch keinen guten Überblick über die Daten, weil Excel automatisch jede Sparkline mit einer individuellen Skala darstellt. Daher bekommen die Diagramme mit folgender Einstellung eine einheitliche Skalierung:

  • eine Sparkline anklicken / Menü Sparklinetools -> Entwurf -> Achse / Minimal- und Höchstwert identisch für alle Sparklines

Um die Aussagekraft zu erhöhen können, je nach Bedarf, bestimmte Säulen automatisch eingefärbt werden, z. B. Höchstwert und letzter Wert.

Fertig 🙂

 

 

 

Clevere Datenbeschriftungen

Datenpunkte in Diagrammen direkt zu beschriften ist in der Regel leserfreundlicher als eine seitliche Skala. Die Skala erscheint in Excel automatisch und ist daher häufig in Berichten und Präsentationen anzutreffen. Sie zwingt den Leser der Grafik jedoch zu anstrengenden Augenbewegungen zwischen Datenpunkten und Skala.

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Bei direkter Beschriftung verweilt das Auge dagegen ruhig auf den Datenpunkten. Die Leser Ihrer Grafiken können sich besser auf die Inhalte(!) konzentrieren. Leider sind die Standardbeschriftungen in Excel teilweise zu unflexibel und liefern dadurch unschöne Resultate. Bei Liniendiagrammen kommt es beispielsweise oft zu Überschneidungen zwischen Beschriftung und Linie, wodurch die Zahlen im schlechtesten Fall nicht mehr ablesbar sind.

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Excel bietet zwar verschiedene Beschriftungspositionen an (oben, unten, rechts, links, zentriert). Diese werden aber immer für alle Datenpunkte gleichzeitig angewendet, obwohl eine individuelle Ausrichtung pro Datenpunkt sinnvoller wäre. Selbstverständlich lassen sich die Beschriftungen manuell verschieben. Dies kann aber ebenfalls Probleme verursachen, weil die manuelle Position nach dem Aktualisieren der Daten meist nicht mehr passt.

Abhilfe schafft ein kleiner Trick: Mit einer unsichtbaren Hilfsdatenreihe wird eine Datenbeschriftung erzeugt, die sich automatisch richtig positioniert. Im Falle des Liniendiagramms kann für jeden Punkt errechnet werden, ob es sich um einen „Knick“ nach oben oder nach unten handelt. Dazu vergleicht eine Formel jeden Datenpunkt mit dem Mittelwert seiner beiden Nachbarn. Bei anderen Diagrammtypen können an dieser Stelle natürlich ganz andere Formeln stehen.

Mit folgenden Arbeitsschritten erzeugen Sie eine clevere Beschriftung für Liniendiagramme:

  • Formeln zum Verschieben der Beschriftung nach oben (+1) oder unten (-1) anlegen
  • Hilfsdatenreihe „Label“ für Datenbeschriftung berechnen (Höhe der Punkte)

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  • Datenreihe „Label“ in das Diagramm einfügen, Punkte und Verbindungslinie unsichtbar formatieren und eine zentrierte Datenbeschriftung einblenden

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  • erstes Beschriftungsfeld der neuen Datenreihe zweimal anklicken (nicht doppelklicken), so dass das einzelne Beschriftungsfeld markiert ist
  • „=“ eintippen und auf die Tabellenzelle klicken in der der anzuzeigende Wert steht (z. B. Wert für Januar), dann mit Enter bestätigen (es entsteht eine sogenannte verknüpfte Beschriftung)
  • restliche Datenpunkte mit den entsprechenden Tabellenzellen verknüpfen

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Fertig 🙂

Tipp: Seit Excel-Version 2013 gibt es die Beschriftungsoption „Wert aus Zellen“, mit der sich das gewünscht Ergebnis viel schneller erreichen lässt.

 

 

 

 

 

Small Multiples in Excel – klein aber fein

„Small Multiples“ sind Abbildungen, die eine Datenmenge in mehreren kleinen Diagrammen gleichen Typs darstellen. Dies ist oft übersichtlicher als dieselben Daten in einem einzigen, komplexeren Diagramm zu vermischen. Aussagekraft und Überblick ergeben sich in diesem Fall durch die Gesamtheit der Diagramme.

Ob ein Small Multiple günstiger ist als ein Einzeldiagramm mit mehreren Datenreihen hängt vom Anwendungsfall ab. Gestapelte Säulen- und Balkendiagramme heben visuell die Summe hervor. Small-Multiple-Diagramme setzen den visuellen Fokus auf die einzelnen Datenreihen.

