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Wenn Gleiches zu grau-in-grau wird

Vereinheitlichen, Gleiches muss gleich aussehen – diese Aufforderung ist ein wesentlicher Schlüssel effizienter visueller Information.

In umfangreichen Berichten kann dies leicht zu seitenlanger Monotonie werden. Stellen Sie sich z.B. die Umsatzentwicklung der Gesellschaft, der einzelnen Länder und auf Filialebene vor. Im Sinne der schnellen Lesbarkeit werden Sie hoffentlich nicht den Diagrammtyp ändern oder ihr Farbkonzept über den Haufen werfen.

Wir präferieren in diesen Fällen den Einsatz von Piktogrammen. Piktogramme dienen der Orientierung und Navigation, somit auch der schnelleren Lesbarkeit. Im Gegensatz zu Signets und Markenzeichen, welche als Unterstützung einer Corporate Identity fungieren.

Piktogramme haben weitere Vorteile:

  • Sie sind auf den ersten Blick erkennbar, das gilt auch bei internationaler Verwendung.
  • Sie haben eine klare Systematik, wenn mehrere Symbole verwendet werden.
  • Sie sind für kleine Darstellungsgrößen geeignet.
  • Sie müssen nicht sprachlich gedoppelt werden.

Doch was macht ein gutes Piktogramm aus?

Ein Piktogramm ist ein Bildsymbol. Es löst beim Betrachter eine Assoziation zu einem bestimmten Begriff aus. Die Gestaltung sollte eindeutig und einfach sein. Es geht also darum, eine stark stilisierte Darstellung zu finden, die sich leicht (mit dem richtigen Begriff) assoziieren lässt.

Achten Sie außerdem darauf möglichst einfarbig in ihrer Darstellung zu bleiben. So schließen Sie von vornherein Kompatibilitätsprobleme in unterschiedlichen Ausgabemedien aus.

Piktogramme im Reporting – woher nehmen?

Präzision und Auslassung ist der Schlüssel bei der Erstellung von Piktogrammen. Nicht selten entscheidet aber der Kontext, ob sie funktionieren. Die Anforderungen an das bildliche Leitsystem eines internationalen Flughafendrehkreuzes sind selbstredend anspruchsvoller als jene an unterstützende Navigationshilfen in einem Unternehmensbericht. Das ist die gute Nachricht.

Doch auch im kleinen Fall gilt, je treffsicherer die Symbole sind, desto leichter lesbar und verständlich sind sie für den Empfänger. Wenn Sie sich für den Einsatz von Piktogrammen entscheiden, ist es eine gute Idee einmal eine passgenaue Piktogramm-Familie bzw. ein Set zu erstellen. Einfache Grundformen und simple Ideen reichen fast immer aus, um die Navigation zu gewährleisten.

Ein einfaches Beispiel: Ihre Firma produziert Autos, Motorräder und Teile für Boote. Sie verwenden also ein Auto, Motorrad und Boot als Piktogramm. Im Kontext des Reportings wird wohl niemand auf die Idee kommen nach einem Wasserwanderrastplatz (Bootspiktogramm) zu fragen. Oder, hmm… 😉

Neben eigenen Entwürfen können Sie selbstverständlich auch Piktogramm-Sets für wenig Geld kaufen und einsetzen. In unseren Reporting-Projekten erstellen wir die Piktogramme für unsere Kunden selbst, da wir so am ehesten präzise und treffsichere Darstellungen erhalten.

Wie so häufig in der Gestaltung, alles hat althergebrachte Wurzeln. Wer mehr über Piktogramme und deren moderne Wurzeln erfahren möchte, findet unter diesen Links weitere Informationen:

Otto Neurath und die Wiener Methode der Bildstatistik, später zu Isotype (International System of Typographic Picture Education) weiterentwickelt – https://de.wikipedia.org/wiki/Otto_Neurath

Arbeiten von Gerd Arntz, einem Mitstreiter Neuraths  – www.gerdarntz.org/isotype

Happy Reporting, Ihre Silja Wolff

Gehören Design Thinking und Datenvisualisierung zusammen?

Ein innerer Dialog in mehreren Teilen, der begann als ein potentieller Kunde anrief und sein Anliegen so formulierte: „Wir wünschen uns einen Workshop über den Einsatz verschiedener Design Thinking Ansätze bei der Präsentation von Unternehmensdaten.“

A: Ist das nicht Elefanten auf Mücken werfen? Design Thinking und Datenvisualisierung, stimmt die Relation?

B: Kommt drauf an, z.B. wie man Design Thinking definiert und aus welcher Perspektive man Datenvisualisierung betrachtet. Nimmt man Design Thinking als einen Innovationsprozess, der den Kunden und seine Bedürfnisse in den Fokus rückt und die visualisierten Reports als Produkt bzw. Dienstleistung für einen (internen) Kunden sieht, gibt es zumindest schon mal eine Schnittfläche.

