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Effizientes Dashboard – so gelingt es

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Dashboards erstellen ist eine herausfordernde, immer wieder spannende Aufgabe im Reporting. Ich hoffe die folgenden Tipps, welche nicht nur für Controlling Dashboards gelten, unterstützen Sie bei den ersten Schritten.

Die Aufgabe von Dashboard ist es, schnell einen Überblick zu geben. Sie sind eine strukturierte Oberfläche, unter der sich große Datenmengen verbergen. Gut gemachte Dashboards lassen sich leicht navigieren und liefern effizient Informationen verschiedener Detailebenen. Für eine hohe Benutzerfreundlichkeit ist es notwendig, in der Konzeptions- und Aufbauphase von Dashboards bestimmte Regeln zu beachten.

 

1. Definieren Sie die Zielgruppe des Dashboards.

Dashboards sind strukturierte Informationsquellen. Doch nicht jede Information ist für jeden von uns gleich wichtig, gleich notwendig. Es gilt das passende Dashboard für den jeweiligen Nutzer zu konzipieren.

Fokussieren Sie sich in der Konzeptionsphase auf das Informationsbedürfnis der späteren Benutzer.

Finden Sie heraus, welche Ziele die Nutzer haben und welche Art von Fragen sie mit dem Dashboard beantworten wollen. Fragen Sie, in welchem Kontext das Dashboard verwendet wird und was die Erwartungshaltungen an diese Informationsquelle sind.

Mit diesen konkreten Antworten können Sie beginnen, das Dashboard zu entwerfen. Effizient empfundene Dashboards zielen auf einen Nutzertypus ab und zeigen nur Daten, die für diesen Anwendungsfall relevant sind.

Die Konzeption von Dashboards ist aufwändig. Und in der Praxis folgt daraus oft die Forderung, dass Dashboard muss mehreren Zielgruppen dienen. Verzichten Sie trotzdem auf eine Mischung der Zielgruppen relevanten Daten in einem Dashboard. Konzentrieren Sie sich auf die Schnittmenge interessanter Informationen. Sollte das Informationsbedürfnis dadurch nicht abgedeckt sein, erstellen Sie zwei Dashboards oder liefern die Informationen in anderer Form.

 

2. Wählen Sie die richtige Art von Dashboard.

Dashboards kann man aufgrund ihrer Typologie in drei Arten unterscheiden.

Operative Dashboards zeigen Daten, welche die laufende Steuerung eines Unternehmens erleichtern. Für ein Online Business sind das z.B. Serververfügbarkeit, Sitzungs- und Nutzerverhalten; in einer Vertriebsorganisation Telefonate und Kundentermine. Operative Dashboards fordern am ehesten Echtzeit- oder „beinahe“ Echtzeitdaten.

Strategische Dashboards liefern Führungsteams einen Überblick taktisch relevanter Kennzahlen. Man erhält einen Eindruck der Gesamtsituation und Informationen für zukünftige strategische Entscheidungen. Daten sind hier z.B. periodischer Umsatz, Personalbestand nach Standorten etc.

Analytische Dashboards zeigen operative oder strategische Daten. Sie fokussieren sich auf ein klar umrissenes Thema und zeigen über Drilldown-Funktionen mehrere Detailebenen und Perspektiven.

Operative und strategische Daten haben unterschiedliche Empfänger.

Daher empfiehlt es sich nicht, diese beiden Datenarten auf einer Dashboard-Oberfläche vermitteln zu wollen. Vorzugsweise verzichten Sie auf eine kombinierte Darstellung.

 

So gelingen effiziente Dashboards I Blogbeitrag auf chartisan.com

 

 

3. Legen Sie fest, wie oft das Dashboard aktualisiert wird.

Während der Konzeption bestimmen Sie das Zeitintervall der Aktualisierung. In welchem realistischen Intervall werden Entscheidungen getroffen? Wie groß ist das Entscheidungsintervall: Echtzeitdaten, halbstündlich, täglich, monatlich, jährlich? Und wie viel Zeit steht dem Entscheider zum Erfassen der Information zur Verfügung?

Dieses Wissen bestimmt den zukünftigen Aufwand und wird in die Gestaltung des Dashboards einbezogen. Ein operatives Dashboard muss sehr viel häufiger aktualisiert werden als ein strategisches Dashboard. Dafür muss es in der Regel aber auch sehr viel schneller erfasst werden, was für weniger komplexe Darstellungen spricht. Strategische Dashboards können in der Regel komplexer und anspruchsvoller sein. Was allerdings kein Freibrief für unverständliche Visualisierungen und lange Erklärungen sein soll.

 

4. Gruppieren Sie Daten logisch und legen Sie ein sinnvolles Layout fest.

Der Raum oben links ist der wichtigste Teil des Dashboards. Daher sollte hier die Kernbotschaft stehen. Warum? Die meisten westlichen Sprachen werden von links nach rechts und von oben nach unten gelesen. Das Auge des Lesers beginnt also intuitiv links oben mit der Betrachtung.

Die logische Gruppierung von Daten erfolgt entweder nach ihrer Art oder nach dem Funktionsbereich.

Es ist ein guter Rat, die Daten zu gruppieren, die zusammengehören und „eine Geschichte erzählen“.

Der Nutzer möchte sich ein Bild machen, ein Gefühl für die Situation bekommen.