Wird beispielsweise der Konzernumsatz als gestapeltes Säulendiagramm gezeigt (1 Diagramm mit 4 Datenreihen), so ist der Gesamtumsatz sehr gut ablesbar, weniger die genaue Entwicklung einzelner Produktgruppen.

Werden hingegen 4 Einzeldiagramme (mit je einer Datenreihe) für die Produktgruppen gezeigt, dann ist die Umsatzentwicklung je Produktgruppe ist sehr gut ablesbar. Auch zusätzliche Details wie Abweichungsanzeigen auf Ebene Produktgruppe sind problemlos möglich.

Ein guter Überblick ergibt sich allerdings nur dann, wenn alle Einzeldiagramme der Small-Multiple-Abbildung konsequent vereinheitlicht werden. Besonders wichtig ist dabei eine einheitliche Skalierung (einheitlicher Maßstab). Hervorhebungen verbessern die Aussagekraft, z. B. mit den Signalfarben grün und rot für positive (erwünschte) bzw. negative (unerwünschte) Abweichungen.

Excel besitzt leider keine besondere Funktionalität für solche Abbildungen. Dennoch lassen sich mit einigen Arbeitsschritten problemlos Small Multiples nach eigenen Anforderungen erstellen.

Diagramm erstellen

  • Diagrammtyp: gruppierte Balken
  • Datenreihen: Hauptdatenreihe und MinMax-Datenreihe für einheitliche Skalierung

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Diagramm formatieren

  • Datenbeschriftung hinzufügen
  • Datenreihen formatieren… Reihenachsenüberlappung: 100% / Abstandsbreite: 50% / Farbe Balken: einfarbige Füllung = grün, invertieren falls negativ, zweite Farbe = rot / Farbe MinMax: keine Füllung

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  • Achse formatieren… Achsenoptionen: Kategorien in umgekehrter Reihenfolge / Linie: einfarbige Linie, schwarz / Beschriftungsposition: niedrig
  • Diagrammbereich formatieren… Füllung: keine Füllung / Rahmen: keine Linie / Schriftgrad: 8 pt

small-mutliples-abb-3Diagramm positionieren

  • Diagrammfläche (außen) und Zeichnungsfläche (innen) mit Alt-Taste an Zellen ausrichten

Diagramme kopieren

small-mutliples-abb-4Datenquelle pro Diagramm anpassen

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Fertig 🙂

 

Tipp: In einem der nächsten Artikel wird noch eine zweite Methode vorgestellt, mit der sich Small Multiples für einfache Anwendungsfälle noch schneller erzeugen lassen.

 

 

 

 

Bullet Graphs: 5 Nachteile die Sie vermeiden können

Was sind Bullet Graphs und wo werden sie eingesetzt?

Kennzahlenübersichten in Dashboards werden durch Visualisierung leichter verständlich. Die Umsetzung ist jedoch schwierig, weil Standarddiagramme für diese Aufgabe ungeeignet sind. Bullet Graphs, eine Sonderform der Balkendiagramme, wurden von Stephen Few speziell für Dashboards entwickelt. Sie sind grundsätzlich sehr gut für diesen Zweck geeignet, besitzen aber in Ihrer bekannten Form (siehe Abb.1 und Abb.2) einige Nachteile, die wir in unseren Projekten durch eine abgewandelte, optimierte Form der Visualisierung gelöst haben.

Abb.1: Die Bestandteile eines Bullet Graphs, wie er regelmäßig in Dashboards eingesetzt wird

  • Bullet Graphs sind eine besondere Form von Balkendiagrammen.
  • Sie vergleichen eine dargestellte Kennzahl mit einem Zielwert.
  • Außerdem werden durch Hintergrundfarben zusätzliche qualitative Informationen zugeordnet.
  • Bullet Graphs werden häufig in Dashboards verwendet. Sie ersetzen platzsparend die Tachometer.
  • Bullet Graphs können horizontal oder vertikal ausgerichtet sein.

