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Portfolio Diagramme „reloaded“

Portfolio-Darstellungen für viele Anwendungsfälle können in Excel mit dem Diagrammtyp „Blase“ erstellt werden. Das Besondere an diesem Diagrammtyp ist, dass insgesamt drei Datendimensionen visualisiert werden: X-Position (horizontal), Y-Position (vertikal) sowie die Blasengröße (Fläche).

Portfolios kommen vor allem dann zum Einsatz, wenn eine Datenmenge segmentiert werden soll. Bei einem Investitionsportfolio können beispielsweise auf den Achsen Kennzahlen wie Rentabilität und Risikoindex aufgetragen werden, während die Blasengröße das Investitionsvolumen repräsentiert. Außerdem gehören Produkt-Markt-Betrachtungen, Mitarbeiterperformance und strategisches Projektmanagement zu typischen Einsatzgebieten für Portfolios. In allen diesen Fällen ermöglicht die Visualisierung eine leicht erkennbare Untergliederung der Daten (Produkte, Projekte, etc.) in bestimmte Gruppen, verbunden mit einer Bewertung in gut/schlecht bzw. erwünscht/unerwünscht. So können beispielsweise Projekte mit hohem Risiko und geringer Rendite auf einen Blick identifiziert werden.

Wie alle Diagramme, sollen auch Portfolios prägnant und aussagekräftig sein. Leserfreundliche Beschriftungen und gezielte Hervorhebungen sind dafür besonders wichtig. Leider sind die Standardfunktionen der Excel-Blasendiagramme in dieser Hinsicht recht eingeschränkt. Daher bedienen wir uns wieder einiger guter Ideen um mit wenig Aufwand eine professionelle und aussagekräftige Abbildung zu erhalten. Die folgenden Arbeitsschritte zeigen wie es geht.

  • Blasendiagramm mit einer einzelnen Datenreihe erstellen (Ländernamen dürfen nicht mit markiert werden)
  • Achsenlänge und Gitternetzlinien nach Bedarf einstellen
  • Datenreihe grau einfärben (neutral, ohne Hervorhebung)

  • Formeln für automatisches Ein-/Ausblenden unterschiedlich gefärbter Datenreihen (grau, rot, grün) entwickeln, Ausblenden erfolgt mittels #NV

  • Datenquelle der ersten Datenreihen ändern, so dass die Blasengröße aus dem zuvor berechneten Formelbereich verwendet wird
  • zwei zusätzliche Datenreihen mit den entsprechenden Quellbereichen für rot und grün einfügen und formatieren, in jeder dieser Datenreihen sind nur einige Blasen sichtbar

    Tipp: Blasen mit einer halbtransparenten Füllung und weißer Rahmenlinie sind auch dann gut erkennbar, wenn sich mehrere Datenpunkte überschneiden.

  • eine zusätzliche Datenreihe auf Basis des ursprünglichen Quellbereiches einfügen und unsichtbar formatieren (keine Füllung, keine Linie), alle Blasen dieser Datenreihe sind sichtbar
  • Datenbeschriftung für diese Datenreihe einblenden und mit den Zellen verknüpfen in denen die Ländernamen stehen

Tipp: Das Verknüpfen funktioniert wieder mit der Methode aus dem Artikel „Clevere Datenbeschriftungen“. Speziell beim Blasendiagramm ist es am besten, zuerst eine der Datenbeschriftungen anzuklicken und dann die Cursortaste (Pfeil) rechts zu drücken. Dadurch wird genau das erste Beschriftungsfeld markiert, das sich dann mittels „=“ und Mausklick mit dem ersten Ländernamen verknüpfen lässt. Dann geht es mit Cursortaste rechts zum zweiten Beschriftungsfeld und so weiter. Da eine „Rubrikenbeschriftung“ im Blasendiagramm nicht vorgesehen ist, sind die selbst erstellten, verknüpften Beschriftungen die einzige Möglichkeit. Seit Excel-Version 2013 gibt es die Beschriftungsoption „Wert aus Zellen“, mit der sich dasselbe Ergebnis schneller erreichen lässt.

Fertig 🙂

 

 

 

 

Small Multiples schnell und einfach

Einer unserer vorherigen Artikel beschäftigte sich mit Small Multiples, also Abbildungen die aus mehreren kleinen Diagrammen gleichen Typs bestehen. Dort wurden auch konzeptionelle Überlegungen zu typischen Anwendungsfällen von Small Multiples beschrieben.

In diesem Artikel wird eine alternative Methode vorgestellt, mit der sich Small Multiples für einfache Anwendungsfälle noch schneller erzeugen lassen. Eine solche Alternative wird immer dann interessant, wenn die Schnelligkeit der Umsetzung wichtiger ist als eine besondere, individuelle Gestaltung der einzelnen Diagramme.

Die Idee: Excel-Sparklines werden zu einer Small-Multiple-Abbildung „aufgebohrt“.

Sparklines sind sehr einfach Diagramme, die sich in einer einzelnen Zelle befinden. In der Regel sind mehrere dieser Diagramme in einer Gruppe zusammengefasst, für die bestimmte Eigenschaften gemeinsam konfiguriert werden, z. B. Säulenfarbe oder Achsenlänge. Mit den folgenden Arbeitsschritten entstehen in wenigen Minuten aus Standard-Sparklines einfache Small Multiples.