A: Ist für einen erfolgreichen Einsatz der Methode nicht mehr nötig als nur das Durchlaufen der Schritte?

B: Ja. Konsequent gedacht, hinterfragt man die vorhandene Kultur. Grundsätzlich braucht es die Bereitschaft zum Neudenken und eine nur grob planbare Verfügbarkeit verschiedenster Ressourcen. Neben dem täglichen operativen Geschäft wird es nicht gut gehen.

A: Vielleicht doch Konzentration auf das Nötige und nicht der große, „gerade vom Zeitgeist gebeutelte“ Design Thinking Ansatz für ein paar Seiten Bericht?

B: Zumindest in der Theorie lässt sich der Prozess kurz formulieren: Design Thinking ist ein offen und interdisziplinär gestalteter Iterationsprozess, der sich in fünf grobe Schritte gliedern lässt:

  1. tief in das Thema eintauchen, beobachten wie sich Nutzer verhalten, in die Rolle des Kunden schlüpfen und spüren, wie es einem mit der Dienstleistung, dem Produkt ergeht
  2. es wurde in Schritt 1 so viel Wissen gesammelt (auch zwischen den Zeilen), dass es möglich ist, das Problem konkret zu benennen und sich darauf zu fokussieren
  3. jetzt mit Kreativität zur Lösungsfindung durchstarten – alles darf gedacht werden, was hilft die Hürde zu nehmen
  4. mit einfachen Mitteln einen Prototypen erstellen
  5. diesen Prototypen am Kunden testen, Feedback einholen und bei Änderungswünschen genau hinhören… nein – nicht verkaufen, den je nach Lernergebnis können, dürfen, müssen Schritte wiederholt werden.

A: Die Prozess-Sicht verengt aber die Perspektive auf das, was möglich wäre.

B: Das ist richtig. Doch die Eingangsbitte dreht sich ja um den Einsatz von Design Thinking bei der Präsentation von Unternehmensdaten.

A: Die Bitte führt dazu, dass es nicht um das „Wie“ der Präsentation geht sondern um das „Was“, um den Inhalt. Zur Inhaltsbestimmung von Reports, zur Beantwortung von Fragen nach Entwicklungen, die vielleicht übersehen wurden oder der Qualität von Beobachtungsrastern, der Kundenperspektive in vorhandenen Kennzahlensystemen lässt sich die Methode gut nutzen.

B: Doch ehrlich, wie viele Controller und Entscheider kenne ich in der Praxis, die noch freie Kapazitäten für solch aufwändigen Prozess haben?

A: Also bleibt alles wie immer? Das kann es ja auch nicht sein…

B: In der Praxis läuft es doch so, wenn sich Organisationen für Design Thinking in umfassender Form zur Entwicklung, Verbesserung von Dienstleistungen und Produkten für externe Kunden entscheiden, dann ändert sich fast zwangsläufig auch das Reporting. Und in kleiner, fein abgestimmter Form wird die Methode genutzt für das Design oder Re-Design von Berichten, als praktikabler Weg zwischen Möglichem und Nötigem…






Interessierte können hier weiterlesen und mehr erfahren:

Informativer Blog zum Thema Design Thinking, der viele Einblicke und wissenswerte Erfahrungen vermittelt: http://www.designthinkingblog.com/

Alle, die sich zum Thema austauschen möchten, sind hier richtig: http://www.designthinkingnetwork.com/

Verständliche Formulare für alle

In der Post befindet sich ein Gebührenbescheid oder ähnliche Formulare. Sie nehmen sich also die unabdingbaren 10 Minuten und studieren die Unterlage. Kennen Sie dieses Prozedere?

Wir hatten das Vergnügen ein Formular nach Herzenslust überarbeiten zu dürfen. Die Entwurfsarbeit sah erst relativ harmlos aus. Je länger wir uns mit der Vorlage beschäftigten, desto radikaler wurde unser Änderungswunsch. Und so sind wir vorgegangen:

  1. Identifizieren der Hauptaussage: I.d.R. gibt es genau eine wichtige Information in den seitenlangen Formularen.

  2. Beseitigen der Verpackung: Ursprünglich dienten feine Linien in Tabellen zur Leseführung des Auges. In der Praxis verstellen sie jedoch den Blick auf den Inhalt.

  3. Priorisieren der Bestandteile mit dem Blick des Kunden: Ergänzende Hinweise sind was der Name sagt und gehören an das Ende. Und das bestenfalls stark gekürzt.

  4. Korrigieren von typografischen Fehlern: Unterschiedliche Schriftgrößen, Formatierungen, Ausrichtungen und Einzüge wirken ähnlich beruhigend wie Eselsohren und Tintenkleckse in einem Buch.

