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Abweichungen darstellen

Bei der Präsentation von Daten für Entscheider geht es sehr häufig um Abweichungen, z. B. von
Plan-, Ziel- oder Erfahrungswerten. Erst die Abweichungen erlauben uns, die aktuellen Zahlen sinnvoll zu beurteilen, z. B. um zu entscheiden, ob eine Reaktion notwendig ist.

Auch bei der Visualisierung sollten daher Abweichungen eine große Rolle spielen. In bestimmten Fällen ist dies in Excel mit wenigen Klicks möglich, wie der heutige Trick zeigt:

  • Diagramm mit zwei Linien-Datenreihen erstellen
Abweichungen Schritt-für-Schritt erklärt
  • Diagramm markieren und im Menü Diagrammtools/Entwurf die Abweichungsbalken hinzufügen (siehe Screenshot; bei Excel 2007/2010 unter Diagrammtools/Layout)
  • Abweichungsbalken rot bzw. grün formatieren, die Balkenbreite lässt sich nach Rechtsklick auf eine der Liniendatenreihen einstellen (Parameter „Abstandbreite“)
Abweichungen mit Excel darstellen
  • ggf. Datenbeschriftung und Legende hinzufügen (siehe unser Trick „Beschriftungen“)

Fertig 🙂

Excel Template Abweichungsdiagramm

 

 

Direkte Beschriftungen in Diagrammen

Datenbeschriftungen und Legenden sind wichtig, um den Inhalt von Diagrammen zu verstehen.

Leider sind die in Excel vorgesehenen Beschriftungsmöglichkeiten teilweise nicht wirklich leserfreundlich. Summen über gestapelten Säulen sind beispielsweise nicht vorgesehen. Legenden, die direkt neben der Datenreihe stehen und die Augen des Betrachters nicht zu anstrengenden Hin- und Her-Blicken zwingen, sucht man in den Standardfunktionen vergeblich.

Mit unserem heutigen Trick ist es möglich, leserfreundliche und gleichzeitig dynamische Beschriftungen in Diagramme einzubauen:

Teil 1: Summen über gestapelten Säulen

  • Summenwerte ausrechnen und als neue Datenreihe ins Diagramm einfügen
    (Rechtsklick auf das Diagramm, dann „Daten auswählen“, dann Reihe hinzufügen)
  • Datenreihentyp der neuen Reihe auf „Punkt XY“ ändern
    (Rechtsklick auf die neuen Säulen, dann „Datenreihendiagrammtyp ändern“)
  • Punkte unsichtbar formatieren und Datenbeschriftung oberhalb einblenden
Summe in Excel Diagramm

Teil 2: Legende neben gestapelten Säulen

  • Standardlegende ausblenden
  • Säulendatenreihen auf einen Bereich mit leeren Zellen verlängern, so dass neben der letzten Säule genug Platz für die Legende entsteht
  • X- und Y-Koordinaten für die Legendentexte errechnen, abhängig von den Daten der letzten Säule (siehe Beispieldatei)
  • Datenreihe vom Typ „Punkt XY“ einfügen (wie bei Teil 1)
Steuerung von Excel Legenden
  • (die X-Werte, für die horizontale Ausrichtung der Punkte, lassen sich in der Datenquelle erst erfassen, nachdem der Typ „Punkt XY“ ausgewählt wurde)
  • Punkte unsichtbar formatieren und Datenbeschriftung rechts einblenden
  • erste Datenbeschriftung der neuen Datenreihe zweimal anklicken (nicht doppelklicken), so dass ein einzelnes Beschriftungsfeld markiert ist
  • „=“ eintippen und auf die Tabellenzelle klicken in der der gewünschte Legendentext steht, dann mit Enter bestätigen (es entsteht eine sogenannte verknüpfte Beschriftung)
Excel Template
  • restliche Legendentexte mit den entsprechenden Tabellenzellen verknüpfen

Fertig 🙂

Template Beschriftung direkt an der Säule

 

 

 

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