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Dashboards erstellen ist eine herausfordernde, immer wieder spannende Aufgabe im Reporting. Ich hoffe die folgenden Tipps, welche nicht nur für Controlling Dashboards gelten, unterstützen Sie bei den ersten Schritten.

Die Aufgabe von Dashboard ist es, schnell einen Überblick zu geben. Sie sind eine strukturierte Oberfläche, unter der sich große Datenmengen verbergen. Gut gemachte Dashboards lassen sich leicht navigieren und liefern effizient Informationen verschiedener Detailebenen. Für eine hohe Benutzerfreundlichkeit ist es notwendig, in der Konzeptions- und Aufbauphase von Dashboards bestimmte Regeln zu beachten.

 

1. Definieren Sie die Zielgruppe des Dashboards.

Dashboards sind strukturierte Informationsquellen. Doch nicht jede Information ist für jeden von uns gleich wichtig, gleich notwendig. Es gilt das passende Dashboard für den jeweiligen Nutzer zu konzipieren.

Fokussieren Sie sich in der Konzeptionsphase auf das Informationsbedürfnis der späteren Benutzer.

Finden Sie heraus, welche Ziele die Nutzer haben und welche Art von Fragen sie mit dem Dashboard beantworten wollen. Fragen Sie, in welchem Kontext das Dashboard verwendet wird und was die Erwartungshaltungen an diese Informationsquelle sind.

Mit diesen konkreten Antworten können Sie beginnen, das Dashboard zu entwerfen. Effizient empfundene Dashboards zielen auf einen Nutzertypus ab und zeigen nur Daten, die für diesen Anwendungsfall relevant sind.

Die Konzeption von Dashboards ist aufwändig. Und in der Praxis folgt daraus oft die Forderung, dass Dashboard muss mehreren Zielgruppen dienen. Verzichten Sie trotzdem auf eine Mischung der Zielgruppen relevanten Daten in einem Dashboard. Konzentrieren Sie sich auf die Schnittmenge interessanter Informationen. Sollte das Informationsbedürfnis dadurch nicht abgedeckt sein, erstellen Sie zwei Dashboards oder liefern die Informationen in anderer Form.

 

2. Wählen Sie die richtige Art von Dashboard.

Dashboards kann man aufgrund ihrer Typologie in drei Arten unterscheiden.

Operative Dashboards zeigen Daten, welche die laufende Steuerung eines Unternehmens erleichtern. Für ein Online Business sind das z.B. Serververfügbarkeit, Sitzungs- und Nutzerverhalten; in einer Vertriebsorganisation Telefonate und Kundentermine. Operative Dashboards fordern am ehesten Echtzeit- oder „beinahe“ Echtzeitdaten.

Strategische Dashboards liefern Führungsteams einen Überblick taktisch relevanter Kennzahlen. Man erhält einen Eindruck der Gesamtsituation und Informationen für zukünftige strategische Entscheidungen. Daten sind hier z.B. periodischer Umsatz, Personalbestand nach Standorten etc.

Analytische Dashboards zeigen operative oder strategische Daten. Sie fokussieren sich auf ein klar umrissenes Thema und zeigen über Drilldown-Funktionen mehrere Detailebenen und Perspektiven.

Operative und strategische Daten haben unterschiedliche Empfänger.

Daher empfiehlt es sich nicht, diese beiden Datenarten auf einer Dashboard-Oberfläche vermitteln zu wollen. Vorzugsweise verzichten Sie auf eine kombinierte Darstellung.

 

So gelingen effiziente Dashboards I Blogbeitrag auf chartisan.com

 

 

3. Legen Sie fest, wie oft das Dashboard aktualisiert wird.

Während der Konzeption bestimmen Sie das Zeitintervall der Aktualisierung. In welchem realistischen Intervall werden Entscheidungen getroffen? Wie groß ist das Entscheidungsintervall: Echtzeitdaten, halbstündlich, täglich, monatlich, jährlich? Und wie viel Zeit steht dem Entscheider zum Erfassen der Information zur Verfügung?

Dieses Wissen bestimmt den zukünftigen Aufwand und wird in die Gestaltung des Dashboards einbezogen. Ein operatives Dashboard muss sehr viel häufiger aktualisiert werden als ein strategisches Dashboard. Dafür muss es in der Regel aber auch sehr viel schneller erfasst werden, was für weniger komplexe Darstellungen spricht. Strategische Dashboards können in der Regel komplexer und anspruchsvoller sein. Was allerdings kein Freibrief für unverständliche Visualisierungen und lange Erklärungen sein soll.

 

4. Gruppieren Sie Daten logisch und legen Sie ein sinnvolles Layout fest.

Der Raum oben links ist der wichtigste Teil des Dashboards. Daher sollte hier die Kernbotschaft stehen. Warum? Die meisten westlichen Sprachen werden von links nach rechts und von oben nach unten gelesen. Das Auge des Lesers beginnt also intuitiv links oben mit der Betrachtung.

Die logische Gruppierung von Daten erfolgt entweder nach ihrer Art oder nach dem Funktionsbereich.

Es ist ein guter Rat, die Daten zu gruppieren, die zusammengehören und „eine Geschichte erzählen“.

Der Nutzer möchte sich ein Bild machen, ein Gefühl für die Situation bekommen.