Abb.2: Dashboards mit Bullet Graphs, wie sie häufig empfohlen und eingesetzt werden

5 Nachteile dieser Bullet Graph Darstellung

  • Die Grafiken werden schnell unübersichtlich, weil viele Detailinformationen gezeigt werden, die nicht unbedingt nötig und teilweise gar nicht verfügbar sind, z. B. die qualitative Aussage „schlecht, mittel, gut“. Dieser Nachteil tritt vor allem auf, wenn viele Bullet Graphs auf einer Seite stehen (Liste von Kennzahlen).
  • Abweichungen vom Ziel sind nicht visualisiert und daher schwer erkennbar. Leicht ablesbar ist nur, ob der Ist-Balken den Zielwert überschreitet. Für die Betrachter wäre aber weiterhin wichtig, ob die Überschreitung gut oder schlecht ist und wie groß die Abweichung ist.
  • Farbige Hintergrundflächen lenken den Betrachter von der eigentlichen Hauptinformation ab, nämlich dem Ist-Balken und dem Zielwert. Die Farbflächen sehen immer gleich aus, egal ob das Ziel erreicht wurde oder nicht. Sie stören eher die Wahrnehmung als sie zu unterstützen.
  • Hintergrundflächen verringern den Kontrast zum Ist-Balken und Zielwert. Dadurch sind diese wesentlichen grafischen Elemente im Vordergrund schlechter zu erkennen.
  • Zielbereiche lassen sich schwer darstellen. In der Praxis gibt es nicht nur feste Zielwerte (Einzelwerte) für Schlüssel-Kennzahlen sondern oft auch Zielbereiche. Bei diesen Kennzahlen (KPI) gilt das Ziel als erreicht, solange der Ist-Wert zwischen Unter- und Obergrenze des Zielbereichs liegt.

So nutzen Sie die Idee der Bullet Graphs in Dashboards optimal

Für den Einsatz in Dashboards verwenden wir eine speziell optimierte Form von Bullet Graphs (Abb.3), welche die genannten Nachteile vermeidet und zusätzliche visuelle Features mitbringt.

Abb.3: Dashboard mit Bullet Graphs von chartisan empfohlen

  • Die vereinfachte Darstellung ohne unnötige Hintergrundflächen erlaubt einen schnellen Überblick.
  • Es werden Zielwerte (Einzelwerte) oder Zielwertbereiche (Unter-/Obergrenze) abgebildet.
  • Abweichungen werden farbig hervorgehoben: positiv (erwünscht) = grün, negativ (unerwünscht) = rot. Das Ausmaß der Abweichung ist visuell einfach erfassbar. Betrachter erkennen sofort, wo „viel“ rot oder grün aufleuchtet.
  • Die Wertebeschriftung ist platzsparend und übersichtlich in Tabellenspalten untergebracht.
  • Diese optimierte Grafikform nutzt die Stärken der ursprünglichen Bullet Graphs und ergänzt sie um eine visuelle Abweichungsanzeige. Der Detailgrad wurde so weit wie möglich reduziert, wodurch diese optimierten Bullet Graphs ideal für Listen von Kennzahlen geeignet sind.

Das gezeigte Beispiel haben wir übrigens mit einigen Tricks in Excel umgesetzt und automatisiert. Wie so oft war hier die Idee entscheidend, nicht das Tool. In diesem Sinne konnten wir Sie hoffentlich inspirieren. Sollten Sie weitere gute Ideen für Ihr Reporting suchen, kontaktieren Sie uns!

 

Sales Dashboard mit Excel

Ein kleiner Projekt-Einblick in ein übersichtlich aufgebautes Sales Dashboard. Durch die Realisierung in Excel, ohne etwaige Plugins oder VBA-Programmierung, lässt es sich komplikationslos von jedem Office-Anwender nutzen und verteilen. Die Datenaufbereitung basiert in diesem Beispiel auf Pivot-Tabellen. Eine Datenbank-Anbindung ist problemlos möglich.

Das ist keine Zauberei oder ewige Tüftelei. Versprochen!

Wenn Sie unsere Lösung interessiert, können Sie uns nach einer individuellen Lösung für Ihren Anwendungsfall fragen oder Sie besuchen ein Seminar zum Thema  >siehe Blogbeitrag hier< oder >direkt zum Seminar<  und erlernen es selbst.

 

Der Dashboard-Creator macht den Unterschied

Unternehmenszahlen in Diagrammen und Dashboards darzustellen, ist für viele täglich wiederkehrende Arbeit. Durch meine Tätigkeit sehe ich sehr häufig Visualisierungen und erlebe Präsentationen, die mit viel Mühe und Zeit erstellt und gezeigt wurden. Am Ende sind es eine Handvoll Tipps, die bei Beachtung den wesentlichen Qualitätsunterschied zwischen einer riskanten und einer sehr guten Visualisierung, Präsentation ausmachen. Mit einem Augenzwinkern habe ich diese für Sie zusammen gefasst – Sie brauchen sich nur noch zwischen Risiko und Chance entscheiden, denn den Unterschied macht der (oft unterschätzte) Dashboard-Creator…

 

Portfolio Einträge