Setzen Sie die unterschiedlichen Dashboard-Module (Grafiken, Tabellen, Einzelkennzahlen, Informationstexte) gezielt ein und helfen Sie den Nutzern bei der Priorisierung, Interpretation und Analyse der gezeigten Daten. Es ist eine anspruchsvolle Aufgabe das geeignete Layout zu finden. Mehrere Entwurfszyklen sind durchaus notwendig und sollten auch bewusst genutzt werden.

 

5. Integrieren Sie nur Zielgruppen relevante Daten.

Die Art und der Umfang zu integrierender Daten ergibt sich aus der tatsächlichen Relevanz für die zukünftigen Nutzer. Dies variiert von Dashboard zu Dashboard stark, so dass es keine allgemeingültige Faustregel gibt.

Der Informationsbedarf der Zielgruppe ist das Kriterium, nach dem Sie sich richten sollten.

Es kommt eher selten vor, dass zu wenige Daten integriert werden. Viel öfter passiert es, dass ein Dashboard einem Wimmelbild gleicht. Es ist mit Daten überhäuft, weil man sie zur Verfügung hat, und verliert dabei seine Funktion als strukturiertes Steuerungsinstrument. Zu viele Daten führen regelmäßig nicht zu mehr Information, sondern zu einem erhöhten Erklärungsbedarf oder werden ignoriert.

 

6. Verwenden Sie Visualisierungen, Sprache und Symbole, die den Nutzern vertraut sind. Nutzen Sie Farbe gezielt und punktuell.

In der Regel werden Dashboards im Rahmen eines schon bestehenden Controllings entwickelt. Greifen Sie daher auf die vertraute Sprache, Abkürzungen und Symbole der Reportempfänger zurück. Das gibt dem Nutzer Vertrauen und Sicherheit im Zusammenhang mit den interaktiven Neuerungen eines vielschichtigen Dashboards. Setzen Sie Farbe gezielt ein, um dem Nutzer die Analyse und Interpretation der gezeigten Daten zu erleichtern.

Wichtig ist, für alle Gestaltungsmodule, dass sie konsistent verwendet werden.

Es geht nicht um eine Aufsehen erregende, abwechslungsreiche Gestaltung der Dashboards. Die Geschichte erzählen die Daten. Die Gestaltung ist das Transportmittel, das den Nutzer schnell und ohne Umwege zur Information führt.

Ein praxiserprobtes Konzept für die Konzeption und Gestaltung von Reports und interaktiven Dashboards für Unternehmen ist der IBCS® (International Business Communication Standard https://www.ibcs.com/de/). Wir setzen dieses Konzept seit vielen Jahren sehr erfolgreich für unterschiedliche Dashboards in Konzernen, KMU und öffentlichen Verwaltungen ein.

 

 

7. Ermöglichen Sie eine schnelle Übersicht, eine leichte Navigation und Drilldown-Funktionen.

Im Reporting werden oft mehrere Gruppen von Dashboards gezeigt. Eine Gruppe entspricht einem Übersichtsboard und den darunter liegenden detaillierten Ansichten. Für den schnellen Informationsgewinn ist es wichtig, dass der Leser innerhalb einer Gruppe aber auch zwischen den verschiedenen Dashboard-Gruppen leicht navigieren kann. Kennzeichnen Sie Hierarchien in Dashboards z.B. durch einen Breadcrumb-Pfad.

Navigationselemente sind für die Nutzer wichtige Wegweiser. Daher sollten die Steuerungsfunktionen intuitiv zu erfassen sein. Die Darstellung und Anwendung wird einfach, wenn sie dem Leser vertraut sind. Und noch ein Tipp: Es wird tatsächlich desöfteren vergessen, dass die Navigation in beide Richtungen flüssig funktionieren sollte.

 

8. Testen Sie alle Dimensionen und Darstellungen.

Es gibt zwei Arten von Dashboard-Tests. Auf keine von beiden sollten Sie verzichten. Testen Sie die Dimensionen und Darstellungen auf Funktionalität. Wie werden ggf. Ausreißer dargestellt? Ist die Skalierung einheitlich? Sind die Visualisierungen, verwendeten Symbole einheitlich?

Nach dem erfolgreichen Funktionstest ist die zukünftige Nutzergruppe gefragt. Testen Sie, ob das Dashboard seinen Zweck erfüllt? Fragen Sie, ob die Erwartungen erfüllt werden? Und dann korrigieren und testen Sie weiter bis das Dashboard Erfolg hat. Hinweis: Ein eingeführter Darstellungsstandard wie z.B. IBCS® kann helfen diese Testläufe kurz zu halten, da Sie sich auf praxiserprobte Regeln verlassen können.

 

9. Bieten Sie bei Bedarf Hilfe und Anleitung an.

Das Konzeptionsziel ist ein selbsterklärendes Dashboard. Doch manche Dashboards werden selten genutzt oder es wird ein neuer Visualisierungsstandard eingeführt. Dann kann es hilfreich sein, kontextbezogene Hilfe anzubieten.

Hier spielen die technischen Möglichkeiten dem Ersteller in die Hände. Sie müssen das Layout des Dashboards nicht mit Erklärungen und Texten überlasten. Nutzen Sie die Möglichkeiten von Hilfesymbolen, Verlinkungen, Mouse-Over-Bewegungen und Kontextmenüs. Allerdings auch hier gilt: Ein, zwei Arten von Hilfestellung bieten und wirklich nur dort, wo sich das Gros der Nutzergruppen Unterstützung wünscht.