Setzen Sie die unterschiedlichen Dashboard-Module (Grafiken, Tabellen, Einzelkennzahlen, Informationstexte) gezielt ein und helfen Sie den Nutzern bei der Priorisierung, Interpretation und Analyse der gezeigten Daten. Es ist eine anspruchsvolle Aufgabe das geeignete Layout zu finden. Mehrere Entwurfszyklen sind durchaus notwendig und sollten auch bewusst genutzt werden.

 

5. Integrieren Sie nur Zielgruppen relevante Daten.

Die Art und der Umfang zu integrierender Daten ergibt sich aus der tatsächlichen Relevanz für die zukünftigen Nutzer. Dies variiert von Dashboard zu Dashboard stark, so dass es keine allgemeingültige Faustregel gibt.

Der Informationsbedarf der Zielgruppe ist das Kriterium, nach dem Sie sich richten sollten.

Es kommt eher selten vor, dass zu wenige Daten integriert werden. Viel öfter passiert es, dass ein Dashboard einem Wimmelbild gleicht. Es ist mit Daten überhäuft, weil man sie zur Verfügung hat, und verliert dabei seine Funktion als strukturiertes Steuerungsinstrument. Zu viele Daten führen regelmäßig nicht zu mehr Information, sondern zu einem erhöhten Erklärungsbedarf oder werden ignoriert.

 

6. Verwenden Sie Visualisierungen, Sprache und Symbole, die den Nutzern vertraut sind. Nutzen Sie Farbe gezielt und punktuell.

In der Regel werden Dashboards im Rahmen eines schon bestehenden Controllings entwickelt. Greifen Sie daher auf die vertraute Sprache, Abkürzungen und Symbole der Reportempfänger zurück. Das gibt dem Nutzer Vertrauen und Sicherheit im Zusammenhang mit den interaktiven Neuerungen eines vielschichtigen Dashboards. Setzen Sie Farbe gezielt ein, um dem Nutzer die Analyse und Interpretation der gezeigten Daten zu erleichtern.

Wichtig ist, für alle Gestaltungsmodule, dass sie konsistent verwendet werden.

Es geht nicht um eine Aufsehen erregende, abwechslungsreiche Gestaltung der Dashboards. Die Geschichte erzählen die Daten. Die Gestaltung ist das Transportmittel, das den Nutzer schnell und ohne Umwege zur Information führt.

Ein praxiserprobtes Konzept für die Konzeption und Gestaltung von Reports und interaktiven Dashboards für Unternehmen ist der IBCS® (International Business Communication Standard https://www.ibcs.com/de/). Wir setzen dieses Konzept seit vielen Jahren sehr erfolgreich für unterschiedliche Dashboards in Konzernen, KMU und öffentlichen Verwaltungen ein.

 

 

7. Ermöglichen Sie eine schnelle Übersicht, eine leichte Navigation und Drilldown-Funktionen.

Im Reporting werden oft mehrere Gruppen von Dashboards gezeigt. Eine Gruppe entspricht einem Übersichtsboard und den darunter liegenden detaillierten Ansichten. Für den schnellen Informationsgewinn ist es wichtig, dass der Leser innerhalb einer Gruppe aber auch zwischen den verschiedenen Dashboard-Gruppen leicht navigieren kann. Kennzeichnen Sie Hierarchien in Dashboards z.B. durch einen Breadcrumb-Pfad.

Navigationselemente sind für die Nutzer wichtige Wegweiser. Daher sollten die Steuerungsfunktionen intuitiv zu erfassen sein. Die Darstellung und Anwendung wird einfach, wenn sie dem Leser vertraut sind. Und noch ein Tipp: Es wird tatsächlich desöfteren vergessen, dass die Navigation in beide Richtungen flüssig funktionieren sollte.

 

8. Testen Sie alle Dimensionen und Darstellungen.

Es gibt zwei Arten von Dashboard-Tests. Auf keine von beiden sollten Sie verzichten. Testen Sie die Dimensionen und Darstellungen auf Funktionalität. Wie werden ggf. Ausreißer dargestellt? Ist die Skalierung einheitlich? Sind die Visualisierungen, verwendeten Symbole einheitlich?

Nach dem erfolgreichen Funktionstest ist die zukünftige Nutzergruppe gefragt. Testen Sie, ob das Dashboard seinen Zweck erfüllt? Fragen Sie, ob die Erwartungen erfüllt werden? Und dann korrigieren und testen Sie weiter bis das Dashboard Erfolg hat. Hinweis: Ein eingeführter Darstellungsstandard wie z.B. IBCS® kann helfen diese Testläufe kurz zu halten, da Sie sich auf praxiserprobte Regeln verlassen können.

 

9. Bieten Sie bei Bedarf Hilfe und Anleitung an.

Das Konzeptionsziel ist ein selbsterklärendes Dashboard. Doch manche Dashboards werden selten genutzt oder es wird ein neuer Visualisierungsstandard eingeführt. Dann kann es hilfreich sein, kontextbezogene Hilfe anzubieten.

Hier spielen die technischen Möglichkeiten dem Ersteller in die Hände. Sie müssen das Layout des Dashboards nicht mit Erklärungen und Texten überlasten. Nutzen Sie die Möglichkeiten von Hilfesymbolen, Verlinkungen, Mouse-Over-Bewegungen und Kontextmenüs. Allerdings auch hier gilt: Ein, zwei Arten von Hilfestellung bieten und wirklich nur dort, wo sich das Gros der Nutzergruppen Unterstützung wünscht.