  5. Wenn es nicht einfach ist, wird es nicht funktionieren: Das gilt auch für Text – Dopplungen, Wörterschlangen und Abkürzungen, die nicht dem allgemeinen Sprachgebrauch entsprechen, können durchaus vermieden werden.

  6. Grafische Visualisierung ist mehr als ein Sahnehäubchen: Auch in Tabellen liefern gut eingesetzte Visualisierungen den Unterschied im effizienten Erfassen und Verstehen.

 

Formular Design vorher - nachher

 

 

Nach Abarbeitung obiger Punkte hatten wir ein optisch vollständig neues Formular. Und obwohl inhaltlich keine Aussage weggelassen wurde, verkürzte sich der Seitenumfang um die Hälfte. Was das wohl für Papier, Porto und ähnliche Ressourcen bedeuten könnte? Stopp, jetzt nicht übertreiben mit dem Gedankenspiel. Wir wünschen Ihnen und uns jedoch herzlich – siehe Blogüberschrift – verständliche Formulare für alle.

 

Strategische Portfolios sachkundig darstellen

Der Ursprung der Portfolios liegt in der Finanzwirtschaft und bezeichnet eine Planungsmethode zur Zusammenstellung eines Wertpapierpakets (Portefeuille) nach den Kriterien Rendite und Risiko. Diese Methode wurde später, in den 70er Jahren, auf andere Bereiche übertragen. Seit dieser Zeit wurde die Portfolio-Analyse vielfach modifiziert und zählt heute zu den verbreitetsten Analyse- und Planungsinstrumenten des strategischen Managements. Die Grundidee jedes Portfolios ist die Segmentierung und Bewertung einer Datenmenge.

Grundlagen der Darstellung

Die meisten Portfolios sind zwei- oder dreidimensional dargestellt. Bei dreidimensionalen Abbildungen ist die Punktgröße die dritte Werteperspektive neben den beiden Achsen. Seltener sieht man vierdimensionale Portfolios, hierbei werden die Blasen neben ihrer werteabhängigen Größe weiter als Kreisdiagramme segmentiert.

Basisanforderung an alle Darstellungen ist – wie immer – die effiziente Lesbarkeit. Das gelingt durch eine schnell zu erfassende visuelle Wertung von Daten, etwa durch das Einfärben von Blasen oder das Verwenden verschiedener Symbole. Auch eingezeichnete Segmentierungskriterien, z.B. Linien, unterstützen das Erfassen.

Skalierung und Wertintervalle

Anders als bei den üblichen Säulen-, Balken- und Abweichungsdiagrammen müssen die Skalen nicht notwendigerweise bei Null anfangen.

Eine bewusste Wahl der Wertintervalle ist notwendig, wenn die Segmentierung sinnvoll dargestellt werden soll.

Sinnvoll heißt in diesem Zusammenhang alle Punkte sind sichtbar und verschwenden gleichzeitig keinen Platz.

Je häufiger ein Portfolio mit unterschiedlichen Datensätzen angewendet wird, desto wichtiger ist die bewusste Wahl der Skalierung. Ein Hinweis: Oftmals ist hier auch ein Verändern der Softwareautomatik notwendig, so fangen automatische Portfolio-Achsen in Excel stets bei Null an. Eher ungünstig, wenn sich Ihre Daten alle zwischen den Werten 350 und 480 tummeln.

Legenden und Beschriftungen

Besonderes Augenmerk ist auch auf das Thema Legenden und Beschriftungen zu legen. Beschriften Sie direkt an den entsprechenden Diagrammbestandteilen, das erhöht die Lesbarkeit direkt. Entscheiden Sie sich für ein dreidimensionales Portfolio, sind die Werte direkt an die Blasen zu schreiben, da hierfür keine Skala vorgesehen ist.

Portfolios sind aus dem strategischen Management nicht mehr fortzudenken. Jede Wertung, jeder Portfolio-Ansatz enthält Stärken und Schwächen. Doch unabhängig von der Art und Struktur jedes Portfolios ist die Visualisierung entscheidend für den nützlichen Einsatz dieses Analysetools. Die oben genannten allgemein gültigen Kriterien sind ein guter Rahmen für jede Portfolio-Darstellung.

 

 

Bullet Graphs: 5 Nachteile die Sie vermeiden können

Was sind Bullet Graphs und wo werden sie eingesetzt?

Kennzahlenübersichten in Dashboards werden durch Visualisierung leichter verständlich. Die Umsetzung ist jedoch schwierig, weil Standarddiagramme für diese Aufgabe ungeeignet sind. Bullet Graphs, eine Sonderform der Balkendiagramme, wurden von Stephen Few speziell für Dashboards entwickelt. Sie sind grundsätzlich sehr gut für diesen Zweck geeignet, besitzen aber in Ihrer bekannten Form (siehe Abb.1 und Abb.2) einige Nachteile, die wir in unseren Projekten durch eine abgewandelte, optimierte Form der Visualisierung gelöst haben.