 

Das Wichtige auf einen Blick

  • Definieren Sie die Zielgruppe des Dashboards.
  • Wählen Sie die richtige Art von Dashboard.
  • Legen Sie fest, wie oft das Dashboard aktualisiert wird.
  • Gruppieren Sie Daten logisch und legen Sie ein sinnvolles Layout fest.
  • Integrieren Sie nur Zielgruppen relevante Daten.
  • Verwenden Sie Visualisierungen, Sprache und Symbole, die den Nutzern vertraut sind. Nutzen Sie Farbe gezielt und punktuell.
  • Ermöglichen Sie eine schnelle Übersicht, eine leichte Navigation und Drilldown-Funktionen.
  • Testen Sie alle Dimensionen und Darstellungen.
  • Bieten Sie bei Bedarf Hilfe und Anleitung an.

 

Ich wünsche Ihnen Freude und Erfolg beim Konzipieren und Entwickeln neuer, aussagekräftiger Controlling Dashboards!

 

Happy Reporting,
Ihre Silja Wolff

 

 

von

Excel – Zahlenformate richtig nutzen

Viele Wege führen zum Ergebnis. Im Alltag kann es zwecks Fehler und Frustvermeidung hilfreich sein, eine Abkürzung zu kennen. Die detailliertere Kenntnis der unterschiedlichen Formatierungsoptionen in Excel ist eine erhebliche Vereinfachung.

Viele Aufgaben können durchaus mit der angebotenen Standardformatierung bewältigt werden. Doch gerade im Reporting ist es häufiger notwendig, lange Zahlenformate zu kürzen, eigene Einheiten oder Farben zu verwenden. Hier helfen Ihnen die „benutzerdefinierten Zahlenformate“.

Die Formatierung der Zahlenformate erreichen Sie entweder über das Menü, das Kontextmenü der jeweiligen Zelle oder mit dem Shortcut STRG+1. (Anmerkung: Shortcuts in Excel sind auch prima Abkürzungen 😊). In der Kategorienliste finden Sie als letzten Punkt „benutzerdefiniert“.

Diese Punkte helfen Ihnen schnell und zielgerichtet benutzerdefinierte Zahlenformate zu erstellen:

Die Formatierungszeile ist immer nach demselben Schema aufgebaut: positive Werte, negative Werte, Null, Text – die einzelnen Werte werden durch ein Semikolon getrennt

Farbbezeichnungen müssen jeweils in eckigen Klammern vorangestellt werden, z.B. [rot]

Standardmäßig können folgende Farben angegeben werden: schwarz, grün, weiß, blau, magenta, gelb, zyan, rot

Texte (z.B. Einheiten) sind immer in Anführungszeichen zu setzen, z.B. “km“

Das Rautensymbol # dient als Platzhalter für eine Zahl, wobei Nullen nicht angezeigt werden

Sollen ganze Zahlen angezeigt werden, geben Sie “0“ ein, z.B. “0,0“ zeigt Zahlen mit einer Nachkommastelle an; nicht angezeigte Nachkommastellen werden automatisch gerundet

Mit dem Sternsymbol * wird das nachfolgende Zeichen solange wiederholt bis die komplette Zelle gefüllt ist

Zu guter Letzt: Sie können Bedingungen auch in eckige Klammern setzen, z.B. [>10] hier wird das nachfolgend definierte Zahlenformat nur für Werte >10 angewendet

Mit der Anwendung dieser Basisfakten gelingt es Ihnen mühelos Ihr Datenmaterial bedarfsgenau zu formatieren und Alltagsfrust durch „ewiges Geklicke“ zu sparen.

Wer Näheres wissen möchten, dem empfehle ich auch gern den Artikel „1×1 der Zahlenformatierung in Excel“ von Robert Lochner, Linearis GmbH.

1×1 der Zahlenformatierung in Excel

 

Auf jeden Fall wünsche ich Ihnen Happy Reporting!

Ihre Silja Wolff

von

Controlling – Lebenszyklus eines Report

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Nicht nur Produkte, auch Berichte und Report unterliegen einem Lebenszyklus. Dieser reicht von ersten formulierten Anforderungen über die Realisierung, Nutzung und Optimierung bis zur „Einstampfung“. Sehr selten wird das Berichtswesen gänzlich neu aufgestellt, viel mehr trifft Controlling Abteilungen in regelmäßigen Abständen die Notwendigkeit Berichte oder Berichtsteile zu aktualisieren und an geänderte Rahmenbedingungen anzupassen.

In meinem Alltag darf ich ganz unterschiedliche Herangehensweisen an diese Überarbeitung miterleben. Das reicht von detaillierter Planung auf höchster Ebene bis zur schnellen Anpassung der äußeren Form. Jede Arbeitsweise hat ihre Vor- und Nachteile, ist in der jeweiligen Situation berechtigt oder notwendig. Doch eine Erfahrung zeigt sich immer wieder: Was man in der Planung, Erarbeitung an Gedanken und Sorgfalt spart, steckt man am Ende als Zeit und Aufwand wieder rein. Bei einem überarbeiteten Bericht, der über einen längeren Zeitraum geliefert wird, kann das dann auch gern mal das x-fache der vorerst eingesparten Ressourcen sein.

