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Spagat zwischen Informationsbedarf und Bedürfnis

Allen die sich täglich mit Informationsbereitstellung beschäftigen, ist es in der Regel bekannt: Es gibt einen wesentlichen Unterschied zwischen Informationsbedarf und Informations­bedürfnis. Welcher Anspruch bis hin zum Konfliktpotenzial sich daraus ergibt, wird schon seltener reflektiert. 

 

Der Informationsbedarf ergibt sich aus der objektiven Beurteilung, welche Informationen für die Aufgabenerfüllung notwendig sind. Das Informationsbedürfnis ist die subjektive Beurteilung des Einzelnen, welche Informationen er meint für die Aufgabenstellung zu benötigen.

 

Im Allgemeinen ist das Informationsbedürfnis deutlich größer als der Informationsbedarf. Als Informationslieferant sind sie daher gezwungen die Balance zwischen beiden zu finden.

 

Das Wissen, welcher objektive Informationsbedarf befriedigt werden soll, ist in den Organisation allermeist vorhanden. Informationslieferanten und Empfänger haben hier klare Erwartungen aneinander.

Denken Sie z.B. an das Standardberichtswesen eines Unternehmens. Die Ermittlung des Informationsbedarfs ist eine zyklische Daueraufgabe. Folgende Fragen können Sie dabei unterstützen:

  • Inhaltlich: Welche Informationen sind notwendig?
  • Häufigkeit: Wie oft wird die Information benötigt?
  • Form: In welcher Form ist die Information am sinnvollsten?
  • Medium: Wie wird die Information veröffentlicht?
  • Priorisierung: Wie relevant ist die Information für die Aufgabenerfüllung?

Weniger klar ist das Prozedere, wenn es um das Bedürfnis des Einzelnen geht. Denn das Informationsbedürfnis des Empfängers ist geprägt von unterschiedlichen Faktoren. Das bewusste und teils auch unbewusste Zusammenspiel individueller Persönlichkeitsmerkmale und Organisationsabhängiger Faktoren bildet den Bedürfniskern. In der Praxis kann man häufig einen Zusammenhang zwischen „empfundenen unsicheren Zeiten“ und einem gesteigerten Informationsbedürfnis beobachten.

Es gibt nur einen Weg das Informationsbedürfnis zu erfassen – stellen Sie Fragen und hören Sie bei den Antworten genau zu. Jetzt ist es ihre Aufgabe als Informationsersteller angemessene Informationen bereit zu stellen.

 

Das heißt der Aufwand der Informationsbeschaffung steht im ausgewogenen Verhältnis zum Informationsbedürfnis des Empfängers.

 

Als Ersteller von Informationen ist es notwendig die Zeit und die Kosten der Informationsbeschaffung neutral einschätzen und benennen zu können. Denn es ist ihre Spielfeldbegrenzung, ihr Verhandlungsrahmen gegenüber ausufernden Informationsbedürfnissen. Am Ende bleibt: ´Beim Reden kommen die Leute zusammen.`

 

Ich wünsche Ihnen Happy Reporting, Ihre Silja Wolff.

 

Unkonventionelle Ideen für neue Reports

Die Anforderungen an das unternehmensinterne Reporting wachsen stetig. Das Mehr an zur Verfügung stehenden Informationen spiegelt sich in der Effizienzerwartung an die Berichte. chartisan ist in viele Re-Design Projekte eingebunden. Dabei sind manchmal unkonventionelle Ideen zur Projektinitiierung gefragt.

Das Reporting vieler Unternehmen steht auf dem Prüfstand. Das Hauptaugenmerk der Verantwortlichen aus IT und Controlling konzentriert sich zuerst auf die wachsende Datenmenge und Datenstruktur. BI-Lösungen werden implementiert und liefern immer mehr Informationen für Entscheidungsträger. Im Zuge dieser Umstrukturierungen ist es oft notwendig das Report-Design ebenfalls zu überdenken. Letztlich stehen zwar mehr Informationen zur Verfügung, nicht aber mehr Zeit für die Entscheider diese auch zu verarbeiten. Effizienter Informationsgewinn ist das Ziel.

In einem ressourcen-kritischen Umfeld wie Controlling braucht es manchmal unkonventionelle Ideen, um die Bereitschaft für den Re-Design Prozess zu wecken. Neben den klassischen Beratungsansätzen, hier zwei Varianten aus unserer Ideen-Box, die jeder anwenden kann:

Idee 1: Report-Expedition

Die Teilnehmer von Re-Design Prozessen sind oft eng mit „ihren Reports“ vertraut. Das eigentliche Ziel der Reports – effiziente Informationsgewinnung – gerät durch diese Vertrautheit aus dem primären Fokus.

