Portfolio Diagramme „reloaded“

Portfolio-Darstellungen für viele Anwendungsfälle können in Excel mit dem Diagrammtyp „Blase“ erstellt werden. Das Besondere an diesem Diagrammtyp ist, dass insgesamt drei Datendimensionen visualisiert werden: X-Position (horizontal), Y-Position (vertikal) sowie die Blasengröße (Fläche).

Portfolios kommen vor allem dann zum Einsatz, wenn eine Datenmenge segmentiert werden soll. Bei einem Investitionsportfolio können beispielsweise auf den Achsen Kennzahlen wie Rentabilität und Risikoindex aufgetragen werden, während die Blasengröße das Investitionsvolumen repräsentiert. Außerdem gehören Produkt-Markt-Betrachtungen, Mitarbeiterperformance und strategisches Projektmanagement zu typischen Einsatzgebieten für Portfolios. In allen diesen Fällen ermöglicht die Visualisierung eine leicht erkennbare Untergliederung der Daten (Produkte, Projekte, etc.) in bestimmte Gruppen, verbunden mit einer Bewertung in gut/schlecht bzw. erwünscht/unerwünscht. So können beispielsweise Projekte mit hohem Risiko und geringer Rendite auf einen Blick identifiziert werden.

Wie alle Diagramme, sollen auch Portfolios prägnant und aussagekräftig sein. Leserfreundliche Beschriftungen und gezielte Hervorhebungen sind dafür besonders wichtig. Leider sind die Standardfunktionen der Excel-Blasendiagramme in dieser Hinsicht recht eingeschränkt. Daher bedienen wir uns wieder einiger guter Ideen um mit wenig Aufwand eine professionelle und aussagekräftige Abbildung zu erhalten. Die folgenden Arbeitsschritte zeigen wie es geht.

  • Blasendiagramm mit einer einzelnen Datenreihe erstellen (Ländernamen dürfen nicht mit markiert werden)
  • Achsenlänge und Gitternetzlinien nach Bedarf einstellen
  • Datenreihe grau einfärben (neutral, ohne Hervorhebung)

  • Formeln für automatisches Ein-/Ausblenden unterschiedlich gefärbter Datenreihen (grau, rot, grün) entwickeln, Ausblenden erfolgt mittels #NV

  • Datenquelle der ersten Datenreihen ändern, so dass die Blasengröße aus dem zuvor berechneten Formelbereich verwendet wird
  • zwei zusätzliche Datenreihen mit den entsprechenden Quellbereichen für rot und grün einfügen und formatieren, in jeder dieser Datenreihen sind nur einige Blasen sichtbar

    Tipp: Blasen mit einer halbtransparenten Füllung und weißer Rahmenlinie sind auch dann gut erkennbar, wenn sich mehrere Datenpunkte überschneiden.

  • eine zusätzliche Datenreihe auf Basis des ursprünglichen Quellbereiches einfügen und unsichtbar formatieren (keine Füllung, keine Linie), alle Blasen dieser Datenreihe sind sichtbar
  • Datenbeschriftung für diese Datenreihe einblenden und mit den Zellen verknüpfen in denen die Ländernamen stehen

Tipp: Das Verknüpfen funktioniert wieder mit der Methode aus dem Artikel „Clevere Datenbeschriftungen“. Speziell beim Blasendiagramm ist es am besten, zuerst eine der Datenbeschriftungen anzuklicken und dann die Cursortaste (Pfeil) rechts zu drücken. Dadurch wird genau das erste Beschriftungsfeld markiert, das sich dann mittels „=“ und Mausklick mit dem ersten Ländernamen verknüpfen lässt. Dann geht es mit Cursortaste rechts zum zweiten Beschriftungsfeld und so weiter. Da eine „Rubrikenbeschriftung“ im Blasendiagramm nicht vorgesehen ist, sind die selbst erstellten, verknüpften Beschriftungen die einzige Möglichkeit. Seit Excel-Version 2013 gibt es die Beschriftungsoption „Wert aus Zellen“, mit der sich dasselbe Ergebnis schneller erreichen lässt.

Fertig 🙂

 

 

 

 

Small Multiples schnell und einfach

Einer unserer vorherigen Artikel beschäftigte sich mit Small Multiples, also Abbildungen die aus mehreren kleinen Diagrammen gleichen Typs bestehen. Dort wurden auch konzeptionelle Überlegungen zu typischen Anwendungsfällen von Small Multiples beschrieben.

In diesem Artikel wird eine alternative Methode vorgestellt, mit der sich Small Multiples für einfache Anwendungsfälle noch schneller erzeugen lassen. Eine solche Alternative wird immer dann interessant, wenn die Schnelligkeit der Umsetzung wichtiger ist als eine besondere, individuelle Gestaltung der einzelnen Diagramme.

