Beiträge

Controlling analysiert, plant und informiert Entscheider in Unternehmen. Das erfordert eine verlässliche Datenbasis, aber auch Flexibilität bei der Gestaltung von Berichten, Präsentationen und Dashboards. Diese Anforderungen lassen sich oft nicht in einem Softwaresystem vereinen. Die Diskussion über die Berechtigung lokaler Reporting-Lösungen, welche zentrale Standardsysteme gezielt ergänzen, ist sehr aktuell. Der Beitrag berichtet aus der Praxis und vermittelt die Vor- und Nachteile lokaler Lösungen.

Zentrale versus lokale Reports

Als ich `lokale Reportlösungen´ in meinen Rechner schrieb, konnte ich die Aufforderung „think big or go home“ schon sinnbildlich hören. Schnell betrachtet, sieht es so aus, als fokussiere sich die Controlling Branche auf Big Data und die eine große BI-Lösung. Doch wie sieht es im Controlling wirklich aus? Welche Erfahrungen machen wir in unseren Projekten?

Die Utopie des einen Systems, in welches alle Daten fließen und aus dem sich auf schnellem Weg verschiedenste Reports zur Steuerung des gesamten Unternehmens generieren lassen, ist Antrieb für viele positive, wichtige Entwicklungen. Doch der Ressourcenaufwand hinter dieser Idee ist enorm. Praktikabel wird diese Art des Berichtswesens durch eine hohe Standardisierung und Kontinuität. Die Datensammlung und -speicherung profitiert von den Rahmenbedingungen.

Doch die Berichte und Präsentationen, die zentrale Systeme liefern, werden durch diese Bedingungen eingeschränkt. Sie sind wenig variabel und können nur begrenzt bei der Beantwortung nicht-standardisierter Fragestellungen helfen.

Automatisierte, lokale Reporting-Tools können diese Kommunikationshürden überwinden.

Sie sind daher eine flexible und kostengünstige Alternative. Aus unseren Projekten wissen wir, ein Mix aus zentralen und lokalen Berichtslösungen ist die bewährte Praxis.

Die lokale Lösung ist gar nicht so lokal

Es ist an dieser Stelle wichtig, die Controlling-IT aufzuteilen. Die Themen Datensammlung und -speicherung sind von der Kommunikation der Ergebnisse, der Reporterstellung zu trennen. Daten in Insellösungen zu erfassen, ist aus vielen Gründen zu hinterfragen. Jeder BI-Anbieter kann diese umfassend benennen. Für die Erstellung von Reports und Präsentationen lösen automatisierte Reporting-Tools auf lokaler Ebene jedoch eine Menge Probleme.

Genau genommen sind lokale Berichtswerkzeuge Hybriden. Die Daten, auf welche sie zugreifen, kommen in der Regel aus zentralen Systemen. Doch die Berichtserstellung erfolgt in Frontend-Tools, die individuell konzipiert wurden und lokal verwaltet werden. Die Verteilung der Reports kann ebenfalls automatisiert werden und unterliegt keinen besonderen Einschränkungen.

Der richtige Zeitpunkt für individuelle Reporting-Tools

Individuelle Berichts-Tools nützen, wenn das Management häufig wechselnde Berichtsvarianten benötigt. Sie sind sinnvoll, wenn strukturierte Daten aus dem DataWarehouse mit unstrukturierten, individuellen Kommentaren und Erläuterungen ergänzt werden sollen.

Im strategischen Controlling sind variable Berichts- und Präsentationswerkzeuge auf jeden Fall sinnvoll. Doch auch im operativen Controlling häufen sich Fragenstellungen, die von zentralen Berichten nur teilweise beantwortet werden können.

Sind lokale Reporting-Lösungen sinnvoll? Blogbeitrag auf chartisan.com

Anforderungen und Ressourcenbedarf

Einen Haken hat die Sache. Lokal erzeugte Reports sind in der Regel nicht mal eben schnell gemacht, frei nach dem Motto: „Die Daten haben Sie ja eh da.“ Der effizienten Erstellung lokaler Reporting-Tools geht in der Regel eine sehr lange Lernphase voraus.

In der Konzeption und Planung sind weniger Abstimmungen und Kompromisse zwischen Berichtsersteller und Berichtsempfänger notwendig. Das ist positiv. Doch die technische und gestalterische Umsetzung erfordert viel Know-how. Es sind Fachkenntnisse notwendig, die mit Controlling im betriebswirtschaftlichen Sinn nur noch wenig gemein haben.