Während der Report-Expedition begeben sich die Beteiligten „in die Welt von Berichtsempfängern“.

Sie erkunden, welche guten und schlechten Berichte sie erleben.

Das Ganze funktioniert relativ simpel. Die Teilnehmer bekommen die Aufgabe ansprechende oder negative Beispiele von Berichten und Berichtspräsentationen zu finden. Die meisten Menschen werden innerhalb kürzester Zeit sehr erfindungsreich, wenn es darum geht Beispiele zu entdecken. Die positiven und negativen Gemeinsamkeiten der Beispiele gilt es kurz zu dokumentieren. Es reichen Skribbel, Stichpunkte, Screenshots.

Report-Expeditionen sind eine einfache Möglichkeit mit den Augen von Berichtsempfängern zu sehen. Das Verständnis für die Bedürfnisse der Leser wächst und erleichtert so den anstehenden Re-Design Prozess.

Idee 2: Marschroute der Leser

Erreichen die Berichte ihren Zweck? Fragen die Ersteller direkt beim Leser nach, erhalten sie aus den verschiedensten Gründen oft nur halbe Antworten. Man kennt sich und ist nett zueinander, man hat gerade wenig Zeit oder der Berichtsempfänger nimmt die Qualität als gegeben hin.

Die Chance dieser Idee steckt in dem Abstand zwischen Leser und Empfänger.

Der Berichtsempfänger markiert, ohne dass der Ersteller persönlich anwesend ist, direkt auf der Berichtsseite mit Kringeln, Priorisierungen oder ähnlich kurzem Feedback die Reihenfolge der Wahrnehmung. Der Berichtersteller erhält so den Überblick, welche Information für den Leser besonders wertvoll war oder welche Informationen in diesem Zusammenhang zu detailliert oder gar überflüssig waren.

Anhand mehrerer gesammelter Marschrouten von unterschiedlichen Lesern gelingt es den Projektteilnehmern nun leicht, Detailebenen und Zielgruppen zu bestimmen. Der Re-Design Prozess startet so direkt mit den Bedürfnissen der Zielgruppe.

Diese beiden Ideen sind aus dem Design von Service-Prozessen abgeleitet und weitergedacht. Durch den unkonventionellen Ansatz gewinnt man pragmatisch Ansatzpunkte zur Verbesserung der individuellen Report-Visualisierungen. Sie sind leicht umzusetzen und liefern den Berichterstellern eine Möglichkeit die Qualität ihrer Berichte zu testen.

Probieren Sie es aus, die Ergebnisse werden Sie hoffentlich positiv überraschen!

Bullet Graphs: 5 Nachteile die Sie vermeiden können

Was sind Bullet Graphs und wo werden sie eingesetzt?

Kennzahlenübersichten in Dashboards werden durch Visualisierung leichter verständlich. Die Umsetzung ist jedoch schwierig, weil Standarddiagramme für diese Aufgabe ungeeignet sind. Bullet Graphs, eine Sonderform der Balkendiagramme, wurden von Stephen Few speziell für Dashboards entwickelt. Sie sind grundsätzlich sehr gut für diesen Zweck geeignet, besitzen aber in Ihrer bekannten Form (siehe Abb.1 und Abb.2) einige Nachteile, die wir in unseren Projekten durch eine abgewandelte, optimierte Form der Visualisierung gelöst haben.

Abb.1: Die Bestandteile eines Bullet Graphs, wie er regelmäßig in Dashboards eingesetzt wird

  • Bullet Graphs sind eine besondere Form von Balkendiagrammen.
  • Sie vergleichen eine dargestellte Kennzahl mit einem Zielwert.
  • Außerdem werden durch Hintergrundfarben zusätzliche qualitative Informationen zugeordnet.
  • Bullet Graphs werden häufig in Dashboards verwendet. Sie ersetzen platzsparend die Tachometer.
  • Bullet Graphs können horizontal oder vertikal ausgerichtet sein.

Abb.2: Dashboards mit Bullet Graphs, wie sie häufig empfohlen und eingesetzt werden

