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Excel – Zahlenformate richtig nutzen

Viele Wege führen zum Ergebnis. Im Alltag kann es zwecks Fehler und Frustvermeidung hilfreich sein, eine Abkürzung zu kennen. Die detailliertere Kenntnis der unterschiedlichen Formatierungsoptionen in Excel ist eine erhebliche Vereinfachung.

Viele Aufgaben können durchaus mit der angebotenen Standardformatierung bewältigt werden. Doch gerade im Reporting ist es häufiger notwendig, lange Zahlenformate zu kürzen, eigene Einheiten oder Farben zu verwenden. Hier helfen Ihnen die „benutzerdefinierten Zahlenformate“.

Die Formatierung der Zahlenformate erreichen Sie entweder über das Menü, das Kontextmenü der jeweiligen Zelle oder mit dem Shortcut STRG+1. (Anmerkung: Shortcuts in Excel sind auch prima Abkürzungen 😊). In der Kategorienliste finden Sie als letzten Punkt „benutzerdefiniert“.

Diese Punkte helfen Ihnen schnell und zielgerichtet benutzerdefinierte Zahlenformate zu erstellen:

Die Formatierungszeile ist immer nach demselben Schema aufgebaut: positive Werte, negative Werte, Null, Text – die einzelnen Werte werden durch ein Semikolon getrennt

Farbbezeichnungen müssen jeweils in eckigen Klammern vorangestellt werden, z.B. [rot]

Standardmäßig können folgende Farben angegeben werden: schwarz, grün, weiß, blau, magenta, gelb, zyan, rot

Texte (z.B. Einheiten) sind immer in Anführungszeichen zu setzen, z.B. “km“

Das Rautensymbol # dient als Platzhalter für eine Zahl, wobei Nullen nicht angezeigt werden

Sollen ganze Zahlen angezeigt werden, geben Sie “0“ ein, z.B. “0,0“ zeigt Zahlen mit einer Nachkommastelle an; nicht angezeigte Nachkommastellen werden automatisch gerundet

Mit dem Sternsymbol * wird das nachfolgende Zeichen solange wiederholt bis die komplette Zelle gefüllt ist

Zu guter Letzt: Sie können Bedingungen auch in eckige Klammern setzen, z.B. [>10] hier wird das nachfolgend definierte Zahlenformat nur für Werte >10 angewendet

Mit der Anwendung dieser Basisfakten gelingt es Ihnen mühelos Ihr Datenmaterial bedarfsgenau zu formatieren und Alltagsfrust durch „ewiges Geklicke“ zu sparen.

Wer Näheres wissen möchten, dem empfehle ich auch gern den Artikel „1×1 der Zahlenformatierung in Excel“ von Robert Lochner, Linearis GmbH.

1×1 der Zahlenformatierung in Excel

Auf jeden Fall wünsche ich Ihnen Happy Reporting!

Ihre Silja Wolff

von Silja Wolff

Abweichungen darstellen

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Bei der Präsentation von Daten für Entscheider geht es sehr häufig um den Vergleich von Abweichungen, z. B. von
Plan-, Ziel- oder Erfahrungswerten. Erst der Vergleich erlauben uns, die aktuellen Zahlen sinnvoll zu beurteilen, z. B. um zu entscheiden, ob eine Reaktion notwendig ist.

Auch bei der Visualisierung sollten daher Abweichungen eine große Rolle spielen. In bestimmten Fällen ist dies in Excel mit wenigen Klicks möglich, wie der heutige Trick zeigt:

Diagramm mit zwei Linien-Datenreihen erstellen

Abweichungen Schritt-für-Schritt erklärt

Diagramm markieren und im Menü Diagrammtools/Entwurf die Abweichungsbalken hinzufügen (siehe Screenshot; bei Excel 2007/2010 unter Diagrammtools/Layout)
Abweichungsbalken rot bzw. grün formatieren, die Balkenbreite lässt sich nach Rechtsklick auf eine der Liniendatenreihen einstellen (Parameter “Abstandbreite”)

ggf. Datenbeschriftung und Legende hinzufügen (siehe unser Trick “Beschriftungen”)

Fertig 🙂

Excel Template für diesen Trick jetzt downloaden

von Der Chartisan

Direkte Beschriftungen in Diagrammen

Knowledge

Datenbeschriftungen und Legenden sind wichtig, um den Inhalt von Diagrammen zu verstehen.