Abb.1: Die Bestandteile eines Bullet Graphs, wie er regelmäßig in Dashboards eingesetzt wird

  • Bullet Graphs sind eine besondere Form von Balkendiagrammen.
  • Sie vergleichen eine dargestellte Kennzahl mit einem Zielwert.
  • Außerdem werden durch Hintergrundfarben zusätzliche qualitative Informationen zugeordnet.
  • Bullet Graphs werden häufig in Dashboards verwendet. Sie ersetzen platzsparend die Tachometer.
  • Bullet Graphs können horizontal oder vertikal ausgerichtet sein.

Abb.2: Dashboards mit Bullet Graphs, wie sie häufig empfohlen und eingesetzt werden

5 Nachteile dieser Bullet Graph Darstellung

  • Die Grafiken werden schnell unübersichtlich, weil viele Detailinformationen gezeigt werden, die nicht unbedingt nötig und teilweise gar nicht verfügbar sind, z. B. die qualitative Aussage „schlecht, mittel, gut“. Dieser Nachteil tritt vor allem auf, wenn viele Bullet Graphs auf einer Seite stehen (Liste von Kennzahlen).
  • Abweichungen vom Ziel sind nicht visualisiert und daher schwer erkennbar. Leicht ablesbar ist nur, ob der Ist-Balken den Zielwert überschreitet. Für die Betrachter wäre aber weiterhin wichtig, ob die Überschreitung gut oder schlecht ist und wie groß die Abweichung ist.
  • Farbige Hintergrundflächen lenken den Betrachter von der eigentlichen Hauptinformation ab, nämlich dem Ist-Balken und dem Zielwert. Die Farbflächen sehen immer gleich aus, egal ob das Ziel erreicht wurde oder nicht. Sie stören eher die Wahrnehmung als sie zu unterstützen.
  • Hintergrundflächen verringern den Kontrast zum Ist-Balken und Zielwert. Dadurch sind diese wesentlichen grafischen Elemente im Vordergrund schlechter zu erkennen.
  • Zielbereiche lassen sich schwer darstellen. In der Praxis gibt es nicht nur feste Zielwerte (Einzelwerte) für Schlüssel-Kennzahlen sondern oft auch Zielbereiche. Bei diesen Kennzahlen (KPI) gilt das Ziel als erreicht, solange der Ist-Wert zwischen Unter- und Obergrenze des Zielbereichs liegt.

So nutzen Sie die Idee der Bullet Graphs in Dashboards optimal

Für den Einsatz in Dashboards verwenden wir eine speziell optimierte Form von Bullet Graphs (Abb.3), welche die genannten Nachteile vermeidet und zusätzliche visuelle Features mitbringt.

Abb.3: Dashboard mit Bullet Graphs von chartisan empfohlen

  • Die vereinfachte Darstellung ohne unnötige Hintergrundflächen erlaubt einen schnellen Überblick.
  • Es werden Zielwerte (Einzelwerte) oder Zielwertbereiche (Unter-/Obergrenze) abgebildet.
  • Abweichungen werden farbig hervorgehoben: positiv (erwünscht) = grün, negativ (unerwünscht) = rot. Das Ausmaß der Abweichung ist visuell einfach erfassbar. Betrachter erkennen sofort, wo „viel“ rot oder grün aufleuchtet.
  • Die Wertebeschriftung ist platzsparend und übersichtlich in Tabellenspalten untergebracht.
  • Diese optimierte Grafikform nutzt die Stärken der ursprünglichen Bullet Graphs und ergänzt sie um eine visuelle Abweichungsanzeige. Der Detailgrad wurde so weit wie möglich reduziert, wodurch diese optimierten Bullet Graphs ideal für Listen von Kennzahlen geeignet sind.

Das gezeigte Beispiel haben wir übrigens mit einigen Tricks in Excel umgesetzt und automatisiert. Wie so oft war hier die Idee entscheidend, nicht das Tool. In diesem Sinne konnten wir Sie hoffentlich inspirieren. Sollten Sie weitere gute Ideen für Ihr Reporting suchen, kontaktieren Sie uns!

 

Beispiele für angewandtes Report Design

Viel wurde hier im Blog über die wichtigsten Regeln und Lösungsansätze für gutes Report Design geschrieben. Ergänzend werden in diesem Beitrag zwei klassische Umsetzungsbeispiele vorgestellt, die in ähnlicher Form sehr häufig in Berichten zu finden sind.