Welche Arbeitsweise sich für das Ziel eines effizienten und qualitativ hochwertigen Reportings als riskanter bzw. chancenreicher erweist, habe ich Ihnen, überspitzt und mit einem Augenzwinkern, in dieser Übersicht zusammengefasst:

 

Poster der Controller macht den Unterschied in der Datenvisualisierung und im Reporting

 

 

Für Ihre Berichtsüberarbeitungen wünsche ich Ihnen Happy Reporting, an Stelle ungeliebter Murmeltiere!

Ihre Silja Wolff

 

 

von

“Buch”-Tipp: Interaktives Dataviz Lexikon

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Datenvisualisierung im allgemeinen bedeutet, abstrakte Daten und Zusammenhänge in eine visuell erfassbare Form zu bringen. Soweit so gut, doch welche Darstellungsformen gibt es außer den mir bekannten noch, wann wende ich diese an und wann sind andere Formen sinnvoller. All jenen, die sich diese Fragen auch immer mal wieder stellen, möchte ich das Projekt von Severino Ribecca vorstellen:

www.datavizcatalogue.com

 

Dieser Online-Katalog ist eine Bibliothek verschiedener Informationsvisualisierungstypen. Anfänglich diente das Projekt Ribecca zur Erweiterung des eigenen Wissens über Datenvisualisierung und als Werkzeug für die eigene Arbeit.

Er schreibt selbst über das Projekt: “However, I felt it would also be beneficial to both designers and also anyone in a field that requires the use of data visualisation. Although there have been a few attempts in the past to catalogue some of the established data visualisation methods, there is no website that is really comprehensive, detailed or helps you decide the right method for your needs.”

Und glücklicherweise versteckt Severino Ribecca das Wissen nicht, gleich auf der Startseite ist man mittendrin:

 

http://www.datavizcatalogue.com/

 

Neben dem ersten Überblick ist die Möglichkeit “Search by Function” für Praktiker besonders reizvoll. Auch hier setzt der Initiator wieder auf eine schnell zu erfassende Bildsprache:

http://www.datavizcatalogue.com/search.html

 

Sobald Sie auf einen Icon klicken, erhalten Sie ein gut recherchiertes und aufbereitetes Wissen über den gewählten Visualisierungstyp. Jedes Darstellungsform wird mit ihrer Funktionsweise und Anwendungsmöglichkeiten dargestellt und mit Dummy-Daten visualisiert. Am unteren Ende der Beschreibung findet der Leser auch noch Hinweise auf ähnliche Darstellungsformen:

 

http://www.datavizcatalogue.com/methods/network_diagram.html

 

Es sind also maximal drei gut strukturierte Klicks bis zum Wissen um einzelne Visualisierungsformen. Ich finde dieses Projekt optisch und inhaltlich sehr gelungen, um einen Überblick zu erlangen. Vielleicht verhilft Ihnen dieser Tipp zu der einen oder anderen Inspiration für Ihre Informationsvisualisierungen?

Auf jeden Fall wünsche ich Ihnen Happy Reporting 🙂

Ihre Silja Wolff

 

 

von

Wenn Gleiches zu grau-in-grau wird

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Vereinheitlichen, Gleiches muss gleich aussehen – diese Aufforderung ist ein wesentlicher Schlüssel effizienter visueller Information.

In umfangreichen Berichten kann dies leicht zu seitenlanger Monotonie werden. Stellen Sie sich z.B. die Umsatzentwicklung der Gesellschaft, der einzelnen Länder und auf Filialebene vor. Im Sinne der schnellen Lesbarkeit werden Sie hoffentlich nicht den Diagrammtyp ändern oder ihr Farbkonzept über den Haufen werfen.

Wir präferieren in diesen Fällen den Einsatz von Piktogrammen. Piktogramme dienen der Orientierung und Navigation, somit auch der schnelleren Lesbarkeit. Im Gegensatz zu Signets und Markenzeichen, welche als Unterstützung einer Corporate Identity fungieren.

Piktogramme haben weitere Vorteile:

  • Sie sind auf den ersten Blick erkennbar, das gilt auch bei internationaler Verwendung.
  • Sie haben eine klare Systematik, wenn mehrere Symbole verwendet werden.
  • Sie sind für kleine Darstellungsgrößen geeignet.
  • Sie müssen nicht sprachlich gedoppelt werden.

Doch was macht ein gutes Piktogramm aus?

Ein Piktogramm ist ein Bildsymbol. Es löst beim Betrachter eine Assoziation zu einem bestimmten Begriff aus. Die Gestaltung sollte eindeutig und einfach sein. Es geht also darum, eine stark stilisierte Darstellung zu finden, die sich leicht (mit dem richtigen Begriff) assoziieren lässt.

Achten Sie außerdem darauf möglichst einfarbig in ihrer Darstellung zu bleiben. So schließen Sie von vornherein Kompatibilitätsprobleme in unterschiedlichen Ausgabemedien aus.

Piktogramme im Reporting – woher nehmen?

Präzision und Auslassung ist der Schlüssel bei der Erstellung von Piktogrammen. Nicht selten entscheidet aber der Kontext, ob sie funktionieren. Die Anforderungen an das bildliche Leitsystem eines internationalen Flughafendrehkreuzes sind selbstredend anspruchsvoller als jene an unterstützende Navigationshilfen in einem Unternehmensbericht. Das ist die gute Nachricht.

