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Clevere Datenbeschriftungen

Datenpunkte in Diagrammen direkt zu beschriften ist in der Regel leserfreundlicher als eine seitliche Skala. Die Skala erscheint in Excel automatisch und ist daher häufig in Berichten und Präsentationen anzutreffen. Sie zwingt den Leser der Grafik jedoch zu anstrengenden Augenbewegungen zwischen Datenpunkten und Skala.

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Bei direkter Beschriftung verweilt das Auge dagegen ruhig auf den Datenpunkten. Die Leser Ihrer Grafiken können sich besser auf die Inhalte(!) konzentrieren. Leider sind die Standardbeschriftungen in Excel teilweise zu unflexibel und liefern dadurch unschöne Resultate. Bei Liniendiagrammen kommt es beispielsweise oft zu Überschneidungen zwischen Beschriftung und Linie, wodurch die Zahlen im schlechtesten Fall nicht mehr ablesbar sind.

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Excel bietet zwar verschiedene Beschriftungspositionen an (oben, unten, rechts, links, zentriert). Diese werden aber immer für alle Datenpunkte gleichzeitig angewendet, obwohl eine individuelle Ausrichtung pro Datenpunkt sinnvoller wäre. Selbstverständlich lassen sich die Beschriftungen manuell verschieben. Dies kann aber ebenfalls Probleme verursachen, weil die manuelle Position nach dem Aktualisieren der Daten meist nicht mehr passt.

Abhilfe schafft ein kleiner Trick: Mit einer unsichtbaren Hilfsdatenreihe wird eine Datenbeschriftung erzeugt, die sich automatisch richtig positioniert. Im Falle des Liniendiagramms kann für jeden Punkt errechnet werden, ob es sich um einen „Knick“ nach oben oder nach unten handelt. Dazu vergleicht eine Formel jeden Datenpunkt mit dem Mittelwert seiner beiden Nachbarn. Bei anderen Diagrammtypen können an dieser Stelle natürlich ganz andere Formeln stehen.

Mit folgenden Arbeitsschritten erzeugen Sie eine clevere Beschriftung für Liniendiagramme:

  • Formeln zum Verschieben der Beschriftung nach oben (+1) oder unten (-1) anlegen
  • Hilfsdatenreihe „Label“ für Datenbeschriftung berechnen (Höhe der Punkte)

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  • Datenreihe „Label“ in das Diagramm einfügen, Punkte und Verbindungslinie unsichtbar formatieren und eine zentrierte Datenbeschriftung einblenden

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  • erstes Beschriftungsfeld der neuen Datenreihe zweimal anklicken (nicht doppelklicken), so dass das einzelne Beschriftungsfeld markiert ist
  • „=“ eintippen und auf die Tabellenzelle klicken in der der anzuzeigende Wert steht (z. B. Wert für Januar), dann mit Enter bestätigen (es entsteht eine sogenannte verknüpfte Beschriftung)
  • restliche Datenpunkte mit den entsprechenden Tabellenzellen verknüpfen

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Fertig 🙂

Tipp: Seit Excel-Version 2013 gibt es die Beschriftungsoption „Wert aus Zellen“, mit der sich das gewünscht Ergebnis viel schneller erreichen lässt.

 

 

 

 

 

Small Multiples in Excel – klein aber fein

„Small Multiples“ sind Abbildungen, die eine Datenmenge in mehreren kleinen Diagrammen gleichen Typs darstellen. Dies ist oft übersichtlicher als dieselben Daten in einem einzigen, komplexeren Diagramm zu vermischen. Aussagekraft und Überblick ergeben sich in diesem Fall durch die Gesamtheit der Diagramme.

Ob ein Small Multiple günstiger ist als ein Einzeldiagramm mit mehreren Datenreihen hängt vom Anwendungsfall ab. Gestapelte Säulen- und Balkendiagramme heben visuell die Summe hervor. Small-Multiple-Diagramme setzen den visuellen Fokus auf die einzelnen Datenreihen.

Wird beispielsweise der Konzernumsatz als gestapeltes Säulendiagramm gezeigt (1 Diagramm mit 4 Datenreihen), so ist der Gesamtumsatz sehr gut ablesbar, weniger die genaue Entwicklung einzelner Produktgruppen.