Tabellarischer Plan-Ist-Vergleich

Das erste Beispiel zeigt eine tabellarische Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Ergebnissen für alle Standorte eines Landes. Tabellen dieser Art finden sich in fast jedem Monatsbericht. Häufig sind sie aber mit vielen Spalten und langen Zahlen so überfrachtet, dass die Leser sie nur mit großer Mühe interpretieren können. In Abb. 1 wurde der Inhalt so gestaltet, dass die wichtigsten Inhalte sofort auffallen. Dafür sorgen die Visualisierungsspalten. Bereits nach wenigen Sekunden wird klar, dass es eine wesentliche negative Abweichung in Frankfurt gibt. Die Spalten mit den Basisdaten (VJ, PL, IST) und den daraus abgeleiteten Abweichungen sind ebenfalls schnell erfassbar. Das gelingt durch kurze Zahlen (hier in Mio.), kurze Spaltentitel sowie leichtes Design, ohne unnötige Linien oder Hintergrundfarben.

Diese Tabelle priorisiert ganz klar die absolute Abweichung vom Plan. Ausgewählte Zusatzinformationen werden dezent mit angezeigt, lenken aber nicht vom Wesentlichen ab.

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Abb. 1: Plan-Ist-Vergleich nach Standorten; EBIT in Mio. EUR

Konzernübersicht Umsatz-Ergebnis-Margen

Die Konzernübersicht (siehe Abb. 2) zeigt auf einer Seite die mittelfristige Entwicklung von Umsatz, EBIT und Margen in allen Ländern. Solche Übersichtsseiten eignen sich sehr gut für einen vorangestellten Zusammenfassungsteil in Berichten. Sie verdeutlichen schnell, welche wesentlichen positiven und negativen Entwicklungen vorliegen. Auf weiteren Seiten folgen dann die relevanten Details zu einzelnen Ländern, Projekten, Kostenarten usw. Ohne sinnvolle Überblicksseiten sind Manager gezwungen sich mit Details zu befassen, ohne das Gesamtbild zu kennen. Dabei wird zu viel Zeit mit unwesentlichen Dingen verbracht. Oft fehlt diese Zeit dann später, wenn der Berichtsempfänger endlich zu den wesentlichen, handlungsrelevanten Informationen vorgedrungen ist. Gute Übersichtsseiten zeigen das unverfälschte Gesamtbild. Sie helfen den Blick auf das Wesentliche zu richten sowie Zeit und Ressourcen richtig einzuteilen.

ReportingDesignT3 Abb4

Abb. 2: Konzern nach Ländern; Umsatz und EBIT in Mio. EUR, Marge in %

 

Häufig werden solche Übersichtsseiten in der Praxis nicht konsequent genug umgesetzt und verfehlen dadurch ihr Ziel. Viele kleine Diagramme zu erstellen, verursacht bei Berichtsersteller mehr Aufwand als ein großes Diagramm mit vielen Datenreihen. Die „Small Multiples“ sind aber für den Empfänger wesentlich besser zu verstehen. Der Mehraufwand ist also eine wertvolle Dienstleistung. Besondere Bedeutung hat der einheitliche Maßstab für alle Diagramme. Ohne ihn geht das Gesamtbild verloren. Die ganze Seite würde ihren Wert verlieren. Daher sollte der Maßstab auch dann durchgehalten werden, wenn kleine (unwesentliche) Werte kaum noch erkennbar sind. Das Gesamtbild hat hier oberste Priorität.

Die abgebildeten Kennzahlen sollen natürlich für die Empfänger interessant und entscheidungsrelevant sein. Die absolute Verteilung der Umsätze im Konzern ist dem Vorstand meist gut bekannt und daher in monatlichen Berichten nicht besonders interessant. In solchen Fällen können Übersichtsseiten z. B. Ergebnisse, Abweichungen, Margen oder andere Kennzahlen thematisieren. Dabei sind Prozentwerte (z. B. Umsatzwachstum in Prozent) hinsichtlich der Skalierung oft günstiger als Absolutwerte. Das wichtigste Ziel und Qualitätskriterium jeder einzelnen Seite ist ein hoher Informationswert für die Empfänger.

Verbesserungspotenzial hinsichtlich des Reporting-Designs gibt es praktisch in jedem Unternehmen. Erste Umsetzungsschritte sind erfahrungsgemäß mit wenig Aufwand und geringem Risiko machbar.

Davon profitieren alle Beteiligten. Durchdachtes Berichtsdesign in der gezeigten Form vermittelt nicht nur Fakten sondern auch das gute Gefühl, alle wichtigen Informationen verstanden zu haben.

Sketchnote: The way of reporting re-design

Sketchnote The Steps of Reporting Re-design

 

 

Undankbares Handwerk entspannt Berichtsempfänger

Die Visualisierung von Informationen ist, aus handwerklicher Sicht, anspruchsvolle Typografie. Aus einem einfachen Grund ist dieses Handwerk zuweilen recht undankbar: Das typografische Produkt selbst soll beim Wahrgenommen-Werden quasi auf den Inhalt hin durchsichtig sein, ohne dass seine Anwesenheit bewusst wird. Sobald die typografische Gestaltung einer Seite, eines Reports selbst Gegenstand der Aufmerksamkeit des Lesers wird, stimmt in der Regel irgendetwas nicht.