Leider sind die in Excel vorgesehenen Beschriftungsmöglichkeiten teilweise nicht wirklich leserfreundlich. Summen über gestapelten Säulen sind beispielsweise nicht vorgesehen. Legenden, die direkt neben der Datenreihe stehen und die Augen des Betrachters nicht zu anstrengenden Hin- und Her-Blicken zwingen, sucht man in den Standardfunktionen vergeblich.

Mit unserem heutigen Trick ist es möglich, leserfreundliche und gleichzeitig dynamische Beschriftungen in Diagramme einzubauen:

Teil 1: Summen über gestapelten Säulen

Summenwerte ausrechnen und als neue Datenreihe ins Diagramm einfügen
(Rechtsklick auf das Diagramm, dann “Daten auswählen”, dann Reihe hinzufügen)
Datenreihentyp der neuen Reihe auf “Punkt XY” ändern
(Rechtsklick auf die neuen Säulen, dann “Datenreihendiagrammtyp ändern”)
Punkte unsichtbar formatieren und Datenbeschriftung oberhalb einblenden

Teil 2: Legende neben gestapelten Säulen

Standardlegende ausblenden
Säulendatenreihen auf einen Bereich mit leeren Zellen verlängern, so dass neben der letzten Säule genug Platz für die Legende entsteht
X- und Y-Koordinaten für die Legendentexte errechnen, abhängig von den Daten der letzten Säule (siehe Beispieldatei)
Datenreihe vom Typ “Punkt XY” einfügen (wie bei Teil 1)

(die X-Werte, für die horizontale Ausrichtung der Punkte, lassen sich in der Datenquelle erst erfassen, nachdem der Typ “Punkt XY” ausgewählt wurde)
Punkte unsichtbar formatieren und Datenbeschriftung rechts einblenden
erste Datenbeschriftung der neuen Datenreihe zweimal anklicken (nicht doppelklicken), so dass ein einzelnes Beschriftungsfeld markiert ist
“=” eintippen und auf die Tabellenzelle klicken in der der gewünschte Legendentext steht, dann mit Enter bestätigen (es entsteht eine sogenannte verknüpfte Beschriftung)

restliche Legendentexte mit den entsprechenden Tabellenzellen verknüpfen

Fertig 🙂

Template Beschriftung direkt an der Säule

Excel Template für diesen Trick jetzt downloaden

von Der Chartisan

Mehrere Diagramme richtig skalieren

Knowledge

In vielen Fällen ist es wichtig, Daten auf mehrere Diagramme zu verteilen, weil die Darstellung dann übersichtlicher wird. Es entstehen sogenannte Small-Multiple Abbildungen.

Wenn aber jedes einzelne Diagramm eine andere Skala verwendet, geht schnell die Aussagekraft der gesamten Seite verloren. Im Sinne einer hochwertigen Visualisierung ist daher eine einheitliche Skalierung sehr wichtig. Gleichzeitig sollen die Diagramme natürlich pflegeleicht und dynamisch sein.

Negativbeispiel

Skalierung mehrerer Diagramme ohne Excel Trick

Diese Herausforderung lässt sich in Excel mit unserem heutigen kleinen Trick bewältigen:

Minimum und Maximum aller(!) Einzelwerte berechnen (Funktionen MIN und MAX)
Min- und Max-Werte als zusätzliche Datenreihe in jedes einzelne Diagramm einfügen
Min-Max-Datenreihe unsichtbar formatieren (keine Füllung, keine Rahmenlinie)
Diagramme mit gleicher Größe nebeneinander ausrichten

(Alt-Taste beim Ziehen mit der Maus gedrückt halten; dann rasten die Diagramme an den Zellen ein)