Werden hingegen 4 Einzeldiagramme (mit je einer Datenreihe) für die Produktgruppen gezeigt, dann ist die Umsatzentwicklung je Produktgruppe ist sehr gut ablesbar. Auch zusätzliche Details wie Abweichungsanzeigen auf Ebene Produktgruppe sind problemlos möglich.

Ein guter Überblick ergibt sich allerdings nur dann, wenn alle Einzeldiagramme der Small-Multiple-Abbildung konsequent vereinheitlicht werden. Besonders wichtig ist dabei eine einheitliche Skalierung (einheitlicher Maßstab). Hervorhebungen verbessern die Aussagekraft, z. B. mit den Signalfarben grün und rot für positive (erwünschte) bzw. negative (unerwünschte) Abweichungen.

Excel besitzt leider keine besondere Funktionalität für solche Abbildungen. Dennoch lassen sich mit einigen Arbeitsschritten problemlos Small Multiples nach eigenen Anforderungen erstellen.

Diagramm erstellen

  • Diagrammtyp: gruppierte Balken
  • Datenreihen: Hauptdatenreihe und MinMax-Datenreihe für einheitliche Skalierung

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Diagramm formatieren

  • Datenbeschriftung hinzufügen
  • Datenreihen formatieren… Reihenachsenüberlappung: 100% / Abstandsbreite: 50% / Farbe Balken: einfarbige Füllung = grün, invertieren falls negativ, zweite Farbe = rot / Farbe MinMax: keine Füllung

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  • Achse formatieren… Achsenoptionen: Kategorien in umgekehrter Reihenfolge / Linie: einfarbige Linie, schwarz / Beschriftungsposition: niedrig
  • Diagrammbereich formatieren… Füllung: keine Füllung / Rahmen: keine Linie / Schriftgrad: 8 pt

small-mutliples-abb-3Diagramm positionieren

  • Diagrammfläche (außen) und Zeichnungsfläche (innen) mit Alt-Taste an Zellen ausrichten

Diagramme kopieren

small-mutliples-abb-4Datenquelle pro Diagramm anpassen

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Fertig 🙂

 

Tipp: In einem der nächsten Artikel wird noch eine zweite Methode vorgestellt, mit der sich Small Multiples für einfache Anwendungsfälle noch schneller erzeugen lassen.

 

 

 

 

Gruppierte Stapel im Diagramm nutzen

In Säulen- und Balken-Diagrammen lassen sich mehrere Datenreihen entweder gruppieren (nebeneinander) oder stapeln (übereinander). Beide Darstellungsformen sind wichtig. Manchmal wäre es sogar praktisch, beide Formen kombinieren zu können, z. B. pro Monat zwei gestapelte Säulen nebeneinander.

Da die Kombination von gestapelten und gruppierten Säulen in Excel nicht vorgesehen ist, benötigen wir unseren heutigen Trick, um die gewünschte Darstellung trotzdem zu erreichen:

  • separaten Zellbereich für die Datenreihen des Diagrammen reservieren, z. B. zwei Spalten pro Monat zzgl. einer Spalte Abstand zwischen den Monaten
  • Werte aus den Eingabebereich in den reservierten Bereich übernehmen (per Zellbezug oder Formel)
Template: Schrittweise zum Säulendiagramm mit Doppelstapel
  • gestapeltes Säulendiagramm aus dem speziell aufgebauten Formelbereich erstellen
  • Abstandsbreite der Säulen auf einen sehr kleinen Wert einstellen, z. B. 5%
  • Säulen nach Bedarf einfärben und Beschriftungen einblenden
Template Säulendiagramm, Doppelstapel
  • Summen und leserfreundlich Legende hinzufügen (siehe unser Trick „Beschriftungen“)

Fertig 🙂

Säulendiagramm und Doppelstapel

 

 

Neue Seminarmodule 2016

Lernen Sie in 3, vollständig überarbeiteten, Modulen hochwertige Visualisierungen für Berichte und Präsentationen in Excel selbst zu erzeugen. Die Seminarinhalte basieren auf HICHERT®SUCCESS und den bekannten IBCS®Standards.