 

Typografie ist dann gut, wenn man von ihrem Vorhandensein keine Kenntnis nimmt. Das gilt zumindest für den Berichtsempfänger, der sich mit der Bedeutung des Inhalts befasst und nicht mit seiner Form.

 

Die Richtigkeit der Behauptung zeigt sich im Umkehrschluss: Wenn beim Erfassen des Inhalts die Gestaltung zum bewusst wahrgenommenen Gegenstand wird, ist eine Konzentration auf den Inhalt nicht möglich. Der Leser ermüdet schneller, die Konzentration ist nimmt rapide ab. Der Typograf spricht von nicht mehr von der Augenweide, sondern vom Augenpulver.

Zeilen- und Spaltenabstände beeinflussen die Wirkung von Berichten, meist eine Kombination aus Diagramm, Tabelle und Text, enorm. Gleichzeitig sind die Regeln relativ einfach in der täglichen Arbeit zu berücksichtigen.

Richtschnur Zeilenabstand

Beim Lesen hangelt sich das Auge an der Zeile entlang. Der richtige Zeilenabstand hilft ihm dabei. Der Zeilenabstand ist die Schriftgröße zuzüglich des Durchschusses einer Schrift. Er wird von der Mittellängen-Unterkante einer Zeile zur nächsten gemessen. Als Ideal für den Leser gilt für den Zeilenabstand die Formel Schriftgröße plus 20% der Schriftgröße (Durchschuss). In den üblichen Software-Programmen ist ein Durchschuss von 20% der Schriftgröße als Standard voreingestellt.

 

 

Spaltenabstände im Text

Der Spaltenabstand ist in der Regel keine voreingestellte Standardgröße. Er wird individuell vom Ersteller festgelegt. Hier kann man sich typografische Erfahrung zunutze machen.

Ist der Spaltenabstand zu eng gewählt, erhält man sehr schnell Augenpulver. Bei einem zu weit gewählten Abstand nimmt das Auge Spalten als nicht zusammen gehörig war. Ein guter Spaltenabstand lässt sich leicht erzeugen, entspricht er doch den Kleinbuchstaben (Minuskeln oder auch Gemeinen) „m“ und „i“ der jeweiligen Schriftgröße.

 

 

Dies gilt nicht allein für Textspalten, sondern lässt sich auch direkt auf Zahlenkolonnen anwenden.

 

 

Umgang mit Abständen in Tabellen

Der ideale Zeilen- und Spaltenabstand für einen als zusammen gehörig empfundenen Text ist jetzt bekannt und lässt sich in der Regel auch leicht in Tabellen umsetzen. Hier die sichtbaren Unterschiede anhand eines einfachen Excel-Beispiels:

 

 

Die Lesbarkeit in den beiden oberen Varianten ist eingeschränkt. Das Auge des Lesers wird relativ schnell ermüden. Die Konzentration auf den Inhalt benötigt größere Anstrengungen als im folgenden Beispiel, welches den oben genannten Regeln folgt.

 

 

Diese Tabelle ist nach den obigen Faustregeln gegliedert. Der Tabellenkopf enthält häufig die meisten Textzeichen. Es ist durchaus üblich diese bis zu 2 Punkt kleiner als die Schriftgröße des Korpus zu setzen. Zeilenabstände, die ein Vielfaches bzw. Halbes der Schriftgröße sind, eignen sich häufig besser zur Gliederung als Linien. Die einzelnen Zahlenkolonnen haben das gleiche Zeichenformat. Alle sind rechtsbündig ausgerichtet.

 

Sie sehen, Typografie ist häufig keine kreative Kunst, eher ein Handwerk. Es ist die gezielte Umsetzung von Erfahrungsregeln und die Anwendung spezialisierter Techniken.

 

Der ganze Aufwand, das ganze Wissen hat nur ein Ziel: Es ist am besten, wenn dem Betrachter die Tatsache, dass das Betrachtete Ergebnis eines Gestaltungsprozesses ist, gar nicht auffällt. Doch auch hier gilt, das Einfache ist häufig das Schwierigste. Sollten Sie mal nicht weiterkommen, wir helfen gern.

Reporting-Hürden praktisch gelöst

In vielen Reporting-Projekten treten ähnliche Grundsatzfragen auf: Welche Inhalte sollen als Tabelle, welche als Diagramm abgebildet werden? Welche Werte sind für die Empfänger am wichtigsten, welche dienen nur als Zusatzinformation? Wie lassen sich Platzprobleme in Seitenlayouts vermeiden? Solche Fragen lassen sich meist nach kurzer Diskussion pragmatisch beantworten.

Tabelle versus Diagramm

Managementberichte bestehen in der Regel aus Tabellen, Diagrammen und Texten. Tabellen und Diagramme haben die Aufgabe, Daten zu zeigen. Texte transportieren Kommentare, Erläuterungen oder andere verbale Botschaften, sollen aber hier nicht näher betrachtet werden.