Doch auch im kleinen Fall gilt, je treffsicherer die Symbole sind, desto leichter lesbar und verständlich sind sie für den Empfänger. Wenn Sie sich für den Einsatz von Piktogrammen entscheiden, ist es eine gute Idee einmal eine passgenaue Piktogramm-Familie bzw. ein Set zu erstellen. Einfache Grundformen und simple Ideen reichen fast immer aus, um die Navigation zu gewährleisten.

Ein einfaches Beispiel: Ihre Firma produziert Autos, Motorräder und Teile für Boote. Sie verwenden also ein Auto, Motorrad und Boot als Piktogramm. Im Kontext des Reportings wird wohl niemand auf die Idee kommen nach einem Wasserwanderrastplatz (Bootspiktogramm) zu fragen. Oder, hmm… 😉

Neben eigenen Entwürfen können Sie selbstverständlich auch Piktogramm-Sets für wenig Geld kaufen und einsetzen. In unseren Reporting-Projekten erstellen wir die Piktogramme für unsere Kunden selbst, da wir so am ehesten präzise und treffsichere Darstellungen erhalten.

Wie so häufig in der Gestaltung, alles hat althergebrachte Wurzeln. Wer mehr über Piktogramme und deren moderne Wurzeln erfahren möchte, findet unter diesen Links weitere Informationen:

Otto Neurath und die Wiener Methode der Bildstatistik, später zu Isotype (International System of Typographic Picture Education) weiterentwickelt – https://de.wikipedia.org/wiki/Otto_Neurath

Arbeiten von Gerd Arntz, einem Mitstreiter Neuraths  – www.gerdarntz.org/isotype

Happy Reporting, Ihre Silja Wolff

von

Gehören Design Thinking und Datenvisualisierung zusammen?

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Ein innerer Dialog in mehreren Teilen, der begann als ein potentieller Kunde anrief und sein Anliegen so formulierte: „Wir wünschen uns einen Workshop über den Einsatz verschiedener Design Thinking Ansätze bei der Präsentation von Unternehmensdaten.“

A: Ist das nicht Elefanten auf Mücken werfen? Design Thinking und Datenvisualisierung, stimmt die Relation?

B: Kommt drauf an, z.B. wie man Design Thinking definiert und aus welcher Perspektive man Datenvisualisierung betrachtet. Nimmt man Design Thinking als einen Innovationsprozess, der den Kunden und seine Bedürfnisse in den Fokus rückt und die visualisierten Reports als Produkt bzw. Dienstleistung für einen (internen) Kunden sieht, gibt es zumindest schon mal eine Schnittfläche.

A: Ist für einen erfolgreichen Einsatz der Methode nicht mehr nötig als nur das Durchlaufen der Schritte?

B: Ja. Konsequent gedacht, hinterfragt man die vorhandene Kultur. Grundsätzlich braucht es die Bereitschaft zum Neudenken und eine nur grob planbare Verfügbarkeit verschiedenster Ressourcen. Neben dem täglichen operativen Geschäft wird es nicht gut gehen.

A: Vielleicht doch Konzentration auf das Nötige und nicht der große, „gerade vom Zeitgeist gebeutelte“ Design Thinking Ansatz für ein paar Seiten Bericht?

B: Zumindest in der Theorie lässt sich der Prozess kurz formulieren: Design Thinking ist ein offen und interdisziplinär gestalteter Iterationsprozess, der sich in fünf grobe Schritte gliedern lässt:

  1. tief in das Thema eintauchen, beobachten wie sich Nutzer verhalten, in die Rolle des Kunden schlüpfen und spüren, wie es einem mit der Dienstleistung, dem Produkt ergeht
  2. es wurde in Schritt 1 so viel Wissen gesammelt (auch zwischen den Zeilen), dass es möglich ist, das Problem konkret zu benennen und sich darauf zu fokussieren
  3. jetzt mit Kreativität zur Lösungsfindung durchstarten – alles darf gedacht werden, was hilft die Hürde zu nehmen
  4. mit einfachen Mitteln einen Prototypen erstellen
  5. diesen Prototypen am Kunden testen, Feedback einholen und bei Änderungswünschen genau hinhören… nein – nicht verkaufen, den je nach Lernergebnis können, dürfen, müssen Schritte wiederholt werden.

A: Die Prozess-Sicht verengt aber die Perspektive auf das, was möglich wäre.

B: Das ist richtig. Doch die Eingangsbitte dreht sich ja um den Einsatz von Design Thinking bei der Präsentation von Unternehmensdaten.

A: Die Bitte führt dazu, dass es nicht um das „Wie“ der Präsentation geht sondern um das „Was“, um den Inhalt. Zur Inhaltsbestimmung von Reports, zur Beantwortung von Fragen nach Entwicklungen, die vielleicht übersehen wurden oder der Qualität von Beobachtungsrastern, der Kundenperspektive in vorhandenen Kennzahlensystemen lässt sich die Methode gut nutzen.

B: Doch ehrlich, wie viele Controller und Entscheider kenne ich in der Praxis, die noch freie Kapazitäten für solch aufwändigen Prozess haben?