 

Das Wichtige auf einen Blick

  • Definieren Sie die Zielgruppe des Dashboards.
  • Wählen Sie die richtige Art von Dashboard.
  • Legen Sie fest, wie oft das Dashboard aktualisiert wird.
  • Gruppieren Sie Daten logisch und legen Sie ein sinnvolles Layout fest.
  • Integrieren Sie nur Zielgruppen relevante Daten.
  • Verwenden Sie Visualisierungen, Sprache und Symbole, die den Nutzern vertraut sind. Nutzen Sie Farbe gezielt und punktuell.
  • Ermöglichen Sie eine schnelle Übersicht, eine leichte Navigation und Drilldown-Funktionen.
  • Testen Sie alle Dimensionen und Darstellungen.
  • Bieten Sie bei Bedarf Hilfe und Anleitung an.

 

Ich wünsche Ihnen Freude und Erfolg beim Konzipieren und Entwickeln neuer, aussagekräftiger Controlling Dashboards!

 

Happy Reporting,
Ihre Silja Wolff

 

 

Controlling analysiert, plant und informiert Entscheider in Unternehmen. Das erfordert eine verlässliche Datenbasis, aber auch Flexibilität bei der Gestaltung von Berichten, Präsentationen und Dashboards. Diese Anforderungen lassen sich oft nicht in einem Softwaresystem vereinen. Die Diskussion über die Berechtigung lokaler Reporting-Lösungen, welche zentrale Standardsysteme gezielt ergänzen, ist sehr aktuell. Der Beitrag berichtet aus der Praxis und vermittelt die Vor- und Nachteile lokaler Lösungen.

Zentrale versus lokale Reports

Als ich `lokale Reportlösungen´ in meinen Rechner schrieb, konnte ich die Aufforderung „think big or go home“ schon sinnbildlich hören. Schnell betrachtet, sieht es so aus, als fokussiere sich die Controlling Branche auf Big Data und die eine große BI-Lösung. Doch wie sieht es im Controlling wirklich aus? Welche Erfahrungen machen wir in unseren Projekten?

Die Utopie des einen Systems, in welches alle Daten fließen und aus dem sich auf schnellem Weg verschiedenste Reports zur Steuerung des gesamten Unternehmens generieren lassen, ist Antrieb für viele positive, wichtige Entwicklungen. Doch der Ressourcenaufwand hinter dieser Idee ist enorm. Praktikabel wird diese Art des Berichtswesens durch eine hohe Standardisierung und Kontinuität. Die Datensammlung und -speicherung profitiert von den Rahmenbedingungen.

Doch die Berichte und Präsentationen, die zentrale Systeme liefern, werden durch diese Bedingungen eingeschränkt. Sie sind wenig variabel und können nur begrenzt bei der Beantwortung nicht-standardisierter Fragestellungen helfen.

Automatisierte, lokale Reporting-Tools können diese Kommunikationshürden überwinden.

Sie sind daher eine flexible und kostengünstige Alternative. Aus unseren Projekten wissen wir, ein Mix aus zentralen und lokalen Berichtslösungen ist die bewährte Praxis.

Die lokale Lösung ist gar nicht so lokal

Es ist an dieser Stelle wichtig, die Controlling-IT aufzuteilen. Die Themen Datensammlung und -speicherung sind von der Kommunikation der Ergebnisse, der Reporterstellung zu trennen. Daten in Insellösungen zu erfassen, ist aus vielen Gründen zu hinterfragen. Jeder BI-Anbieter kann diese umfassend benennen. Für die Erstellung von Reports und Präsentationen lösen automatisierte Reporting-Tools auf lokaler Ebene jedoch eine Menge Probleme.

Genau genommen sind lokale Berichtswerkzeuge Hybriden. Die Daten, auf welche sie zugreifen, kommen in der Regel aus zentralen Systemen. Doch die Berichtserstellung erfolgt in Frontend-Tools, die individuell konzipiert wurden und lokal verwaltet werden. Die Verteilung der Reports kann ebenfalls automatisiert werden und unterliegt keinen besonderen Einschränkungen.

Der richtige Zeitpunkt für individuelle Reporting-Tools

Individuelle Berichts-Tools nützen, wenn das Management häufig wechselnde Berichtsvarianten benötigt. Sie sind sinnvoll, wenn strukturierte Daten aus dem DataWarehouse mit unstrukturierten, individuellen Kommentaren und Erläuterungen ergänzt werden sollen.

Im strategischen Controlling sind variable Berichts- und Präsentationswerkzeuge auf jeden Fall sinnvoll. Doch auch im operativen Controlling häufen sich Fragenstellungen, die von zentralen Berichten nur teilweise beantwortet werden können.

Sind lokale Reporting-Lösungen sinnvoll? Blogbeitrag auf chartisan.com

Anforderungen und Ressourcenbedarf

Einen Haken hat die Sache. Lokal erzeugte Reports sind in der Regel nicht mal eben schnell gemacht, frei nach dem Motto: „Die Daten haben Sie ja eh da.“ Der effizienten Erstellung lokaler Reporting-Tools geht in der Regel eine sehr lange Lernphase voraus.