Mit einem bewusst gestalteten Mix aus Tabellen und Diagrammen kann ein Bericht sowohl übersichtlich als auch vollständig sein, ohne die Empfänger zu überfordern. Der erste Abschnitt eines Monatsberichts kann z. B. überwiegend aus Grafiken bestehen. Er liefert auf wenigen Seiten die wichtigsten Informationen und ist sehr schnell erfassbar. Der hintere Teil des Berichts dokumentiert in tabellarischer Form alle relevanten Daten. Diese Details werden vom typischen Empfänger nur anlassbezogen und teilweise gelesen.

Das Zusammenspiel von Diagrammen und Tabellen wird durch eine einheitliche Notation – also wiederkehrende grafische Elemente – unterstützt (siehe Abb. 1).

(c) chartisan GmbH

Abb. 1: links: Diagramme geben Übersicht; rechts: Tabellen liefern Details

 

Tabellen liefern aufbereitete Geschäftsdaten in kompakter Form. Sie bilden die Basis vieler Berichte. Im Unterschied zu Diagrammen, werden Tabellen „gelesen“, nicht „gesehen“. D. h. der Betrachter erfasst einzelne Werte nacheinander – meist um Wertepaare miteinander zu vergleichen. Tabellen eignen sich gut zur vollständigen Dokumentation der berichteten Daten.

Das Tabellendesign wird hauptsächlich auf gute Lesbarkeit ausgerichtet. Empfehlenswerte sind: rechtsbündige Ausrichtung von Datenspalten, kurze Zahlen, leichte Optik mit wenigen Linien, hoher Kontrast sowie leicht lesbare Spaltenköpfe.

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Abb. 2: links: Zeitreihe mit horizontaler Achse; rechts: Strukturanalyse mit vertikaler Achse; einheitliche Notation: Euros als Balken, Prozente als Nadeln

 

Diagramme schaffen Überblick (siehe Abb. 1 und Abb. 2). Ihr Inhalt soll – im Gegensatz zu Tabellen – mit wenigen Blicken „gesehen“ werden. Bei dieser visuellen Erfassung hat das Gesamtbild oberste Priorität. Der Betrachter will Strukturen, Muster oder Trends erkennen.

Das Design von Diagrammen hängt immer von der angestrebten Aussage ab.

So wird z. B. die zeitliche Entwicklung des Umsatzes als Säulenreihe mit horizontaler Achse gezeigt (siehe Abb. 2, links). Für die prozentuale Plan-Ist-Abweichung je Standort kommt ein Nadeldiagramm mit vertikaler Achse zum Einsatz (siehe Abb. 2, rechts).

Unabhängig vom Diagrammtyp ist es wichtig, dass gleiche Inhalte stets gleich aussehen, z. B. Zeitreihen anders als Strukturanalysen, Euros anders als Prozente, Ist anders als Plan. Diese grafische Standardisierung hilft dem Betrachter beim Erfassen der Inhalte, da sie nicht gelesen werden muss, sondern sofort ins Auge springt – sogar unbewusst. Auf diese Weise wird die bewusste Wahrnehmung so wenig wie möglich von den Inhalten abgelenkt.

Abweichungsanalysen

Die Analyse von Abweichungen ist der Kern jedes Managementberichts. Je nach Unternehmen und Anwendungsfall werden Abweichungen zwischen unterschiedlichen Basiswerten berechnet: Ist-Plan, Ist-Vorjahr, Forecast-Plan usw. Erst durch sie können die Geschäftsdaten bewertet werden.

Trotz ihrer zentralen Bedeutung werden Abweichungen heute nur selten grafisch angezeigt und sind daher oft sehr schwer erkennbar. Die Ursache für diesen Widerspruch liegt in der Software. Excel und andere Programme bieten fast ausschließlich Diagrammtypen an, bei denen die Basiswerte visualisiert werden, also beispielsweise der Istwert und der Planwert. Die Abweichung ist im Bild nicht zu erkennen.

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Abb. 3: Abweichungsdarstellungen: l. u. absolut und l. o. prozentual; m. u. integriert und m. o. separiert; r. u. isoliert und r. o. kumuliert

 

Hier besteht sehr großes Potenzial zur Verbesserung. Abb. 3 zeigt die wichtigsten Grundformen der grafischen Abweichungsanzeige. In praktischen Anwendungen können diese Typen einzeln oder kombiniert eingesetzt werden. Die Abweichungen erscheinen oft direkt über oder neben dem Diagramm für die Basiswerte (siehe Abb. 1 und Abb. 2).

Die Basiswerte müssen aber nicht in jedem Fall gezeigt werden.

Besonders konsequent gestaltete Berichtsseiten verzichten sogar ganz auf die Basiswerte und zeigen ausschließlich steuerungsrelevante Abweichungen.