Dashboards, die unterschiedliche Diagrammtypen und Perspektiven vereinen, sind in vielen Unternehmen gewünschter Kommunikationsstandard. Das HICHERT®SUCCESS Konzept hat sich als theoretische Grundlage der visuellen Kommunikation vielfach bewährt. Den Brückenschlag zwischen der Theorie und der Praxis schaffen jetzt die neuen, vollständig überarbeiteten, Seminarmodule zum Thema „Anspruchsvolle Visualisierungen für Berichte und Präsentationen“ der HICHERT+FAISST GmbH.

Die Seminarreihe richtet sich an alle Führungs- und Fachkräfte, die Visualisierungen von Geschäftsdaten in Berichten und Präsentationen einsetzen. Dazu zählen unter anderem Controlling-, Finanz- und Vertriebsprofis, Marketing-Spezialisten, Projektmanager, Unternehmensberater und Mitarbeiter in Stabsstellen, die Informationen für das Management aufbereiten.

In 3 Modulen lernen die Teilnehmer den gesamten Weg anspruchsvoller Informationsvisualisierung und können so zukünftig effizient entscheidungsrelevante Informationen in hochverdichteter Form präsentieren. Die einzelnen Arbeitsschritte werden anhand vorbereiteter Schulungsbeispiele und Übungsaufgaben trainiert. Dadurch können die Teilnehmer alle Methoden problemlos nachvollziehen und auch nach dem Seminar selbstständig auffrischen. Der modulare Seminaraufbau berücksichtigt die persönliche Ausgangssituation der Teilnehmer. Die Module können einzeln als auch aufbauend gebucht werden und bieten jedem so einen passgenauen Lehrpfad.

Konzipiert wurden die Seminarmodule von Markus Wolff, der seit 2007 bereits mehr als 370 Workshops für Controller und Manager durchgeführt hat. Er ist zudem Hichert Certified Consultant (HCC) und Geschäftsführer der chartisan GmbH.

 

Die Vorteile dieses neuen Angebotes auf einen Blick:

  • Führende Design- und Umsetzungsmethoden leicht verständlich aufbereitet
  • Schneller zum Ziel mit vielen Tipps und Best-Practices
  • Realisieren Sie „eigentlich unmögliche“ Diagrammwünsche in Excel
  • Persönliches Erfolgserlebnis durch Musterlösungen mit Zwischenschritten und intensiver Trainerbegleitung

 

Das Seminar wird in Zusammenarbeit mit der Vereon AG und mit freundlicher Unterstützung der HICHERT+FAISST GmbH durchgeführt. Weitere Informationen und Termine finden Sie hier www.chartisan.com/Seminare.

Abweichungen darstellen

Bei der Präsentation von Daten für Entscheider geht es sehr häufig um Abweichungen, z. B. von
Plan-, Ziel- oder Erfahrungswerten. Erst die Abweichungen erlauben uns, die aktuellen Zahlen sinnvoll zu beurteilen, z. B. um zu entscheiden, ob eine Reaktion notwendig ist.

Auch bei der Visualisierung sollten daher Abweichungen eine große Rolle spielen. In bestimmten Fällen ist dies in Excel mit wenigen Klicks möglich, wie der heutige Trick zeigt:

  • Diagramm mit zwei Linien-Datenreihen erstellen
Abweichungen Schritt-für-Schritt erklärt
  • Diagramm markieren und im Menü Diagrammtools/Entwurf die Abweichungsbalken hinzufügen (siehe Screenshot; bei Excel 2007/2010 unter Diagrammtools/Layout)
  • Abweichungsbalken rot bzw. grün formatieren, die Balkenbreite lässt sich nach Rechtsklick auf eine der Liniendatenreihen einstellen (Parameter „Abstandbreite“)
Abweichungen mit Excel darstellen
  • ggf. Datenbeschriftung und Legende hinzufügen (siehe unser Trick „Beschriftungen“)

Fertig 🙂

Excel Template Abweichungsdiagramm

 

 

Direkte Beschriftungen in Diagrammen

Datenbeschriftungen und Legenden sind wichtig, um den Inhalt von Diagrammen zu verstehen.