In der Konzeption und Planung sind weniger Abstimmungen und Kompromisse zwischen Berichtsersteller und Berichtsempfänger notwendig. Das ist positiv. Doch die technische und gestalterische Umsetzung erfordert viel Know-how. Es sind Fachkenntnisse notwendig, die mit Controlling im betriebswirtschaftlichen Sinn nur noch wenig gemein haben.

Kenntnisse in der Datenanbindung, Automatisierung und Programmierung sind wesentlich. Soll die visuelle Darstellung und Präsentation effizient sein und hohen Qualitätsansprüchen genügen, ist mehr als durchschnittliches Anwenderwissen notwendig.

Eine Idee, wenn eigene Ressourcen fehlen

Doch auch ohne eigenen Ressourcenpool lassen sich die Vorteile lokaler Reporting-Tools leicht nutzen. Die Entwicklung solcher Werkzeuge ist eine individuelle Dienstleistung, für die es unterschiedliche Lösungsanbieter am Markt gibt. In der Regel sind das keine Softwareanbieter, sondern erfahrene Dienstleister mit speziellem Controlling-Know-how und einschlägigen Erfahrungen im Bereich Reporting.

Gute Dienstleister liefern Ihnen einen sehr hohen Qualitätsstandard, der ihren individuellen konzeptionellen und technischen Anforderungen entspricht.

Dabei arbeiten Sie in überschaubaren Projektzeiträumen direkt mit den Fachabteilungen und liefern sofort einsatzbereite Lösungen.

chartisan ist einer dieser Lösungsanbieter. Unser Fokus ist das Management Information Design mit IBCS® und die technische Umsetzung mit den Möglichkeiten von Microsoft Office (Excel, PowerPivot, Power Query, PowerPoint) und Power BI.

 

Vor- und Nachteile lokaler Reporting-Tools auf einen Blick

Sie haben wenig Zeit? Deshalb an dieser Stelle eine übersichtliche Plus-Minus-Liste:

+ Lokale Reporting-Tools erlauben variable Berichte und Präsentationen.

+ Sie können strukturierte und unstrukturierte Daten effizient darstellen.

+ Lokale Berichtswerkzeuge sind innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit.

+ Durch ihre hohe Automatisierung unterstützen sie den operativen Controlling-Alltag.

+ Sie können passende Lösungen, als gezielte Ergänzung der Standardsysteme, extern kaufen.

 

– Durch die interne Entwicklung binden Sie wichtige Ressourcen, zeitlich und finanziell.

– Beim Einsatz externer Dienstleister kaufen Sie fremde Kompetenzen.

– Externe Dienstleistung kostet auch Geld.

 

Sind noch Fragen offen? Brauchen Sie noch einen Hinweis? Gern können Sie hier einen Kommentar hinterlassen oder sich vertraulich mit einer E-Mail melden.

Happy Reporting,
Ihre Silja Wolff

 

Datenvisualisierung im allgemeinen bedeutet, abstrakte Daten und Zusammenhänge in eine visuell erfassbare Form zu bringen. Soweit so gut, doch welche Darstellungsformen gibt es außer den mir bekannten noch, wann wende ich diese an und wann sind andere Formen sinnvoller. All jenen, die sich diese Fragen auch immer mal wieder stellen, möchte ich das Projekt von Severino Ribecca vorstellen:

www.datavizcatalogue.com

 

Dieser Online-Katalog ist eine Bibliothek verschiedener Informationsvisualisierungstypen. Anfänglich diente das Projekt Ribecca zur Erweiterung des eigenen Wissens über Datenvisualisierung und als Werkzeug für die eigene Arbeit.

Er schreibt selbst über das Projekt: „However, I felt it would also be beneficial to both designers and also anyone in a field that requires the use of data visualisation. Although there have been a few attempts in the past to catalogue some of the established data visualisation methods, there is no website that is really comprehensive, detailed or helps you decide the right method for your needs.“

Und glücklicherweise versteckt Severino Ribecca das Wissen nicht, gleich auf der Startseite ist man mittendrin:

 

http://www.datavizcatalogue.com/

 

Neben dem ersten Überblick ist die Möglichkeit „Search by Function“ für Praktiker besonders reizvoll. Auch hier setzt der Initiator wieder auf eine schnell zu erfassende Bildsprache:

http://www.datavizcatalogue.com/search.html

 

Sobald Sie auf einen Icon klicken, erhalten Sie ein gut recherchiertes und aufbereitetes Wissen über den gewählten Visualisierungstyp. Jedes Darstellungsform wird mit ihrer Funktionsweise und Anwendungsmöglichkeiten dargestellt und mit Dummy-Daten visualisiert. Am unteren Ende der Beschreibung findet der Leser auch noch Hinweise auf ähnliche Darstellungsformen:

 

http://www.datavizcatalogue.com/methods/network_diagram.html

 

Es sind also maximal drei gut strukturierte Klicks bis zum Wissen um einzelne Visualisierungsformen. Ich finde dieses Projekt optisch und inhaltlich sehr gelungen, um einen Überblick zu erlangen. Vielleicht verhilft Ihnen dieser Tipp zu der einen oder anderen Inspiration für Ihre Informationsvisualisierungen?