5 Nachteile dieser Bullet Graph Darstellung

  • Die Grafiken werden schnell unübersichtlich, weil viele Detailinformationen gezeigt werden, die nicht unbedingt nötig und teilweise gar nicht verfügbar sind, z. B. die qualitative Aussage „schlecht, mittel, gut“. Dieser Nachteil tritt vor allem auf, wenn viele Bullet Graphs auf einer Seite stehen (Liste von Kennzahlen).
  • Abweichungen vom Ziel sind nicht visualisiert und daher schwer erkennbar. Leicht ablesbar ist nur, ob der Ist-Balken den Zielwert überschreitet. Für die Betrachter wäre aber weiterhin wichtig, ob die Überschreitung gut oder schlecht ist und wie groß die Abweichung ist.
  • Farbige Hintergrundflächen lenken den Betrachter von der eigentlichen Hauptinformation ab, nämlich dem Ist-Balken und dem Zielwert. Die Farbflächen sehen immer gleich aus, egal ob das Ziel erreicht wurde oder nicht. Sie stören eher die Wahrnehmung als sie zu unterstützen.
  • Hintergrundflächen verringern den Kontrast zum Ist-Balken und Zielwert. Dadurch sind diese wesentlichen grafischen Elemente im Vordergrund schlechter zu erkennen.
  • Zielbereiche lassen sich schwer darstellen. In der Praxis gibt es nicht nur feste Zielwerte (Einzelwerte) für Schlüssel-Kennzahlen sondern oft auch Zielbereiche. Bei diesen Kennzahlen (KPI) gilt das Ziel als erreicht, solange der Ist-Wert zwischen Unter- und Obergrenze des Zielbereichs liegt.

So nutzen Sie die Idee der Bullet Graphs in Dashboards optimal

Für den Einsatz in Dashboards verwenden wir eine speziell optimierte Form von Bullet Graphs (Abb.3), welche die genannten Nachteile vermeidet und zusätzliche visuelle Features mitbringt.

Abb.3: Dashboard mit Bullet Graphs von chartisan empfohlen

  • Die vereinfachte Darstellung ohne unnötige Hintergrundflächen erlaubt einen schnellen Überblick.
  • Es werden Zielwerte (Einzelwerte) oder Zielwertbereiche (Unter-/Obergrenze) abgebildet.
  • Abweichungen werden farbig hervorgehoben: positiv (erwünscht) = grün, negativ (unerwünscht) = rot. Das Ausmaß der Abweichung ist visuell einfach erfassbar. Betrachter erkennen sofort, wo „viel“ rot oder grün aufleuchtet.
  • Die Wertebeschriftung ist platzsparend und übersichtlich in Tabellenspalten untergebracht.
  • Diese optimierte Grafikform nutzt die Stärken der ursprünglichen Bullet Graphs und ergänzt sie um eine visuelle Abweichungsanzeige. Der Detailgrad wurde so weit wie möglich reduziert, wodurch diese optimierten Bullet Graphs ideal für Listen von Kennzahlen geeignet sind.

Das gezeigte Beispiel haben wir übrigens mit einigen Tricks in Excel umgesetzt und automatisiert. Wie so oft war hier die Idee entscheidend, nicht das Tool. In diesem Sinne konnten wir Sie hoffentlich inspirieren. Sollten Sie weitere gute Ideen für Ihr Reporting suchen, kontaktieren Sie uns!

 

Sales Dashboard mit Excel

Ein kleiner Projekt-Einblick in ein übersichtlich aufgebautes Sales Dashboard. Durch die Realisierung in Excel, ohne etwaige Plugins oder VBA-Programmierung, lässt es sich komplikationslos von jedem Office-Anwender nutzen und verteilen. Die Datenaufbereitung basiert in diesem Beispiel auf Pivot-Tabellen. Eine Datenbank-Anbindung ist problemlos möglich.

Das ist keine Zauberei oder ewige Tüftelei. Versprochen!

Wenn Sie unsere Lösung interessiert, können Sie uns nach einer individuellen Lösung für Ihren Anwendungsfall fragen oder Sie besuchen ein Seminar zum Thema  >siehe Blogbeitrag hier< oder >direkt zum Seminar<  und erlernen es selbst.

 

Beispiele für angewandtes Report Design

Viel wurde hier im Blog über die wichtigsten Regeln und Lösungsansätze für gutes Report Design geschrieben. Ergänzend werden in diesem Beitrag zwei klassische Umsetzungsbeispiele vorgestellt, die in ähnlicher Form sehr häufig in Berichten zu finden sind.

Tabellarischer Plan-Ist-Vergleich

Das erste Beispiel zeigt eine tabellarische Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Ergebnissen für alle Standorte eines Landes. Tabellen dieser Art finden sich in fast jedem Monatsbericht. Häufig sind sie aber mit vielen Spalten und langen Zahlen so überfrachtet, dass die Leser sie nur mit großer Mühe interpretieren können. In Abb. 1 wurde der Inhalt so gestaltet, dass die wichtigsten Inhalte sofort auffallen. Dafür sorgen die Visualisierungsspalten. Bereits nach wenigen Sekunden wird klar, dass es eine wesentliche negative Abweichung in Frankfurt gibt. Die Spalten mit den Basisdaten (VJ, PL, IST) und den daraus abgeleiteten Abweichungen sind ebenfalls schnell erfassbar. Das gelingt durch kurze Zahlen (hier in Mio.), kurze Spaltentitel sowie leichtes Design, ohne unnötige Linien oder Hintergrundfarben.