Farben wie rot und grün lassen die Richtung der jeweiligen Abweichung sofort ins Auge springen. Das funktioniert aber nur dann wie gewünscht, wenn die Wirkung der Farben nicht bereits durch andere bunte Diagrammelemente verschwendet wurde. Außerdem sollte bereits die Form der Grafik positive und negative Abweichungen unterscheiden, so dass die Empfänger nicht unbedingt auf die Farben angewiesen sind. Dadurch ist immer alles richtig lesbar, auch bei  schlechtem Beamer, schwachen Kopien oder Farbfehlsichtigkeit. Für Entscheider sind grafische Abweichungsanzeigen ideal geeignet, um Geschäftsdaten schnell und richtig zu verstehen.

Skalierung und Seitenlayout

Einheitliche Skalen sind sehr wichtig für die leserfreundliche Abbildung von Geschäftsdaten. Ohne sie verwirren grafische Darstellungen oft mehr als sie nützen. Gleich große Werte müssen auch gleich groß angezeigt werden. Unterschiedliche Werte müssen maßstäblich richtig gezeichnet werden.

Zwei Skalierungsfehler treten bei Diagrammen regelmäßig auf. Einerseits werden Achsen oder Balken abgeschnitten und andererseits ist die Achsenlänge bei jedem Diagramm unterschiedlich. Manchmal werden die Achsen aber auch absichtlich falsch eingestellt, damit Wertunterschiede in einzelnen Diagrammen größer zu sehen sind.

Diese Überlegung greift aber zu kurz, da auf diese Weise die wertvolle Überblicksfunktion der Grafiken geopfert wird. Uneinheitliche Grafiken können sogar einen negativen Effekt haben, indem sie die Betrachter verwirren oder täuschen. Richtige, verständliche Visualisierung braucht unbedingt einheitliche Skalen für alle Diagramme die vergleichbare Werte anzeigen, z. B. für alle Werte in Mio. Euro.

Die richtige Skalierung gehört erfahrungsgemäß zu den anspruchsvolleren Umsetzungsschritten. Einige Berichtsersteller geben aber viel zu voreilig ihre Verbesserungsideen auf. Mit zwei einfachen Designtricks lassen sich sehr gute Ergebnisse erzielen.

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Abb. 4: Skalierung richtig lösen: links: asymmetrisches Seitenlayout – größter Wert bekommt maximalen Raum; rechts: Skalierungsindikator zeigt unterschiedliche Skalen

 

Die beste Lösung ist ein einheitlicher Maßstab. Dadurch sind alle Grafiken direkt visuell vergleichbar. Der Maßstab gilt idealerweise im gesamten Bericht, mindestens aber pro Berichtsseite, d. h. für alle Diagramme die gleichzeitig betrachtet werden sollen.

Wird diese elementare Designregel verletzt, so verliert die gesamte Seite ihren Hauptnutzen – den Überblick.

Oft ist es notwendig, das Layout geschickt aufzuteilen, so dass der Raum auf der Seite für große und kleine Werte optimal genutzt wird (siehe Abb. 4, links).

Sollte diese bevorzugte Lösung nicht in Frage kommen, gibt es eine gute Alternative. Sogenannte Skalierungsindikatoren können deutlich auf Skalenunterschiede hinweisen (siehe Abb. 4, rechts). Rahmen oder abgewandeltes Balkendesign funktionieren ebenfalls sehr gut als visuelle Hinweise. Im Interesse der Leser sollten jedoch so wenig unterschiedliche Maßstäbe wie möglich gezeigt werden, z. B. zwei oder maximal drei. Diese Lösung entspricht dem Konzept der Innenstadtkarte bei Stadtplänen. Auch sie hat einen anderen Maßstab als die Hauptkarte, ist aber optisch so klar abgegrenzt, dass keine Verwirrung entsteht.

Skalierungsprobleme lassen sich mit den gezeigten Designmethoden fast immer zufriedenstellend lösen. Die Umsetzung erfordert eine gewisse Konsequenz, verspricht aber auch eine deutliche Qualitätsverbesserung.

 

Der Dashboard-Creator macht den Unterschied

Unternehmenszahlen in Diagrammen und Dashboards darzustellen, ist für viele täglich wiederkehrende Arbeit. Durch meine Tätigkeit sehe ich sehr häufig Visualisierungen und erlebe Präsentationen, die mit viel Mühe und Zeit erstellt und gezeigt wurden. Am Ende sind es eine Handvoll Tipps, die bei Beachtung den wesentlichen Qualitätsunterschied zwischen einer riskanten und einer sehr guten Visualisierung, Präsentation ausmachen. Mit einem Augenzwinkern habe ich diese für Sie zusammen gefasst – Sie brauchen sich nur noch zwischen Risiko und Chance entscheiden, denn den Unterschied macht der (oft unterschätzte) Dashboard-Creator…

 

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