Leider sind die in Excel vorgesehenen Beschriftungsmöglichkeiten teilweise nicht wirklich leserfreundlich. Summen über gestapelten Säulen sind beispielsweise nicht vorgesehen. Legenden, die direkt neben der Datenreihe stehen und die Augen des Betrachters nicht zu anstrengenden Hin- und Her-Blicken zwingen, sucht man in den Standardfunktionen vergeblich.

Mit unserem heutigen Trick ist es möglich, leserfreundliche und gleichzeitig dynamische Beschriftungen in Diagramme einzubauen:

Teil 1: Summen über gestapelten Säulen

  • Summenwerte ausrechnen und als neue Datenreihe ins Diagramm einfügen
    (Rechtsklick auf das Diagramm, dann „Daten auswählen“, dann Reihe hinzufügen)
  • Datenreihentyp der neuen Reihe auf „Punkt XY“ ändern
    (Rechtsklick auf die neuen Säulen, dann „Datenreihendiagrammtyp ändern“)
  • Punkte unsichtbar formatieren und Datenbeschriftung oberhalb einblenden
Summe in Excel Diagramm

Teil 2: Legende neben gestapelten Säulen

  • Standardlegende ausblenden
  • Säulendatenreihen auf einen Bereich mit leeren Zellen verlängern, so dass neben der letzten Säule genug Platz für die Legende entsteht
  • X- und Y-Koordinaten für die Legendentexte errechnen, abhängig von den Daten der letzten Säule (siehe Beispieldatei)
  • Datenreihe vom Typ „Punkt XY“ einfügen (wie bei Teil 1)
Steuerung von Excel Legenden
  • (die X-Werte, für die horizontale Ausrichtung der Punkte, lassen sich in der Datenquelle erst erfassen, nachdem der Typ „Punkt XY“ ausgewählt wurde)
  • Punkte unsichtbar formatieren und Datenbeschriftung rechts einblenden
  • erste Datenbeschriftung der neuen Datenreihe zweimal anklicken (nicht doppelklicken), so dass ein einzelnes Beschriftungsfeld markiert ist
  • „=“ eintippen und auf die Tabellenzelle klicken in der der gewünschte Legendentext steht, dann mit Enter bestätigen (es entsteht eine sogenannte verknüpfte Beschriftung)
Excel Template
  • restliche Legendentexte mit den entsprechenden Tabellenzellen verknüpfen

Fertig 🙂

Template Beschriftung direkt an der Säule

 

 

 

Mehrere Diagramme richtig skalieren

In vielen Fällen ist es wichtig, Daten auf mehrere Diagramme zu verteilen, weil die Darstellung dann übersichtlicher wird. Es entstehen sogenannte Small-Multiple Abbildungen.

Wenn aber jedes einzelne Diagramm eine andere Skala verwendet, geht schnell die Aussagekraft der gesamten Seite verloren. Im Sinne einer hochwertigen Visualisierung sind daher einheitliche Skalen sehr wichtig. Gleichzeitig sollen die Diagramme natürlich pflegeleicht und dynamisch sein.

Negativbeispiel

Skalierung mehrerer Diagramme ohne Excel Trick

Diese Herausforderung lässt sich in Excel mit unserem heutigen kleinen Trick bewältigen:

  • Minimum und Maximum aller(!) Einzelwerte berechnen (Funktionen MIN und MAX)
  • Min- und Max-Werte als zusätzliche Datenreihe in jedes einzelne Diagramm einfügen
  • Min-Max-Datenreihe unsichtbar formatieren (keine Füllung, keine Rahmenlinie)
  • Diagramme mit gleicher Größe nebeneinander ausrichten

(Alt-Taste beim Ziehen mit der Maus gedrückt halten; dann rasten die Diagramme an den Zellen ein)

Excel Einfügen einer min-/max-Datenreihe

Fertig 🙂

Excel to go Skalierung

 

 

Sales Dashboard mit Excel

Ein kleiner Projekt-Einblick in ein übersichtlich aufgebautes Sales Dashboard. Durch die Realisierung in Excel, ohne etwaige Plugins oder VBA-Programmierung, lässt es sich komplikationslos von jedem Office-Anwender nutzen und verteilen. Die Datenaufbereitung basiert in diesem Beispiel auf Pivot-Tabellen. Eine Datenbank-Anbindung ist problemlos möglich.