Diese Tabelle priorisiert ganz klar die absolute Abweichung vom Plan. Ausgewählte Zusatzinformationen werden dezent mit angezeigt, lenken aber nicht vom Wesentlichen ab.

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Abb. 1: Plan-Ist-Vergleich nach Standorten; EBIT in Mio. EUR

Konzernübersicht Umsatz-Ergebnis-Margen

Die Konzernübersicht (siehe Abb. 2) zeigt auf einer Seite die mittelfristige Entwicklung von Umsatz, EBIT und Margen in allen Ländern. Solche Übersichtsseiten eignen sich sehr gut für einen vorangestellten Zusammenfassungsteil in Berichten. Sie verdeutlichen schnell, welche wesentlichen positiven und negativen Entwicklungen vorliegen. Auf weiteren Seiten folgen dann die relevanten Details zu einzelnen Ländern, Projekten, Kostenarten usw. Ohne sinnvolle Überblicksseiten sind Manager gezwungen sich mit Details zu befassen, ohne das Gesamtbild zu kennen. Dabei wird zu viel Zeit mit unwesentlichen Dingen verbracht. Oft fehlt diese Zeit dann später, wenn der Berichtsempfänger endlich zu den wesentlichen, handlungsrelevanten Informationen vorgedrungen ist. Gute Übersichtsseiten zeigen das unverfälschte Gesamtbild. Sie helfen den Blick auf das Wesentliche zu richten sowie Zeit und Ressourcen richtig einzuteilen.

ReportingDesignT3 Abb4

Abb. 2: Konzern nach Ländern; Umsatz und EBIT in Mio. EUR, Marge in %

 

Häufig werden solche Übersichtsseiten in der Praxis nicht konsequent genug umgesetzt und verfehlen dadurch ihr Ziel. Viele kleine Diagramme zu erstellen, verursacht bei Berichtsersteller mehr Aufwand als ein großes Diagramm mit vielen Datenreihen. Die „Small Multiples“ sind aber für den Empfänger wesentlich besser zu verstehen. Der Mehraufwand ist also eine wertvolle Dienstleistung. Besondere Bedeutung hat der einheitliche Maßstab für alle Diagramme. Ohne ihn geht das Gesamtbild verloren. Die ganze Seite würde ihren Wert verlieren. Daher sollte der Maßstab auch dann durchgehalten werden, wenn kleine (unwesentliche) Werte kaum noch erkennbar sind. Das Gesamtbild hat hier oberste Priorität.

Die abgebildeten Kennzahlen sollen natürlich für die Empfänger interessant und entscheidungsrelevant sein. Die absolute Verteilung der Umsätze im Konzern ist dem Vorstand meist gut bekannt und daher in monatlichen Berichten nicht besonders interessant. In solchen Fällen können Übersichtsseiten z. B. Ergebnisse, Abweichungen, Margen oder andere Kennzahlen thematisieren. Dabei sind Prozentwerte (z. B. Umsatzwachstum in Prozent) hinsichtlich der Skalierung oft günstiger als Absolutwerte. Das wichtigste Ziel und Qualitätskriterium jeder einzelnen Seite ist ein hoher Informationswert für die Empfänger.

Verbesserungspotenzial hinsichtlich des Reporting-Designs gibt es praktisch in jedem Unternehmen. Erste Umsetzungsschritte sind erfahrungsgemäß mit wenig Aufwand und geringem Risiko machbar.

Davon profitieren alle Beteiligten. Durchdachtes Berichtsdesign in der gezeigten Form vermittelt nicht nur Fakten sondern auch das gute Gefühl, alle wichtigen Informationen verstanden zu haben.

Reporting-Hürden praktisch gelöst

In vielen Reporting-Projekten treten ähnliche Grundsatzfragen auf: Welche Inhalte sollen als Tabelle, welche als Diagramm abgebildet werden? Welche Werte sind für die Empfänger am wichtigsten, welche dienen nur als Zusatzinformation? Wie lassen sich Platzprobleme in Seitenlayouts vermeiden? Solche Fragen lassen sich meist nach kurzer Diskussion pragmatisch beantworten.

Tabelle versus Diagramm

Managementberichte bestehen in der Regel aus Tabellen, Diagrammen und Texten. Tabellen und Diagramme haben die Aufgabe, Daten zu zeigen. Texte transportieren Kommentare, Erläuterungen oder andere verbale Botschaften, sollen aber hier nicht näher betrachtet werden.

Mit einem bewusst gestalteten Mix aus Tabellen und Diagrammen kann ein Bericht sowohl übersichtlich als auch vollständig sein, ohne die Empfänger zu überfordern. Der erste Abschnitt eines Monatsberichts kann z. B. überwiegend aus Grafiken bestehen. Er liefert auf wenigen Seiten die wichtigsten Informationen und ist sehr schnell erfassbar. Der hintere Teil des Berichts dokumentiert in tabellarischer Form alle relevanten Daten. Diese Details werden vom typischen Empfänger nur anlassbezogen und teilweise gelesen.