Die Idee: Excel-Sparklines werden zu einer Small-Multiple-Abbildung „aufgebohrt“.

Sparklines sind sehr einfach Diagramme, die sich in einer einzelnen Zelle befinden. In der Regel sind mehrere dieser Diagramme in einer Gruppe zusammengefasst, für die bestimmte Eigenschaften gemeinsam konfiguriert werden, z. B. Säulenfarbe oder Achsenlänge. Mit den folgenden Arbeitsschritten entstehen in wenigen Minuten aus Standard-Sparklines einfache Small Multiples.

  • Menü Einfügen -> Sparklines -> Säule / Daten- und Positionsbereich so auswählen, dass die Sparklines neben dem Eingabebereich für die Werte erscheinen
  • Zelle der ersten Sparkline mit dem ersten Ländernamen verknüpfen / Formel für die restlichen Sparklines nach unten kopieren

  • Zellen mit Sparklines einzeln in einen Zellbereich mit dem gewünschten Layout verschieben

Das Zwischenergebnis liefert noch keinen guten Überblick über die Daten, weil Excel automatisch jede Sparkline mit einer individuellen Skala darstellt. Daher bekommen die Diagramme mit folgender Einstellung eine einheitliche Skalierung:

  • eine Sparkline anklicken / Menü Sparklinetools -> Entwurf -> Achse / Minimal- und Höchstwert identisch für alle Sparklines

Um die Aussagekraft zu erhöhen können, je nach Bedarf, bestimmte Säulen automatisch eingefärbt werden, z. B. Höchstwert und letzter Wert.

Fertig 🙂

 

 

 

Clevere Datenbeschriftungen

Datenpunkte in Diagrammen direkt zu beschriften ist in der Regel leserfreundlicher als eine seitliche Skala. Die Skala erscheint in Excel automatisch und ist daher häufig in Berichten und Präsentationen anzutreffen. Sie zwingt den Leser der Grafik jedoch zu anstrengenden Augenbewegungen zwischen Datenpunkten und Skala.

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Bei direkter Beschriftung verweilt das Auge dagegen ruhig auf den Datenpunkten. Die Leser Ihrer Grafiken können sich besser auf die Inhalte(!) konzentrieren. Leider sind die Standardbeschriftungen in Excel teilweise zu unflexibel und liefern dadurch unschöne Resultate. Bei Liniendiagrammen kommt es beispielsweise oft zu Überschneidungen zwischen Beschriftung und Linie, wodurch die Zahlen im schlechtesten Fall nicht mehr ablesbar sind.

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Excel bietet zwar verschiedene Beschriftungspositionen an (oben, unten, rechts, links, zentriert). Diese werden aber immer für alle Datenpunkte gleichzeitig angewendet, obwohl eine individuelle Ausrichtung pro Datenpunkt sinnvoller wäre. Selbstverständlich lassen sich die Beschriftungen manuell verschieben. Dies kann aber ebenfalls Probleme verursachen, weil die manuelle Position nach dem Aktualisieren der Daten meist nicht mehr passt.

Abhilfe schafft ein kleiner Trick: Mit einer unsichtbaren Hilfsdatenreihe wird eine Datenbeschriftung erzeugt, die sich automatisch richtig positioniert. Im Falle des Liniendiagramms kann für jeden Punkt errechnet werden, ob es sich um einen „Knick“ nach oben oder nach unten handelt. Dazu vergleicht eine Formel jeden Datenpunkt mit dem Mittelwert seiner beiden Nachbarn. Bei anderen Diagrammtypen können an dieser Stelle natürlich ganz andere Formeln stehen.

Mit folgenden Arbeitsschritten erzeugen Sie eine clevere Beschriftung für Liniendiagramme:

  • Formeln zum Verschieben der Beschriftung nach oben (+1) oder unten (-1) anlegen
  • Hilfsdatenreihe „Label“ für Datenbeschriftung berechnen (Höhe der Punkte)

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  • Datenreihe „Label“ in das Diagramm einfügen, Punkte und Verbindungslinie unsichtbar formatieren und eine zentrierte Datenbeschriftung einblenden

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  • erstes Beschriftungsfeld der neuen Datenreihe zweimal anklicken (nicht doppelklicken), so dass das einzelne Beschriftungsfeld markiert ist
  • „=“ eintippen und auf die Tabellenzelle klicken in der der anzuzeigende Wert steht (z. B. Wert für Januar), dann mit Enter bestätigen (es entsteht eine sogenannte verknüpfte Beschriftung)
  • restliche Datenpunkte mit den entsprechenden Tabellenzellen verknüpfen

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Fertig 🙂

Tipp: Seit Excel-Version 2013 gibt es die Beschriftungsoption „Wert aus Zellen“, mit der sich das gewünscht Ergebnis viel schneller erreichen lässt.