Kenntnisse in der Datenanbindung, Automatisierung und Programmierung sind wesentlich. Soll die visuelle Darstellung und Präsentation effizient sein und hohen Qualitätsansprüchen genügen, ist mehr als durchschnittliches Anwenderwissen notwendig.

Eine Idee, wenn eigene Ressourcen fehlen

Doch auch ohne eigenen Ressourcenpool lassen sich die Vorteile lokaler Reporting-Tools leicht nutzen. Die Entwicklung solcher Werkzeuge ist eine individuelle Dienstleistung, für die es unterschiedliche Lösungsanbieter am Markt gibt. In der Regel sind das keine Softwareanbieter, sondern erfahrene Dienstleister mit speziellem Controlling-Know-how und einschlägigen Erfahrungen im Bereich Reporting.

Gute Dienstleister liefern Ihnen einen sehr hohen Qualitätsstandard, der ihren individuellen konzeptionellen und technischen Anforderungen entspricht.

Dabei arbeiten Sie in überschaubaren Projektzeiträumen direkt mit den Fachabteilungen und liefern sofort einsatzbereite Lösungen.

chartisan ist einer dieser Lösungsanbieter. Unser Fokus ist das Management Information Design mit IBCS® und die technische Umsetzung mit den Möglichkeiten von Microsoft Office (Excel, PowerPivot, Power Query, PowerPoint) und Power BI.

 

Vor- und Nachteile lokaler Reporting-Tools auf einen Blick

Sie haben wenig Zeit? Deshalb an dieser Stelle eine übersichtliche Plus-Minus-Liste:

+ Lokale Reporting-Tools erlauben variable Berichte und Präsentationen.

+ Sie können strukturierte und unstrukturierte Daten effizient darstellen.

+ Lokale Berichtswerkzeuge sind innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit.

+ Durch ihre hohe Automatisierung unterstützen sie den operativen Controlling-Alltag.

+ Sie können passende Lösungen, als gezielte Ergänzung der Standardsysteme, extern kaufen.

 

– Durch die interne Entwicklung binden Sie wichtige Ressourcen, zeitlich und finanziell.

– Beim Einsatz externer Dienstleister kaufen Sie fremde Kompetenzen.

– Externe Dienstleistung kostet auch Geld.

 

Sind noch Fragen offen? Brauchen Sie noch einen Hinweis? Gern können Sie hier einen Kommentar hinterlassen oder sich vertraulich mit einer E-Mail melden.

Happy Reporting,
Ihre Silja Wolff

 

Datenpunkte in Diagrammen direkt zu beschriften ist in der Regel leserfreundlicher als eine seitliche Skala. Die Skala erscheint in Excel automatisch und ist daher häufig in Berichten und Präsentationen anzutreffen. Sie zwingt den Leser der Grafik jedoch zu anstrengenden Augenbewegungen zwischen Datenpunkten und Skala.

Datenbeschriftungen sind in Excel schwer lesbar

Bei direkter Beschriftung verweilt das Auge dagegen ruhig auf den Datenpunkten. Die Leser Ihrer Grafiken können sich besser auf die Inhalte(!) konzentrieren. Leider sind die Standardbeschriftungen in Excel teilweise zu unflexibel und liefern dadurch unschöne Resultate. Bei Liniendiagrammen kommt es beispielsweise oft zu Überschneidungen zwischen Beschriftung und Linie, wodurch die Zahlen im schlechtesten Fall nicht mehr ablesbar sind.

Datenbeschriftungen überlagern sich oft mit Diagramm Linien

Excel bietet zwar verschiedene Beschriftungspositionen an (oben, unten, rechts, links, zentriert). Diese werden aber immer für alle Datenpunkte gleichzeitig angewendet, obwohl eine individuelle Ausrichtung pro Datenpunkt sinnvoller wäre. Selbstverständlich lassen sich die Beschriftungen manuell verschieben. Dies kann aber ebenfalls Probleme verursachen, weil die manuelle Position nach dem Aktualisieren der Daten meist nicht mehr passt.

Abhilfe schafft ein kleiner Trick: Mit einer unsichtbaren Hilfsdatenreihe wird eine Datenbeschriftung erzeugt, die sich automatisch richtig positioniert. Im Falle des Liniendiagramms kann für jeden Punkt errechnet werden, ob es sich um einen „Knick“ nach oben oder nach unten handelt. Dazu vergleicht eine Formel jeden Datenpunkt mit dem Mittelwert seiner beiden Nachbarn. Bei anderen Diagrammtypen können an dieser Stelle natürlich ganz andere Formeln stehen.