Das Zusammenspiel von Diagrammen und Tabellen wird durch eine einheitliche Notation – also wiederkehrende grafische Elemente – unterstützt (siehe Abb. 1).

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Abb. 1: links: Diagramme geben Übersicht; rechts: Tabellen liefern Details

 

Tabellen liefern aufbereitete Geschäftsdaten in kompakter Form. Sie bilden die Basis vieler Berichte. Im Unterschied zu Diagrammen, werden Tabellen „gelesen“, nicht „gesehen“. D. h. der Betrachter erfasst einzelne Werte nacheinander – meist um Wertepaare miteinander zu vergleichen. Tabellen eignen sich gut zur vollständigen Dokumentation der berichteten Daten.

Das Tabellendesign wird hauptsächlich auf gute Lesbarkeit ausgerichtet. Empfehlenswerte sind: rechtsbündige Ausrichtung von Datenspalten, kurze Zahlen, leichte Optik mit wenigen Linien, hoher Kontrast sowie leicht lesbare Spaltenköpfe.

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Abb. 2: links: Zeitreihe mit horizontaler Achse; rechts: Strukturanalyse mit vertikaler Achse; einheitliche Notation: Euros als Balken, Prozente als Nadeln

 

Diagramme schaffen Überblick (siehe Abb. 1 und Abb. 2). Ihr Inhalt soll – im Gegensatz zu Tabellen – mit wenigen Blicken „gesehen“ werden. Bei dieser visuellen Erfassung hat das Gesamtbild oberste Priorität. Der Betrachter will Strukturen, Muster oder Trends erkennen.

Das Design von Diagrammen hängt immer von der angestrebten Aussage ab.

So wird z. B. die zeitliche Entwicklung des Umsatzes als Säulenreihe mit horizontaler Achse gezeigt (siehe Abb. 2, links). Für die prozentuale Plan-Ist-Abweichung je Standort kommt ein Nadeldiagramm mit vertikaler Achse zum Einsatz (siehe Abb. 2, rechts).

Unabhängig vom Diagrammtyp ist es wichtig, dass gleiche Inhalte stets gleich aussehen, z. B. Zeitreihen anders als Strukturanalysen, Euros anders als Prozente, Ist anders als Plan. Diese grafische Standardisierung hilft dem Betrachter beim Erfassen der Inhalte, da sie nicht gelesen werden muss, sondern sofort ins Auge springt – sogar unbewusst. Auf diese Weise wird die bewusste Wahrnehmung so wenig wie möglich von den Inhalten abgelenkt.

Abweichungsanalysen

Die Analyse von Abweichungen ist der Kern jedes Managementberichts. Je nach Unternehmen und Anwendungsfall werden Abweichungen zwischen unterschiedlichen Basiswerten berechnet: Ist-Plan, Ist-Vorjahr, Forecast-Plan usw. Erst durch sie können die Geschäftsdaten bewertet werden.

Trotz ihrer zentralen Bedeutung werden Abweichungen heute nur selten grafisch angezeigt und sind daher oft sehr schwer erkennbar. Die Ursache für diesen Widerspruch liegt in der Software. Excel und andere Programme bieten fast ausschließlich Diagrammtypen an, bei denen die Basiswerte visualisiert werden, also beispielsweise der Istwert und der Planwert. Die Abweichung ist im Bild nicht zu erkennen.

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Abb. 3: Abweichungsdarstellungen: l. u. absolut und l. o. prozentual; m. u. integriert und m. o. separiert; r. u. isoliert und r. o. kumuliert

 

Hier besteht sehr großes Potenzial zur Verbesserung. Abb. 3 zeigt die wichtigsten Grundformen der grafischen Abweichungsanzeige. In praktischen Anwendungen können diese Typen einzeln oder kombiniert eingesetzt werden. Die Abweichungen erscheinen oft direkt über oder neben dem Diagramm für die Basiswerte (siehe Abb. 1 und Abb. 2).

Die Basiswerte müssen aber nicht in jedem Fall gezeigt werden.

Besonders konsequent gestaltete Berichtsseiten verzichten sogar ganz auf die Basiswerte und zeigen ausschließlich steuerungsrelevante Abweichungen.