Auf jeden Fall wünsche ich Ihnen Happy Reporting 🙂

Ihre Silja Wolff

 

 

2016-Zitate Tun

Liebe Blogleser,

unsere Beiträge haben sich in den vergangenen Wochen rar gemacht. Es fehlten uns nicht die Themen und die Lust am Bloggen. Vielmehr haben unsere Tage nicht mehr Stunden bekommen und wir haben uns im Sinne dieses Zitat und unserer Kunden und Projekte entschieden, dass am Ende „mehr getan als gesagt“ sein muss.
Nichtsdestotrotz werden wir demnächst wieder in gewohnter regelmäßiger Manier neue Themen bloggen und freuen uns weiterhin über Ihr wohlwollendes Mitlesen.

Herzlichst, Ihre Silja Wolff

 

Vereinheitlichen, Gleiches muss gleich aussehen – diese Aufforderung ist ein wesentlicher Schlüssel effizienter visueller Information.

In umfangreichen Berichten kann dies leicht zu seitenlanger Monotonie werden. Stellen Sie sich z.B. die Umsatzentwicklung der Gesellschaft, der einzelnen Länder und auf Filialebene vor. Im Sinne der schnellen Lesbarkeit werden Sie hoffentlich nicht den Diagrammtyp ändern oder ihr Farbkonzept über den Haufen werfen.

Wir präferieren in diesen Fällen den Einsatz von Piktogrammen. Piktogramme dienen der Orientierung und Navigation, somit auch der schnelleren Lesbarkeit. Im Gegensatz zu Signets und Markenzeichen, welche als Unterstützung einer Corporate Identity fungieren.

Piktogramme haben weitere Vorteile:

  • Sie sind auf den ersten Blick erkennbar, das gilt auch bei internationaler Verwendung.
  • Sie haben eine klare Systematik, wenn mehrere Symbole verwendet werden.
  • Sie sind für kleine Darstellungsgrößen geeignet.
  • Sie müssen nicht sprachlich gedoppelt werden.

Doch was macht ein gutes Piktogramm aus?

Ein Piktogramm ist ein Bildsymbol. Es löst beim Betrachter eine Assoziation zu einem bestimmten Begriff aus. Die Gestaltung sollte eindeutig und einfach sein. Es geht also darum, eine stark stilisierte Darstellung zu finden, die sich leicht (mit dem richtigen Begriff) assoziieren lässt.

Achten Sie außerdem darauf möglichst einfarbig in ihrer Darstellung zu bleiben. So schließen Sie von vornherein Kompatibilitätsprobleme in unterschiedlichen Ausgabemedien aus.

Piktogramme im Reporting – woher nehmen?

Präzision und Auslassung ist der Schlüssel bei der Erstellung von Piktogrammen. Nicht selten entscheidet aber der Kontext, ob sie funktionieren. Die Anforderungen an das bildliche Leitsystem eines internationalen Flughafendrehkreuzes sind selbstredend anspruchsvoller als jene an unterstützende Navigationshilfen in einem Unternehmensbericht. Das ist die gute Nachricht.

Doch auch im kleinen Fall gilt, je treffsicherer die Symbole sind, desto leichter lesbar und verständlich sind sie für den Empfänger. Wenn Sie sich für den Einsatz von Piktogrammen entscheiden, ist es eine gute Idee einmal eine passgenaue Piktogramm-Familie bzw. ein Set zu erstellen. Einfache Grundformen und simple Ideen reichen fast immer aus, um die Navigation zu gewährleisten.

Ein einfaches Beispiel: Ihre Firma produziert Autos, Motorräder und Teile für Boote. Sie verwenden also ein Auto, Motorrad und Boot als Piktogramm. Im Kontext des Reportings wird wohl niemand auf die Idee kommen nach einem Wasserwanderrastplatz (Bootspiktogramm) zu fragen. Oder, hmm… 😉

Neben eigenen Entwürfen können Sie selbstverständlich auch Piktogramm-Sets für wenig Geld kaufen und einsetzen. In unseren Reporting-Projekten erstellen wir die Piktogramme für unsere Kunden selbst, da wir so am ehesten präzise und treffsichere Darstellungen erhalten.

Wie so häufig in der Gestaltung, alles hat althergebrachte Wurzeln. Wer mehr über Piktogramme und deren moderne Wurzeln erfahren möchte, findet unter diesen Links weitere Informationen:

Otto Neurath und die Wiener Methode der Bildstatistik, später zu Isotype (International System of Typographic Picture Education) weiterentwickelt – https://de.wikipedia.org/wiki/Otto_Neurath

Arbeiten von Gerd Arntz, einem Mitstreiter Neuraths  – www.gerdarntz.org/isotype

Happy Reporting, Ihre Silja Wolff

Ein innerer Dialog in mehreren Teilen, der begann als ein potentieller Kunde anrief und sein Anliegen so formulierte: „Wir wünschen uns einen Workshop über den Einsatz verschiedener Design Thinking Ansätze bei der Präsentation von Unternehmensdaten.“

A: Ist das nicht Elefanten auf Mücken werfen? Design Thinking und Datenvisualisierung, stimmt die Relation?

B: Kommt drauf an, z.B. wie man Design Thinking definiert und aus welcher Perspektive man Datenvisualisierung betrachtet. Nimmt man Design Thinking als einen Innovationsprozess, der den Kunden und seine Bedürfnisse in den Fokus rückt und die visualisierten Reports als Produkt bzw. Dienstleistung für einen (internen) Kunden sieht, gibt es zumindest schon mal eine Schnittfläche.