A: Also bleibt alles wie immer? Das kann es ja auch nicht sein…

B: In der Praxis läuft es doch so, wenn sich Organisationen für Design Thinking in umfassender Form zur Entwicklung, Verbesserung von Dienstleistungen und Produkten für externe Kunden entscheiden, dann ändert sich fast zwangsläufig auch das Reporting. Und in kleiner, fein abgestimmter Form wird die Methode genutzt für das Design oder Re-Design von Berichten, als praktikabler Weg zwischen Möglichem und Nötigem…





Interessierte können hier weiterlesen und mehr erfahren:

Informativer Blog zum Thema Design Thinking, der viele Einblicke und wissenswerte Erfahrungen vermittelt: http://www.designthinkingblog.com/

Alle, die sich zum Thema austauschen möchten, sind hier richtig: http://www.designthinkingnetwork.com/

von

Verständliche Formulare für alle

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In der Post befindet sich ein Gebührenbescheid oder ähnliche Formulare. Sie nehmen sich also die unabdingbaren 10 Minuten und studieren die Unterlage. Kennen Sie dieses Prozedere?

Wir hatten das Vergnügen ein Formular nach Herzenslust überarbeiten zu dürfen. Die Entwurfsarbeit sah erst relativ harmlos aus. Je länger wir uns mit der Vorlage beschäftigten, desto radikaler wurde unser Änderungswunsch. Und so sind wir vorgegangen:

  1. Identifizieren der Hauptaussage: I.d.R. gibt es genau eine wichtige Information in den seitenlangen Formularen.

  2. Beseitigen der Verpackung: Ursprünglich dienten feine Linien in Tabellen zur Leseführung des Auges. In der Praxis verstellen sie jedoch den Blick auf den Inhalt.

  3. Priorisieren der Bestandteile mit dem Blick des Kunden: Ergänzende Hinweise sind was der Name sagt und gehören an das Ende. Und das bestenfalls stark gekürzt.

  4. Korrigieren von typografischen Fehlern: Unterschiedliche Schriftgrößen, Formatierungen, Ausrichtungen und Einzüge wirken ähnlich beruhigend wie Eselsohren und Tintenkleckse in einem Buch.

  5. Wenn es nicht einfach ist, wird es nicht funktionieren: Das gilt auch für Text – Dopplungen, Wörterschlangen und Abkürzungen, die nicht dem allgemeinen Sprachgebrauch entsprechen, können durchaus vermieden werden.

  6. Grafische Visualisierung ist mehr als ein Sahnehäubchen: Auch in Tabellen liefern gut eingesetzte Visualisierungen den Unterschied im effizienten Erfassen und Verstehen.

 

Formular Design vorher - nachher

 

 

Nach Abarbeitung obiger Punkte hatten wir ein optisch vollständig neues Formular. Und obwohl inhaltlich keine Aussage weggelassen wurde, verkürzte sich der Seitenumfang um die Hälfte. Was das wohl für Papier, Porto und ähnliche Ressourcen bedeuten könnte? Stopp, jetzt nicht übertreiben mit dem Gedankenspiel. Wir wünschen Ihnen und uns jedoch herzlich – siehe Blogüberschrift – verständliche Formulare für alle.

 

von

Strategische Portfolios sachkundig darstellen

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Der Ursprung der Portfolios liegt in der Finanzwirtschaft und bezeichnet eine Planungsmethode zur Zusammenstellung eines Wertpapierpakets (Portefeuille) nach den Kriterien Rendite und Risiko. Diese Methode wurde später, in den 70er Jahren, auf andere Bereiche übertragen. Seit dieser Zeit wurde die Portfolio-Analyse vielfach modifiziert und zählt heute zu den verbreitetsten Analyse- und Planungsinstrumenten des strategischen Managements. Die Grundidee jedes Portfolios ist die Segmentierung und Bewertung einer Datenmenge.

Grundlagen der Darstellung

Die meisten Portfolios sind zwei- oder dreidimensional dargestellt. Bei dreidimensionalen Abbildungen ist die Punktgröße die dritte Werteperspektive neben den beiden Achsen. Seltener sieht man vierdimensionale Portfolios, hierbei werden die Blasen neben ihrer werteabhängigen Größe weiter als Kreisdiagramme segmentiert.

Basisanforderung an alle Darstellungen ist – wie immer – die effiziente Lesbarkeit. Das gelingt durch eine schnell zu erfassende visuelle Wertung von Daten, etwa durch das Einfärben von Blasen oder das Verwenden verschiedener Symbole. Auch eingezeichnete Segmentierungskriterien, z.B. Linien, unterstützen das Erfassen.

Skalierung und Wertintervalle

Anders als bei den üblichen Säulen-, Balken- und Abweichungsdiagrammen müssen die Skalen nicht notwendigerweise bei Null anfangen.

Eine bewusste Wahl der Wertintervalle ist notwendig, wenn die Segmentierung sinnvoll dargestellt werden soll.

Sinnvoll heißt in diesem Zusammenhang alle Punkte sind sichtbar und verschwenden gleichzeitig keinen Platz.

Je häufiger ein Portfolio mit unterschiedlichen Datensätzen angewendet wird, desto wichtiger ist die bewusste Wahl der Skalierung. Ein Hinweis: Oftmals ist hier auch ein Verändern der Softwareautomatik notwendig, so fangen automatische Portfolio-Achsen in Excel stets bei Null an. Eher ungünstig, wenn sich Ihre Daten alle zwischen den Werten 350 und 480 tummeln.