Das ist keine Zauberei oder ewige Tüftelei. Versprochen!

Wenn Sie unsere Lösung interessiert, können Sie uns nach einer individuellen Lösung für Ihren Anwendungsfall fragen oder Sie besuchen ein Seminar zum Thema  >siehe Blogbeitrag hier< oder >direkt zum Seminar<  und erlernen es selbst.

 

Neues Seminar: Dashboards mit Excel realisieren

Visualisierungen auf Top-Niveau, insbesondere in Form von Dashboards, sind als wichtige Entscheidungshilfen in vielen Unternehmen längst gewünschter Standard. Markus Wolff, Geschäftsführer der chartisan GmbH, vermittelt in einem neu entwickelten dreitägigen Workshop das Praxiswissen, das für die überzeugende Realisierung von Dashboards mit Excel erforderlich ist.

 

Das Visualisierungskonzept HICHERT®SUCCESS und die IBCS-Standards bilden die Basis des Seminars „Dashboards mit Excel realisieren“. HICHERT®SUCCESS ist eines der international führenden Konzepte für das Management Information Design, das sich als theoretische Grundlage der visuellen Kommunikation bewährt hat.

Den Brückenschlag zwischen Theorie und Praxis schafft das neue Seminar-Angebot der HICHERT+FAISST GmbH: Im Rahmen des Workshops vermittelt Trainer Markus Wolff in praxisnahen Einheiten Gestaltungsprinzipien, führende Methoden des Dashboard-Designs und Excel-Spezialwissen. Anwendungsbereites Fachwissen zur zeitsparenden Verwendung dynamischer Tabellen und den Vorteilen interaktiver Steuerungselemente liefert „Dashboards mit Excel realisieren“ ebenfalls. Markus Wolff verfügt über langjährige Expertise in diesem Thema, ist Hichert Certified Consultant (HCC) und Geschäftsführer der chartisan GmbH, die ihren Kunden seit 2014 umfassende Visualisierungsservices bietet.

Das dreitägige Seminar richtet sich an alle Führungs- und Fachkräfte, die Visualisierungen von Geschäftsdaten in Berichten und Präsentationen einsetzen. Dazu zählen unter anderem Controlling-, Finanz- und Vertriebsprofis, Marketing-Spezialisten, Projektmanager, Unternehmensberater und Mitarbeiter in Stabsstellen, die Informationen für das Management aufbereiten.

Von der Problemstellung bis zur fertigen Lösung

Im Seminar wird der gesamte Weg der Dashboard-Gestaltung anhand praktischer Beispiele trainiert – von der Problemstellung bis zur fertigen Lösung. Die relevanten Aspekte des HICHERT®SUCCESS -Konzepts werden auf konkrete Fälle angewendet. Templates und Musterlösungen für Diagramme, Tabellen und Dashboards stehen einsatzbereit zur Verfügung. Das Seminar befähigt die Teilnehmer, selbstständig professionell gestaltete Dashboard-Seiten in Excel zu erstellen und entscheidungsrelevante Informationen in hoch verdichteter Form zu präsentieren. Ergänzend werden ausgewählte Add-Ins und Tools vorgestellt, die Visualisierungen mit Excel erleichtern können.

Das Seminar „Dashboards mit Excel realisieren“ ist ein Angebot der HICHERT+FAISST GmbH und wird von der Vereon AG an verschiedenen Veranstaltungsorten und Terminen in Deutschland und der Schweiz durchgeführt.

Interessierte finden weitere Informationen unter: www.vereon.ch/edg

Die Vorteile dieses neuen Angebotes auf einen Blick:

  • Führende Design-Methoden praxisgerecht aufbereitet
  • Persönliches Erfolgserlebnis durch Musterlösungen
  • Mit Zwischenschritten und intensiver Trainerbegleitung
  • Schneller zum Ziel mit vielen Tipps und Best-Practices
  • Unabhängiger Marktüberblick zu Visualisierungstools

Portfolio Einträge