A: Ist für einen erfolgreichen Einsatz der Methode nicht mehr nötig als nur das Durchlaufen der Schritte?

B: Ja. Konsequent gedacht, hinterfragt man die vorhandene Kultur. Grundsätzlich braucht es die Bereitschaft zum Neudenken und eine nur grob planbare Verfügbarkeit verschiedenster Ressourcen. Neben dem täglichen operativen Geschäft wird es nicht gut gehen.

A: Vielleicht doch Konzentration auf das Nötige und nicht der große, „gerade vom Zeitgeist gebeutelte“ Design Thinking Ansatz für ein paar Seiten Bericht?

B: Zumindest in der Theorie lässt sich der Prozess kurz formulieren: Design Thinking ist ein offen und interdisziplinär gestalteter Iterationsprozess, der sich in fünf grobe Schritte gliedern lässt:

  1. tief in das Thema eintauchen, beobachten wie sich Nutzer verhalten, in die Rolle des Kunden schlüpfen und spüren, wie es einem mit der Dienstleistung, dem Produkt ergeht
  2. es wurde in Schritt 1 so viel Wissen gesammelt (auch zwischen den Zeilen), dass es möglich ist, das Problem konkret zu benennen und sich darauf zu fokussieren
  3. jetzt mit Kreativität zur Lösungsfindung durchstarten – alles darf gedacht werden, was hilft die Hürde zu nehmen
  4. mit einfachen Mitteln einen Prototypen erstellen
  5. diesen Prototypen am Kunden testen, Feedback einholen und bei Änderungswünschen genau hinhören… nein – nicht verkaufen, den je nach Lernergebnis können, dürfen, müssen Schritte wiederholt werden.

A: Die Prozess-Sicht verengt aber die Perspektive auf das, was möglich wäre.

B: Das ist richtig. Doch die Eingangsbitte dreht sich ja um den Einsatz von Design Thinking bei der Präsentation von Unternehmensdaten.

A: Die Bitte führt dazu, dass es nicht um das „Wie“ der Präsentation geht sondern um das „Was“, um den Inhalt. Zur Inhaltsbestimmung von Reports, zur Beantwortung von Fragen nach Entwicklungen, die vielleicht übersehen wurden oder der Qualität von Beobachtungsrastern, der Kundenperspektive in vorhandenen Kennzahlensystemen lässt sich die Methode gut nutzen.

B: Doch ehrlich, wie viele Controller und Entscheider kenne ich in der Praxis, die noch freie Kapazitäten für solch aufwändigen Prozess haben?

A: Also bleibt alles wie immer? Das kann es ja auch nicht sein…

B: In der Praxis läuft es doch so, wenn sich Organisationen für Design Thinking in umfassender Form zur Entwicklung, Verbesserung von Dienstleistungen und Produkten für externe Kunden entscheiden, dann ändert sich fast zwangsläufig auch das Reporting. Und in kleiner, fein abgestimmter Form wird die Methode genutzt für das Design oder Re-Design von Berichten, als praktikabler Weg zwischen Möglichem und Nötigem…





Interessierte können hier weiterlesen und mehr erfahren:

Informativer Blog zum Thema Design Thinking, der viele Einblicke und wissenswerte Erfahrungen vermittelt: http://www.designthinkingblog.com/

Alle, die sich zum Thema austauschen möchten, sind hier richtig: http://www.designthinkingnetwork.com/

Pressemitteilung – Markus Wolff, Geschäftsführer der chartisan GmbH, übernimmt Tätigkeit als Gastdozent an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Als Experte für Informationsvisualisierung vermittelt er, neben theoretischen Konzepten, praktisches Wissens aus dem Reporting-Alltag.

Für die Datenaufbereitung und Analyse stehen beständig mehr Softwaretools in den Unternehmen zur Verfügung. Gute Ergebnisse liefern diese Tools allerdings nur, wenn sie von kompetenten Mitarbeitern genutzt werden. Diese schnelle technische Entwicklung geht einher mit gestiegenen Ansprüchen und Erwartungen an den Erkenntnisgewinn im Controlling bzw. Reporting. Hohe Anforderungen an technische und analytische Fähigkeiten sind wichtig. Die Visualisierung von Informationen als Bestandteil des Reportings wird leider noch oft vernachlässigt. Die besten Analysen können ihre Wirkung nicht entfalten, wenn im letzten Schritt – bei der Präsentation – Unklarheiten entstehen oder Entscheidendes unsichtbar bleibt.

Für die Visualisierung von Geschäftszahlen haben Experten wie Stephen Few, Edward Tufte, Prof. Rolf Hichert und andere hervorragende Methoden entwickelt. Vor allem im deutschsprachigen und europäischen Raum sind die Prinzipien von Hichert Success führend. Die Umsetzung dieser Prinzipien ist in der Praxis alles andere als trivial. Einige Hochschulen in Deutschland reagieren sensibel auf diese Entwicklung und bieten ihren Studenten Lehrveranstaltungen und Seminare zum Thema Informationsvisualisierung.

Neben regelmäßigen Gastvorträgen an der Hochschule Pforzheim wird Markus Wolff ab Januar 2016 als Gastdozent im Bereich BWL an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg tätig sein. Herr Wolff ist Gründer und Geschäftsführer der chartisan GmbH. Sein Fachgebiet ist die Datenvisualisierung und Datenanalyse im wirtschaftlichen Kontext. Als Berater und Umsetzer arbeitet er europaweit für Unternehmen und Organisationen der unterschiedlichsten Branchen.