Legenden und Beschriftungen

Besonderes Augenmerk ist auch auf das Thema Legenden und Beschriftungen zu legen. Beschriften Sie direkt an den entsprechenden Diagrammbestandteilen, das erhöht die Lesbarkeit direkt. Entscheiden Sie sich für ein dreidimensionales Portfolio, sind die Werte direkt an die Blasen zu schreiben, da hierfür keine Skala vorgesehen ist.

Portfolios sind aus dem strategischen Management nicht mehr fortzudenken. Jede Wertung, jeder Portfolio-Ansatz enthält Stärken und Schwächen. Doch unabhängig von der Art und Struktur jedes Portfolios ist die Visualisierung entscheidend für den nützlichen Einsatz dieses Analysetools. Die oben genannten allgemein gültigen Kriterien sind ein guter Rahmen für jede Portfolio-Darstellung.

 

 

von

Bullet Graphs: 5 Nachteile die Sie vermeiden können

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Was sind Bullet Graphs und wo werden sie eingesetzt?

Kennzahlenübersichten in Dashboards werden durch Visualisierung leichter verständlich. Die Umsetzung ist jedoch schwierig, weil Standarddiagramme für diese Aufgabe ungeeignet sind. Bullet Graphs, eine Sonderform des Balkendiagramm, wurden von Stephen Few speziell für Dashboards entwickelt. Sie sind grundsätzlich sehr gut für diesen Zweck geeignet, besitzen aber in Ihrer bekannten Form (siehe Abb.1 und Abb.2) einige Nachteile, die wir in unseren Projekten durch eine abgewandelte, optimierte Form der Visualisierung gelöst haben.

Abb.1: Die Bestandteile eines Bullet Graphs, wie er regelmäßig in Dashboards eingesetzt wird

  • Bullet Graphs sind eine besondere Form des Balkendiagramm.
  • Sie vergleichen eine dargestellte Kennzahl mit einem Zielwert.
  • Außerdem werden durch Hintergrundfarben zusätzliche qualitative Informationen zugeordnet.
  • Bullet Graphs werden häufig in Dashboards verwendet. Sie ersetzen platzsparend die Tachometer.
  • Bullet Graphs können horizontal oder vertikal ausgerichtet sein.

Abb.2: Dashboards mit Bullet Graphs, wie sie häufig empfohlen und eingesetzt werden

5 Nachteile dieser Bullet Graph Darstellung

  • Die Grafiken werden schnell unübersichtlich, weil viele Detailinformationen gezeigt werden, die nicht unbedingt nötig und teilweise gar nicht verfügbar sind, z. B. die qualitative Aussage “schlecht, mittel, gut”. Dieser Nachteil tritt vor allem auf, wenn viele Bullet Graphs auf einer Seite stehen (Liste von Kennzahlen).
  • Abweichungen vom Ziel sind nicht visualisiert und daher schwer erkennbar. Leicht ablesbar ist nur, ob der Ist-Balken den Zielwert überschreitet. Für die Betrachter wäre aber weiterhin wichtig, ob die Überschreitung gut oder schlecht ist und wie groß die Abweichung ist.
  • Farbige Hintergrundflächen lenken den Betrachter von der eigentlichen Hauptinformation ab, nämlich dem Ist-Balken und dem Zielwert. Die Farbflächen sehen immer gleich aus, egal ob das Ziel erreicht wurde oder nicht. Sie stören eher die Wahrnehmung als sie zu unterstützen.
  • Hintergrundflächen verringern den Kontrast zum Ist-Balken und Zielwert. Dadurch sind diese wesentlichen grafischen Elemente im Vordergrund schlechter zu erkennen.
  • Zielbereiche lassen sich schwer darstellen. In der Praxis gibt es nicht nur feste Zielwerte (Einzelwerte) für Schlüssel-Kennzahlen sondern oft auch Zielbereiche. Bei diesen Kennzahlen (KPI) gilt das Ziel als erreicht, solange der Ist-Wert zwischen Unter- und Obergrenze des Zielbereichs liegt.

So nutzen Sie die Idee der Bullet Graphs in Dashboards optimal

Für den Einsatz in Dashboards verwenden wir eine speziell optimierte Form von Bullet Graphs (Abb.3), welche die genannten Nachteile vermeidet und zusätzliche visuelle Features mitbringt.

Abb.3: Dashboard mit Bullet Graphs von chartisan empfohlen

  • Die vereinfachte Darstellung ohne unnötige Hintergrundflächen erlaubt einen schnellen Überblick.
  • Es werden Zielwerte (Einzelwerte) oder Zielwertbereiche (Unter-/Obergrenze) abgebildet.
  • Abweichungen werden farbig hervorgehoben: positiv (erwünscht) = grün, negativ (unerwünscht) = rot. Das Ausmaß der Abweichung ist visuell einfach erfassbar. Betrachter erkennen sofort, wo “viel” rot oder grün aufleuchtet.
  • Die Wertebeschriftung ist platzsparend und übersichtlich in Tabellenspalten untergebracht.
  • Diese optimierte Grafikform nutzt die Stärken der ursprünglichen Bullet Graphs und ergänzt sie um eine visuelle Abweichungsanzeige. Der Detailgrad wurde so weit wie möglich reduziert, wodurch diese optimierten Bullet Graphs ideal für Listen von Kennzahlen geeignet sind.