Farben wie rot und grün lassen die Richtung der jeweiligen Abweichung sofort ins Auge springen. Das funktioniert aber nur dann wie gewünscht, wenn die Wirkung der Farben nicht bereits durch andere bunte Diagrammelemente verschwendet wurde. Außerdem sollte bereits die Form der Grafik positive und negative Abweichungen unterscheiden, so dass die Empfänger nicht unbedingt auf die Farben angewiesen sind. Dadurch ist immer alles richtig lesbar, auch bei  schlechtem Beamer, schwachen Kopien oder Farbfehlsichtigkeit. Für Entscheider sind grafische Abweichungsanzeigen ideal geeignet, um Geschäftsdaten schnell und richtig zu verstehen.

Skalierung und Seitenlayout

Einheitliche Skalen sind sehr wichtig für die leserfreundliche Abbildung von Geschäftsdaten. Ohne sie verwirren grafische Darstellungen oft mehr als sie nützen. Gleich große Werte müssen auch gleich groß angezeigt werden. Unterschiedliche Werte müssen maßstäblich richtig gezeichnet werden.

Zwei Skalierungsfehler treten bei Diagrammen regelmäßig auf. Einerseits werden Achsen oder Balken abgeschnitten und andererseits ist die Achsenlänge bei jedem Diagramm unterschiedlich. Manchmal werden die Achsen aber auch absichtlich falsch eingestellt, damit Wertunterschiede in einzelnen Diagrammen größer zu sehen sind.

Diese Überlegung greift aber zu kurz, da auf diese Weise die wertvolle Überblicksfunktion der Grafiken geopfert wird. Uneinheitliche Grafiken können sogar einen negativen Effekt haben, indem sie die Betrachter verwirren oder täuschen. Richtige, verständliche Visualisierung braucht unbedingt einheitliche Skalen für alle Diagramme die vergleichbare Werte anzeigen, z. B. für alle Werte in Mio. Euro.

Die richtige Skalierung gehört erfahrungsgemäß zu den anspruchsvolleren Umsetzungsschritten. Einige Berichtsersteller geben aber viel zu voreilig ihre Verbesserungsideen auf. Mit zwei einfachen Designtricks lassen sich sehr gute Ergebnisse erzielen.

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Abb. 4: Skalierung richtig lösen: links: asymmetrisches Seitenlayout – größter Wert bekommt maximalen Raum; rechts: Skalierungsindikator zeigt unterschiedliche Skalen

 

Die beste Lösung ist ein einheitlicher Maßstab. Dadurch sind alle Grafiken direkt visuell vergleichbar. Der Maßstab gilt idealerweise im gesamten Bericht, mindestens aber pro Berichtsseite, d. h. für alle Diagramme die gleichzeitig betrachtet werden sollen.

Wird diese elementare Designregel verletzt, so verliert die gesamte Seite ihren Hauptnutzen – den Überblick.

Oft ist es notwendig, das Layout geschickt aufzuteilen, so dass der Raum auf der Seite für große und kleine Werte optimal genutzt wird (siehe Abb. 4, links).

Sollte diese bevorzugte Lösung nicht in Frage kommen, gibt es eine gute Alternative. Sogenannte Skalierungsindikatoren können deutlich auf Skalenunterschiede hinweisen (siehe Abb. 4, rechts). Rahmen oder abgewandeltes Balkendesign funktionieren ebenfalls sehr gut als visuelle Hinweise. Im Interesse der Leser sollten jedoch so wenig unterschiedliche Maßstäbe wie möglich gezeigt werden, z. B. zwei oder maximal drei. Diese Lösung entspricht dem Konzept der Innenstadtkarte bei Stadtplänen. Auch sie hat einen anderen Maßstab als die Hauptkarte, ist aber optisch so klar abgegrenzt, dass keine Verwirrung entsteht.

Skalierungsprobleme lassen sich mit den gezeigten Designmethoden fast immer zufriedenstellend lösen. Die Umsetzung erfordert eine gewisse Konsequenz, verspricht aber auch eine deutliche Qualitätsverbesserung.

 

Reporting Redesign – Tipps und Best-Practice-Erfahrungen

Änderungen im Reporting können aus zwei Richtungen erfolgen: top-down, ausgehend von den ranghöchsten Berichtsempfängern oder bottom-up, ausgehend von den Berichtserstellern. Größere Erfolgschancen bietet die top-down Strategie. Berichtsersteller verstehen sich dabei als Dienstleister, die neben ihrer inhaltlich-fachlichen Kompetenz auch eine neu erworbene Designkompetenz einsetzen, um die Informationsversorgung der Empfänger zu verbessern.

Interessante, hochklassige Berichte entstehen nicht durch Zufall. Sie sind leicht verständlich und vermitteln die wichtigsten, steuerungsrelevanten Informationen in übersichtlicher Form. Dafür brauchen sie eine gut abgestimmte Kombination aus relevanten Inhalten und zielgerichteter Darbietung.