Er ist einer der erfahrensten von HICHERT+PARTNER zertifizierten Berater (HCC). Neben seiner Tätigkeit für chartisan arbeitet er seit mehr als acht Jahren als Trainer in Fachseminaren für HICHERT+PARTNER und für die Controller Akademie. In dieser Zeit hat er über 150 erfolgreiche Seminare und Workshops für Controller und Manager zum Thema Information Design geleitet.

Darüber hinaus veröffentlicht er Fachartikel, hält regelmäßig Vorträge und kooperiert eng mit anderen Wegbereitern des Management Information Designs, unter anderem im Rahmen der IBCS-Association. Vor seiner heutigen Spezialisierung studierte er Betriebswirtschaft an der FH Eberswalde sowie an der Donau-Universität Krems und arbeitete als Konzerncontroller bei der Saubermacher AG in Graz.

In der Post befindet sich ein Gebührenbescheid oder ähnliche Formulare. Sie nehmen sich also die unabdingbaren 10 Minuten und studieren die Unterlage. Kennen Sie dieses Prozedere?

Wir hatten das Vergnügen ein Formular nach Herzenslust überarbeiten zu dürfen. Die Entwurfsarbeit sah erst relativ harmlos aus. Je länger wir uns mit der Vorlage beschäftigten, desto radikaler wurde unser Änderungswunsch. Und so sind wir vorgegangen:

  1. Identifizieren der Hauptaussage: I.d.R. gibt es genau eine wichtige Information in den seitenlangen Formularen.

  2. Beseitigen der Verpackung: Ursprünglich dienten feine Linien in Tabellen zur Leseführung des Auges. In der Praxis verstellen sie jedoch den Blick auf den Inhalt.

  3. Priorisieren der Bestandteile mit dem Blick des Kunden: Ergänzende Hinweise sind was der Name sagt und gehören an das Ende. Und das bestenfalls stark gekürzt.

  4. Korrigieren von typografischen Fehlern: Unterschiedliche Schriftgrößen, Formatierungen, Ausrichtungen und Einzüge wirken ähnlich beruhigend wie Eselsohren und Tintenkleckse in einem Buch.

  5. Wenn es nicht einfach ist, wird es nicht funktionieren: Das gilt auch für Text – Dopplungen, Wörterschlangen und Abkürzungen, die nicht dem allgemeinen Sprachgebrauch entsprechen, können durchaus vermieden werden.

  6. Grafische Visualisierung ist mehr als ein Sahnehäubchen: Auch in Tabellen liefern gut eingesetzte Visualisierungen den Unterschied im effizienten Erfassen und Verstehen.

 

Formular Design vorher - nachher

 

 

Nach Abarbeitung obiger Punkte hatten wir ein optisch vollständig neues Formular. Und obwohl inhaltlich keine Aussage weggelassen wurde, verkürzte sich der Seitenumfang um die Hälfte. Was das wohl für Papier, Porto und ähnliche Ressourcen bedeuten könnte? Stopp, jetzt nicht übertreiben mit dem Gedankenspiel. Wir wünschen Ihnen und uns jedoch herzlich – siehe Blogüberschrift – verständliche Formulare für alle.

 

Die Anforderungen an das unternehmensinterne Reporting wachsen stetig. Das Mehr an zur Verfügung stehenden Informationen spiegelt sich in der Effizienzerwartung an die Berichte. chartisan ist in viele Re-Design Projekte eingebunden. Dabei sind manchmal unkonventionelle Ideen zur Projektinitiierung gefragt.

Das Reporting vieler Unternehmen steht auf dem Prüfstand. Das Hauptaugenmerk der Verantwortlichen aus IT und Controlling konzentriert sich zuerst auf die wachsende Datenmenge und Datenstruktur. BI-Lösungen werden implementiert und liefern immer mehr Informationen für Entscheidungsträger. Im Zuge dieser Umstrukturierungen ist es oft notwendig das Report-Design ebenfalls zu überdenken. Letztlich stehen zwar mehr Informationen zur Verfügung, nicht aber mehr Zeit für die Entscheider diese auch zu verarbeiten. Effizienter Informationsgewinn ist das Ziel.

In einem ressourcen-kritischen Umfeld wie Controlling braucht es manchmal unkonventionelle Ideen, um die Bereitschaft für den Re-Design Prozess zu wecken. Neben den klassischen Beratungsansätzen, hier zwei Varianten aus unserer Ideen-Box, die jeder anwenden kann:

Idee 1: Report-Expedition

Die Teilnehmer von Re-Design Prozessen sind oft eng mit „ihren Reports“ vertraut. Das eigentliche Ziel der Reports – effiziente Informationsgewinnung – gerät durch diese Vertrautheit aus dem primären Fokus.

Während der Report-Expedition begeben sich die Beteiligten „in die Welt von Berichtsempfängern“.

Sie erkunden, welche guten und schlechten Berichte sie erleben.