Mit folgenden Arbeitsschritten erzeugen Sie eine clevere Beschriftung für Liniendiagramme:

  • Formeln zum Verschieben der Beschriftung nach oben (+1) oder unten (-1) anlegen
  • Hilfsdatenreihe „Label“ für Datenbeschriftung berechnen (Höhe der Punkte)

Datenbeschriftungen über Datentabelle steuern

  • Datenreihe „Label“ in das Diagramm einfügen, Punkte und Verbindungslinie unsichtbar formatieren und eine zentrierte Datenbeschriftung einblenden

Datenbeschriftungen per Eingabe steuern

  • erstes Beschriftungsfeld der neuen Datenreihe zweimal anklicken (nicht doppelklicken), so dass das einzelne Beschriftungsfeld markiert ist
  • „=“ eintippen und auf die Tabellenzelle klicken in der der anzuzeigende Wert steht (z. B. Wert für Januar), dann mit Enter bestätigen (es entsteht eine sogenannte verknüpfte Beschriftung)
  • restliche Datenpunkte mit den entsprechenden Tabellenzellen verknüpfen

Datenbeschriftungen fertiges Excel Template

Fertig 🙂

Tipp: Seit Excel-Version 2013 gibt es die Beschriftungsoption „Wert aus Zellen“, mit der sich das gewünscht Ergebnis viel schneller erreichen lässt.

 

 

 

 

 

„Small Multiples“ sind Abbildungen, die eine Datenmenge in mehreren kleinen Diagrammen gleichen Typs darstellen. Dies ist oft übersichtlicher als dieselben Daten in einem einzigen, komplexeren Diagramm zu vermischen. Aussagekraft und Überblick ergeben sich in diesem Fall durch die Gesamtheit der Diagramme.

Ob ein Small Multiple günstiger ist als ein Einzeldiagramm mit mehreren Datenreihen hängt vom Anwendungsfall ab. Gestapelte Säulen- und Balkendiagramme heben visuell die Summe hervor. Small-Multiple-Diagramme setzen den visuellen Fokus auf die einzelnen Datenreihen.

Wird beispielsweise der Konzernumsatz als gestapeltes Säulendiagramm gezeigt (1 Diagramm mit 4 Datenreihen), so ist der Gesamtumsatz sehr gut ablesbar, weniger die genaue Entwicklung einzelner Produktgruppen.

Werden hingegen 4 Einzeldiagramme (mit je einer Datenreihe) für die Produktgruppen gezeigt, dann ist die Umsatzentwicklung je Produktgruppe ist sehr gut ablesbar. Auch zusätzliche Details wie Abweichungsanzeigen auf Ebene Produktgruppe sind problemlos möglich.

Ein guter Überblick ergibt sich allerdings nur dann, wenn alle Einzeldiagramme der Small-Multiple-Abbildung konsequent vereinheitlicht werden. Besonders wichtig ist dabei eine einheitliche Skalierung (einheitlicher Maßstab). Hervorhebungen verbessern die Aussagekraft, z. B. mit den Signalfarben grün und rot für positive (erwünschte) bzw. negative (unerwünschte) Abweichungen.

Excel besitzt leider keine besondere Funktionalität für solche Abbildungen. Dennoch lassen sich mit einigen Arbeitsschritten problemlos Small Multiples nach eigenen Anforderungen erstellen.

Diagramm erstellen

  • Diagrammtyp: gruppierte Balken
  • Datenreihen: Hauptdatenreihe und MinMax-Datenreihe für einheitliche Skalierung

small-mutliples-abb-1

Diagramm formatieren

  • Datenbeschriftung hinzufügen
  • Datenreihen formatieren… Reihenachsenüberlappung: 100% / Abstandsbreite: 50% / Farbe Balken: einfarbige Füllung = grün, invertieren falls negativ, zweite Farbe = rot / Farbe MinMax: keine Füllung

small-mutliples-abb-2

  • Achse formatieren… Achsenoptionen: Kategorien in umgekehrter Reihenfolge / Linie: einfarbige Linie, schwarz / Beschriftungsposition: niedrig
  • Diagrammbereich formatieren… Füllung: keine Füllung / Rahmen: keine Linie / Schriftgrad: 8 pt

small-mutliples-abb-3Diagramm positionieren

  • Diagrammfläche (außen) und Zeichnungsfläche (innen) mit Alt-Taste an Zellen ausrichten

Diagramme kopieren

small-mutliples-abb-4Datenquelle pro Diagramm anpassen

small-mutliples-abb-5

 

Fertig 🙂

 

Tipp: In einem der nächsten Artikel wird noch eine zweite Methode vorgestellt, mit der sich Small Multiples für einfache Anwendungsfälle noch schneller erzeugen lassen.