Im Mittelpunkt steht der individuelle Informationsbedarf der Berichtsempfänger. Die Gestaltung von Grafiken, Tabellen und anderen Berichtselementen wird darauf ausgerichtet, die Fragen der Empfänger zu beantworten und alle relevanten Inhalte klar und verständlich zu transportieren.

Ausgangspunkt jeder Umsetzungsarbeit ist eine Person oder eine Gruppe, die einen Verbesserungsprozess einleiten möchte. Für eine erfolgreiche, nachhaltige Reporting-Optimierung hat sich ein top-down Vorgehen in drei Schritten bewährt: Umdenken – Neues Design – Softwarelösung.

Schritt 1: Umdenken einleiten

Ziel der ersten Phase ist ein konkreter Handlungsauftrag des Managements an ein Projektteam oder eine Fachabteilung. Auf Basis dieses Auftrags und der dafür budgetierten Ressourcen folgen dann die nächsten Umsetzungsschritte.

Um dieses erste Ziel zu erreichen, sollte das Management zunächst die Vorteile einer verbesserten Berichtsgestaltung verstehen. So entsteht bereits frühzeitig ein konstruktiver Dialog zwischen Berichtserstellern und Berichtsempfängern. Die Empfänger sind in den Designprozess eingebunden. Dabei entsteht eine gemeinsame, realistische Vorstellung vom angestrebten Ergebnis des neuen Reporting-Designs. Gleichzeitig können bereits erste wichtige Rückmeldungen für die nachfolgende Designphase aufgenommen werden.

In dieser Phase lässt sich auch sehr gut der tatsächliche Informationsbedarf der Zielgruppe klären: Welche Fragen sollen die Berichte beantworten? Welche Aspekte haben die höchste Priorität? Oft haben sich Berichtsteile über Jahre angesammelt. Das Reporting ist teilweise redundant und überladen. Gleichzeitig fehlen möglicherweise Übersichten und relevante Details. Saubere Strukturen und Konzentration auf das Wesentliche sind für den Erfolg der Neugestaltung entscheidend.

Schritt 2: Neues Design konzipieren

Ziel der zweiten Phase sind konkrete, detaillierte Designentwürfe für alle Berichtsseiten.

Diese Konzeptionsleistung wird hauptsächlich von einem kleinen Kernteam erbracht. Das Team besteht meistens aus Vertretern ausgewählter berichtserstellender Fachabteilungen, wie Controlling, Führungsstäben und IT. Ein erfahrener externer Spezialist kann dem Team helfen, methodisch, reflektiert und zügig zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Außerdem werden nach Bedarf Fachkräfte für Detailfragen einbezogen. Auch der Kontakt zur Zielgruppe der Berichtsempfänger ist während der Designphase wichtig um Feedback zu erhalten.

 

Report Designentwurf (c) chartisan GmbH

 

Beim Berichtsdesign hat sich eine zweistufige Methode bewährt: Zuerst werden hausinterne Gestaltungsregeln definiert. Dann werden, unter Anwendung dieser Regeln, die Seitenentwürfe entwickelt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Berichtsteile ein schlüssiges Gesamtbild ergeben – auch bei späteren Ergänzungen.

Die Gestaltungsregeln werden in einem kurzen Leitfaden dokumentiert. Als besonders nützlich haben sich Designmuster für wichtige Berichtselemente erwiesen, z. B. für Abweichungstabellen und Übersichtsschaubilder. In solchen Musterseiten lassen sich viele Details ohne lange Umschreibungen dokumentieren.

Der Übergang von der Regeldefinition zu den konkreten Seitenentwürfen ist fließend. Die ersten Entwürfe fließen normalerweise bereits als Designmuster in das Regelhandbuch ein.

 

Tabellen Design Vorlage

Auszug aus dem Kapitel: Tabellen Design

 

Sobald das Handbuch vorliegt, werden im zweiten Schritt der Konzeption systematisch alle geplanten Berichtsseiten entworfen. In dieser Phase wird die eigentliche Gestaltungsarbeit geleistet. Das beinhaltet weit mehr als nur die formale Vereinheitlichung anhand der zuvor definierten Regeln. Für jeden Berichtsteil und jede Seite wird eine Designidee zunächst grob skizziert und dann schrittweise ergänzt und verfeinert. Dabei sollten frühzeitig repräsentative Echtdaten einbezogen werden, um den Aufwand späterer Überarbeitungen so weit wie möglich zu minimieren.

Die Diskussion in Designworkshops dreht sich stets sehr intensiv um die Priorisierung und Strukturierung der Berichtsinhalte. Dieser Prozess ist nicht automatisierbar. Er erfordert menschliche Kreativität, Diskussion und Entscheidungen. Es gibt nicht eine einzige richtige Lösung für alle, sondern vielmehr individuell sinnvolle Varianten für jeden Anwendungsfall.

