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Clevere Datenbeschriftungen

Datenpunkte in Diagrammen direkt zu beschriften ist in der Regel leserfreundlicher als eine seitliche Skala. Die Skala erscheint in Excel automatisch und ist daher häufig in Berichten und Präsentationen anzutreffen. Sie zwingt den Leser der Grafik jedoch zu anstrengenden Augenbewegungen zwischen Datenpunkten und Skala.

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Bei direkter Beschriftung verweilt das Auge dagegen ruhig auf den Datenpunkten. Die Leser Ihrer Grafiken können sich besser auf die Inhalte(!) konzentrieren. Leider sind die Standardbeschriftungen in Excel teilweise zu unflexibel und liefern dadurch unschöne Resultate. Bei Liniendiagrammen kommt es beispielsweise oft zu Überschneidungen zwischen Beschriftung und Linie, wodurch die Zahlen im schlechtesten Fall nicht mehr ablesbar sind.

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Excel bietet zwar verschiedene Beschriftungspositionen an (oben, unten, rechts, links, zentriert). Diese werden aber immer für alle Datenpunkte gleichzeitig angewendet, obwohl eine individuelle Ausrichtung pro Datenpunkt sinnvoller wäre. Selbstverständlich lassen sich die Beschriftungen manuell verschieben. Dies kann aber ebenfalls Probleme verursachen, weil die manuelle Position nach dem Aktualisieren der Daten meist nicht mehr passt.

Abhilfe schafft ein kleiner Trick: Mit einer unsichtbaren Hilfsdatenreihe wird eine Datenbeschriftung erzeugt, die sich automatisch richtig positioniert. Im Falle des Liniendiagramms kann für jeden Punkt errechnet werden, ob es sich um einen „Knick“ nach oben oder nach unten handelt. Dazu vergleicht eine Formel jeden Datenpunkt mit dem Mittelwert seiner beiden Nachbarn. Bei anderen Diagrammtypen können an dieser Stelle natürlich ganz andere Formeln stehen.

Mit folgenden Arbeitsschritten erzeugen Sie eine clevere Beschriftung für Liniendiagramme:

  • Formeln zum Verschieben der Beschriftung nach oben (+1) oder unten (-1) anlegen
  • Hilfsdatenreihe „Label“ für Datenbeschriftung berechnen (Höhe der Punkte)

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  • Datenreihe „Label“ in das Diagramm einfügen, Punkte und Verbindungslinie unsichtbar formatieren und eine zentrierte Datenbeschriftung einblenden

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  • erstes Beschriftungsfeld der neuen Datenreihe zweimal anklicken (nicht doppelklicken), so dass das einzelne Beschriftungsfeld markiert ist
  • „=“ eintippen und auf die Tabellenzelle klicken in der der anzuzeigende Wert steht (z. B. Wert für Januar), dann mit Enter bestätigen (es entsteht eine sogenannte verknüpfte Beschriftung)
  • restliche Datenpunkte mit den entsprechenden Tabellenzellen verknüpfen

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Fertig 🙂

Tipp: Seit Excel-Version 2013 gibt es die Beschriftungsoption „Wert aus Zellen“, mit der sich das gewünscht Ergebnis viel schneller erreichen lässt.

 

 

 

 

 

Small Multiples in Excel – klein aber fein

„Small Multiples“ sind Abbildungen, die eine Datenmenge in mehreren kleinen Diagrammen gleichen Typs darstellen. Dies ist oft übersichtlicher als dieselben Daten in einem einzigen, komplexeren Diagramm zu vermischen. Aussagekraft und Überblick ergeben sich in diesem Fall durch die Gesamtheit der Diagramme.

Ob ein Small Multiple günstiger ist als ein Einzeldiagramm mit mehreren Datenreihen hängt vom Anwendungsfall ab. Gestapelte Säulen- und Balkendiagramme heben visuell die Summe hervor. Small-Multiple-Diagramme setzen den visuellen Fokus auf die einzelnen Datenreihen.

Wird beispielsweise der Konzernumsatz als gestapeltes Säulendiagramm gezeigt (1 Diagramm mit 4 Datenreihen), so ist der Gesamtumsatz sehr gut ablesbar, weniger die genaue Entwicklung einzelner Produktgruppen.

Werden hingegen 4 Einzeldiagramme (mit je einer Datenreihe) für die Produktgruppen gezeigt, dann ist die Umsatzentwicklung je Produktgruppe ist sehr gut ablesbar. Auch zusätzliche Details wie Abweichungsanzeigen auf Ebene Produktgruppe sind problemlos möglich.

Ein guter Überblick ergibt sich allerdings nur dann, wenn alle Einzeldiagramme der Small-Multiple-Abbildung konsequent vereinheitlicht werden. Besonders wichtig ist dabei eine einheitliche Skalierung (einheitlicher Maßstab). Hervorhebungen verbessern die Aussagekraft, z. B. mit den Signalfarben grün und rot für positive (erwünschte) bzw. negative (unerwünschte) Abweichungen.

Excel besitzt leider keine besondere Funktionalität für solche Abbildungen. Dennoch lassen sich mit einigen Arbeitsschritten problemlos Small Multiples nach eigenen Anforderungen erstellen.

Diagramm erstellen

  • Diagrammtyp: gruppierte Balken
  • Datenreihen: Hauptdatenreihe und MinMax-Datenreihe für einheitliche Skalierung

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Diagramm formatieren

  • Datenbeschriftung hinzufügen
  • Datenreihen formatieren… Reihenachsenüberlappung: 100% / Abstandsbreite: 50% / Farbe Balken: einfarbige Füllung = grün, invertieren falls negativ, zweite Farbe = rot / Farbe MinMax: keine Füllung

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  • Achse formatieren… Achsenoptionen: Kategorien in umgekehrter Reihenfolge / Linie: einfarbige Linie, schwarz / Beschriftungsposition: niedrig
  • Diagrammbereich formatieren… Füllung: keine Füllung / Rahmen: keine Linie / Schriftgrad: 8 pt

small-mutliples-abb-3Diagramm positionieren

  • Diagrammfläche (außen) und Zeichnungsfläche (innen) mit Alt-Taste an Zellen ausrichten

Diagramme kopieren

small-mutliples-abb-4Datenquelle pro Diagramm anpassen

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Fertig 🙂

 

Tipp: In einem der nächsten Artikel wird noch eine zweite Methode vorgestellt, mit der sich Small Multiples für einfache Anwendungsfälle noch schneller erzeugen lassen.

 

 

 

 

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