Das gezeigte Beispiel haben wir übrigens mit einigen Tricks in Excel umgesetzt und automatisiert. Wie so oft war hier die Idee entscheidend, nicht das Tool. In diesem Sinne konnten wir Sie hoffentlich inspirieren. Sollten Sie weitere gute Ideen für Ihr Reporting suchen, kontaktieren Sie uns!

 

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Beispiele für angewandtes Report Design

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Viel wurde hier im Blog über die wichtigsten Regeln und Lösungsansätze für gutes Report Design geschrieben. Ergänzend werden in diesem Beitrag zwei klassische Umsetzungsbeispiele vorgestellt, die in ähnlicher Form sehr häufig in Berichten zu finden sind.

Tabellarischer Plan-Ist-Vergleich

Das erste Beispiel zeigt eine tabellarische Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Ergebnissen für alle Standorte eines Landes. Tabellen dieser Art finden sich in fast jedem Monatsbericht. Häufig sind sie aber mit vielen Spalten und langen Zahlen so überfrachtet, dass die Leser sie nur mit großer Mühe interpretieren können. In Abb. 1 wurde der Inhalt so gestaltet, dass die wichtigsten Inhalte sofort auffallen. Dafür sorgen die Visualisierungsspalten. Bereits nach wenigen Sekunden wird klar, dass es eine wesentliche negative Abweichung in Frankfurt gibt. Die Spalten mit den Basisdaten (VJ, PL, IST) und den daraus abgeleiteten Abweichungen sind ebenfalls schnell erfassbar. Das gelingt durch kurze Zahlen (hier in Mio.), kurze Spaltentitel sowie leichtes Design, ohne unnötige Linien oder Hintergrundfarben.

Diese Tabelle priorisiert ganz klar die absolute Abweichung vom Plan. Ausgewählte Zusatzinformationen werden dezent mit angezeigt, lenken aber nicht vom Wesentlichen ab.

ReportingDesignT3 Abb2

Abb. 1: Plan-Ist-Vergleich nach Standorten; EBIT in Mio. EUR

Konzernübersicht Umsatz-Ergebnis-Margen

Die Konzernübersicht (siehe Abb. 2) zeigt auf einer Seite die mittelfristige Entwicklung von Umsatz, EBIT und Margen in allen Ländern. Solche Übersichtsseiten eignen sich sehr gut für einen vorangestellten Zusammenfassungsteil in Berichten. Sie verdeutlichen schnell, welche wesentlichen positiven und negativen Entwicklungen vorliegen. Auf weiteren Seiten folgen dann die relevanten Details zu einzelnen Ländern, Projekten, Kostenarten usw. Ohne sinnvolle Überblicksseiten sind Manager gezwungen sich mit Details zu befassen, ohne das Gesamtbild zu kennen. Dabei wird zu viel Zeit mit unwesentlichen Dingen verbracht. Oft fehlt diese Zeit dann später, wenn der Berichtsempfänger endlich zu den wesentlichen, handlungsrelevanten Informationen vorgedrungen ist. Gute Übersichtsseiten zeigen das unverfälschte Gesamtbild. Sie helfen den Blick auf das Wesentliche zu richten sowie Zeit und Ressourcen richtig einzuteilen.

ReportingDesignT3 Abb4

Abb. 2: Konzern nach Ländern; Umsatz und EBIT in Mio. EUR, Marge in %

 

Häufig werden solche Übersichtsseiten in der Praxis nicht konsequent genug umgesetzt und verfehlen dadurch ihr Ziel. Viele kleine Diagramme zu erstellen, verursacht bei Berichtsersteller mehr Aufwand als ein großes Diagramm mit vielen Datenreihen. Die “Small Multiples” sind aber für den Empfänger wesentlich besser zu verstehen. Der Mehraufwand ist also eine wertvolle Dienstleistung. Besondere Bedeutung hat der einheitliche Maßstab für alle Diagramme. Ohne ihn geht das Gesamtbild verloren. Die ganze Seite würde ihren Wert verlieren. Daher sollte der Maßstab auch dann durchgehalten werden, wenn kleine (unwesentliche) Werte kaum noch erkennbar sind. Das Gesamtbild hat hier oberste Priorität.

Die abgebildeten Kennzahlen sollen natürlich für die Empfänger interessant und entscheidungsrelevant sein. Die absolute Verteilung der Umsätze im Konzern ist dem Vorstand meist gut bekannt und daher in monatlichen Berichten nicht besonders interessant. In solchen Fällen können Übersichtsseiten z. B. Ergebnisse, Abweichungen, Margen oder andere Kennzahlen thematisieren. Dabei sind Prozentwerte (z. B. Umsatzwachstum in Prozent) hinsichtlich der Skalierung oft günstiger als Absolutwerte. Das wichtigste Ziel und Qualitätskriterium jeder einzelnen Seite ist ein hoher Informationswert für die Empfänger.

Verbesserungspotenzial hinsichtlich des Reporting-Designs gibt es praktisch in jedem Unternehmen. Erste Umsetzungsschritte sind erfahrungsgemäß mit wenig Aufwand und geringem Risiko machbar.

Davon profitieren alle Beteiligten. Durchdachtes Berichtsdesign in der gezeigten Form vermittelt nicht nur Fakten sondern auch das gute Gefühl, alle wichtigen Informationen verstanden zu haben.

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