Ein typisches Beispiel sind Abweichungen. Häufig werden viele Abweichungen gleichwertig nebeneinander angezeigt, z. B. Ist zum Vorjahr, zum Plan, zum Forecast, unterjährig und ganzjährig, absolut und prozentual. Für eine spürbare Verbesserung aus Sicht des Managers genügt es nicht, alle Abweichungsvarianten in einem neuen Tabellenlayout darzustellen oder mit standardisierten Diagrammen zu visualisieren. Wichtig ist hierbei vor allem eine klare Priorisierung. Wenn das Unternehmen hauptsächlich nach der absoluten Abweichung vom Plan gesteuert wird, dann wird nur diese eine Abweichung visuell hervorgehoben.

Die technische Umsetzung wird in der Designphase noch bewusst ausgeklammert. Dennoch ist es von großem Vorteil, wenn zumindest einer der Mitwirkenden über einschlägige Erfahrungen in der Umsetzung von Grafiken, Tabellen und ganzer Seitenlayouts mit geeigneten Softwaretools verfügt. Ein erfahrener Spezialist kann technisch schwer umsetzbare Designvorschläge rechtzeitig durch leicht umsetzbare Alternativen ersetzen und dadurch die weitere Umsetzung beschleunigen.

Schritt 3: Softwarelösung einführen

Ziel der dritten Phase ist ein effizienter Workflow für die routinemäßige Erzeugung von Berichten nach den neuen Designvorgaben.

Teile dieses Workflows lassen sich sinnvoll mit Softwaretools automatisieren, z. B. der Transfer von Daten sowie die Erzeugung von Diagrammen und Tabellen. Die Standardfunktionen gängiger ERP- und BI-Software sowie Office-Programme sind dafür allerdings nur sehr eingeschränkt nutzbar. Diese Programme bieten zwar viele Darstellungsmöglichkeiten, verstoßen aber gegen wichtige Grundregeln guter (leicht verständlicher) Visualisierung. So gibt es beispielsweise keine einheitlichen Skalen und nur selten leicht erfassbare Beschriftungen. Außerdem fehlen meist wichtige Darstellungsformen (z. B. Wasserfall- und Nadeldiagramme sowie Abweichungsbalken in Tabellen) und es gibt keine ausreichende Möglichkeit, eigene Designregeln zu hinterlegen.

Mit den Diagrammfunktionen von Microsoft Excel lassen sich grundsätzlich sehr hochwertige Grafiken automatisch erzeugen. Hierfür sind aber spezielle Arbeitstechniken und Tricks sowie eine langwierige Einarbeitung erforderlich.

In den letzten Jahren kamen erste funktionierende Zusatzprogramme auf den Markt, die speziell für die Umsetzung von Berichten nach den SUCCESS-Regeln entwickelt wurden. Grundsätzlich bewegen sich solche Tools im Spannungsfeld zwischen einfacher Benutzerführung und Flexibilität in der Darstellung. Eine einfache Benutzung wäre dann möglich, wenn die Anzahl der Einstellungsmöglichkeiten auf ein Mindestmaß reduziert würde. Besonders flexibel sind die Tools hingegen, wenn es viele Konfigurationsmöglichkeiten gibt. Die große Anzahl der Möglichkeiten verschlechtert aber wiederum die Benutzerfreundlichkeit und erhöht den Schulungs- und Einarbeitungsbedarf. Die heute verfügbaren Tools zeichnen sich eher durch hohe Flexibilität aus und benötigen daher einen nicht unerheblichen Einarbeitungsaufwand.

Die regelmäßig zu erbringende Leistung der Berichtserstellung ist letztendlich immer eine Dienstleistung, die neben dem Softwareeinsatz auch menschliche Denkarbeit einschließt. Die angestrebte hohe Berichtsqualität wird daher erst mit einem durchdachten Gesamtprozess erreicht.

Der Umsetzungserfolg lässt sich oft steigern, wenn statt dem Prinzip „alles oder nichts“ mehrere Verbesserungszyklen durchlaufen werden. Zu Anfang werden leicht zugängliche Themen mit geringer Komplexität bearbeitet. Schwierigere Themen mit größerem Konzeptionsaufwand können später bearbeitet werden, wenn alle Beteiligten sich bereits über Ziele und Möglichkeiten des Reporting-Designs einig sind.

 


Checkliste: Reporting Redesign – schrittweise erfolgreich umsetzen:

Umdenken einleiten

Berichtsempfänger von Anfang an einbeziehen

Neues Design konzipieren

Designkonzept in zwei Phasen erarbeiten

Seiten entwerfen, Regeln anwenden

Entscheiden Sie sich für klare Strukturen

Softwarelösung einführen

Workflow so gut wie möglich automatisieren

 


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