Das Ganze funktioniert relativ simpel. Die Teilnehmer bekommen die Aufgabe ansprechende oder negative Beispiele von Berichten und Berichtspräsentationen zu finden. Die meisten Menschen werden innerhalb kürzester Zeit sehr erfindungsreich, wenn es darum geht Beispiele zu entdecken. Die positiven und negativen Gemeinsamkeiten der Beispiele gilt es kurz zu dokumentieren. Es reichen Skribbel, Stichpunkte, Screenshots.

Report-Expeditionen sind eine einfache Möglichkeit mit den Augen von Berichtsempfängern zu sehen. Das Verständnis für die Bedürfnisse der Leser wächst und erleichtert so den anstehenden Re-Design Prozess.

Idee 2: Marschroute der Leser

Erreichen die Berichte ihren Zweck? Fragen die Ersteller direkt beim Leser nach, erhalten sie aus den verschiedensten Gründen oft nur halbe Antworten. Man kennt sich und ist nett zueinander, man hat gerade wenig Zeit oder der Berichtsempfänger nimmt die Qualität als gegeben hin.

Die Chance dieser Idee steckt in dem Abstand zwischen Leser und Empfänger.

Der Berichtsempfänger markiert, ohne dass der Ersteller persönlich anwesend ist, direkt auf der Berichtsseite mit Kringeln, Priorisierungen oder ähnlich kurzem Feedback die Reihenfolge der Wahrnehmung. Der Berichtersteller erhält so den Überblick, welche Information für den Leser besonders wertvoll war oder welche Informationen in diesem Zusammenhang zu detailliert oder gar überflüssig waren.

Anhand mehrerer gesammelter Marschrouten von unterschiedlichen Lesern gelingt es den Projektteilnehmern nun leicht, Detailebenen und Zielgruppen zu bestimmen. Der Re-Design Prozess startet so direkt mit den Bedürfnissen der Zielgruppe.

Diese beiden Ideen sind aus dem Design von Service-Prozessen abgeleitet und weitergedacht. Durch den unkonventionellen Ansatz gewinnt man pragmatisch Ansatzpunkte zur Verbesserung der individuellen Report-Visualisierungen. Sie sind leicht umzusetzen und liefern den Berichterstellern eine Möglichkeit die Qualität ihrer Berichte zu testen.

Probieren Sie es aus, die Ergebnisse werden Sie hoffentlich positiv überraschen!

Der Ursprung der Portfolios liegt in der Finanzwirtschaft und bezeichnet eine Planungsmethode zur Zusammenstellung eines Wertpapierpakets (Portefeuille) nach den Kriterien Rendite und Risiko. Diese Methode wurde später, in den 70er Jahren, auf andere Bereiche übertragen. Seit dieser Zeit wurde die Portfolio-Analyse vielfach modifiziert und zählt heute zu den verbreitetsten Analyse- und Planungsinstrumenten des strategischen Managements. Die Grundidee jedes Portfolios ist die Segmentierung und Bewertung einer Datenmenge.

Grundlagen der Darstellung

Die meisten Portfolios sind zwei- oder dreidimensional dargestellt. Bei dreidimensionalen Abbildungen ist die Punktgröße die dritte Werteperspektive neben den beiden Achsen. Seltener sieht man vierdimensionale Portfolios, hierbei werden die Blasen neben ihrer werteabhängigen Größe weiter als Kreisdiagramme segmentiert.

Basisanforderung an alle Darstellungen ist – wie immer – die effiziente Lesbarkeit. Das gelingt durch eine schnell zu erfassende visuelle Wertung von Daten, etwa durch das Einfärben von Blasen oder das Verwenden verschiedener Symbole. Auch eingezeichnete Segmentierungskriterien, z.B. Linien, unterstützen das Erfassen.

Skalierung und Wertintervalle

Anders als bei den üblichen Säulen-, Balken- und Abweichungsdiagrammen müssen die Skalen nicht notwendigerweise bei Null anfangen.

Eine bewusste Wahl der Wertintervalle ist notwendig, wenn die Segmentierung sinnvoll dargestellt werden soll.

Sinnvoll heißt in diesem Zusammenhang alle Punkte sind sichtbar und verschwenden gleichzeitig keinen Platz.

Je häufiger ein Portfolio mit unterschiedlichen Datensätzen angewendet wird, desto wichtiger ist die bewusste Wahl der Skalierung. Ein Hinweis: Oftmals ist hier auch ein Verändern der Softwareautomatik notwendig, so fangen automatische Portfolio-Achsen in Excel stets bei Null an. Eher ungünstig, wenn sich Ihre Daten alle zwischen den Werten 350 und 480 tummeln.

Legenden und Beschriftungen

Besonderes Augenmerk ist auch auf das Thema Legenden und Beschriftungen zu legen. Beschriften Sie direkt an den entsprechenden Diagrammbestandteilen, das erhöht die Lesbarkeit direkt. Entscheiden Sie sich für ein dreidimensionales Portfolio, sind die Werte direkt an die Blasen zu schreiben, da hierfür keine Skala vorgesehen ist.

Portfolios sind aus dem strategischen Management nicht mehr fortzudenken. Jede Wertung, jeder Portfolio-Ansatz enthält Stärken und Schwächen. Doch unabhängig von der Art und Struktur jedes Portfolios ist die Visualisierung entscheidend für den nützlichen Einsatz dieses Analysetools. Die oben genannten allgemein gültigen Kriterien sind ein guter Rahmen für jede Portfolio-Darstellung.