  • Menü Einfügen -> Sparklines -> Säule / Daten- und Positionsbereich so auswählen, dass die Sparklines neben dem Eingabebereich für die Werte erscheinen
  • Zelle der ersten Sparkline mit dem ersten Ländernamen verknüpfen / Formel für die restlichen Sparklines nach unten kopieren

  • Zellen mit Sparklines einzeln in einen Zellbereich mit dem gewünschten Layout verschieben

Das Zwischenergebnis liefert noch keinen guten Überblick über die Daten, weil Excel automatisch jede Sparkline mit einer individuellen Skala darstellt. Daher bekommen die Diagramme mit folgender Einstellung eine einheitliche Skalierung:

  • eine Sparkline anklicken / Menü Sparklinetools -> Entwurf -> Achse / Minimal- und Höchstwert identisch für alle Sparklines

Um die Aussagekraft zu erhöhen können, je nach Bedarf, bestimmte Säulen automatisch eingefärbt werden, z. B. Höchstwert und letzter Wert.

Fertig 🙂

 

 

 

Gruppierte Stapel im Diagramm nutzen

In Säulen- und Balken-Diagrammen lassen sich mehrere Datenreihen entweder gruppieren (nebeneinander) oder stapeln (übereinander). Beide Darstellungsformen sind wichtig. Manchmal wäre es sogar praktisch, beide Formen kombinieren zu können, z. B. pro Monat zwei gestapelte Säulen nebeneinander.

Da die Kombination von gestapelten und gruppierten Säulen in Excel nicht vorgesehen ist, benötigen wir unseren heutigen Trick, um die gewünschte Darstellung trotzdem zu erreichen:

  • separaten Zellbereich für die Datenreihen des Diagrammen reservieren, z. B. zwei Spalten pro Monat zzgl. einer Spalte Abstand zwischen den Monaten
  • Werte aus den Eingabebereich in den reservierten Bereich übernehmen (per Zellbezug oder Formel)
Template: Schrittweise zum Säulendiagramm mit Doppelstapel
  • gestapeltes Säulendiagramm aus dem speziell aufgebauten Formelbereich erstellen
  • Abstandsbreite der Säulen auf einen sehr kleinen Wert einstellen, z. B. 5%
  • Säulen nach Bedarf einfärben und Beschriftungen einblenden
Template Säulendiagramm, Doppelstapel
  • Summen und leserfreundlich Legende hinzufügen (siehe unser Trick „Beschriftungen“)

Fertig 🙂

Säulendiagramm und Doppelstapel

 

 

Abweichungen darstellen

Bei der Präsentation von Daten für Entscheider geht es sehr häufig um Abweichungen, z. B. von
Plan-, Ziel- oder Erfahrungswerten. Erst die Abweichungen erlauben uns, die aktuellen Zahlen sinnvoll zu beurteilen, z. B. um zu entscheiden, ob eine Reaktion notwendig ist.

Auch bei der Visualisierung sollten daher Abweichungen eine große Rolle spielen. In bestimmten Fällen ist dies in Excel mit wenigen Klicks möglich, wie der heutige Trick zeigt:

  • Diagramm mit zwei Linien-Datenreihen erstellen
Abweichungen Schritt-für-Schritt erklärt
  • Diagramm markieren und im Menü Diagrammtools/Entwurf die Abweichungsbalken hinzufügen (siehe Screenshot; bei Excel 2007/2010 unter Diagrammtools/Layout)
  • Abweichungsbalken rot bzw. grün formatieren, die Balkenbreite lässt sich nach Rechtsklick auf eine der Liniendatenreihen einstellen (Parameter „Abstandbreite“)
Abweichungen mit Excel darstellen
  • ggf. Datenbeschriftung und Legende hinzufügen (siehe unser Trick „Beschriftungen“)

Fertig 🙂

Excel Template Abweichungsdiagramm

 

 

Direkte Beschriftungen in Diagrammen

Datenbeschriftungen und Legenden sind wichtig, um den Inhalt von Diagrammen zu verstehen.

Leider sind die in Excel vorgesehenen Beschriftungsmöglichkeiten teilweise nicht wirklich leserfreundlich. Summen über gestapelten Säulen sind beispielsweise nicht vorgesehen. Legenden, die direkt neben der Datenreihe stehen und die Augen des Betrachters nicht zu anstrengenden Hin- und Her-Blicken zwingen, sucht man in den Standardfunktionen vergeblich.

Mit unserem heutigen Trick ist es möglich, leserfreundliche und gleichzeitig dynamische Beschriftungen in Diagramme einzubauen:

Teil 1: Summen über gestapelten Säulen

  • Summenwerte ausrechnen und als neue Datenreihe ins Diagramm einfügen
    (Rechtsklick auf das Diagramm, dann „Daten auswählen“, dann Reihe hinzufügen)
  • Datenreihentyp der neuen Reihe auf „Punkt XY“ ändern
    (Rechtsklick auf die neuen Säulen, dann „Datenreihendiagrammtyp ändern“)
  • Punkte unsichtbar formatieren und Datenbeschriftung oberhalb einblenden
Summe in Excel Diagramm

Teil 2: Legende neben gestapelten Säulen

  • Standardlegende ausblenden
  • Säulendatenreihen auf einen Bereich mit leeren Zellen verlängern, so dass neben der letzten Säule genug Platz für die Legende entsteht
  • X- und Y-Koordinaten für die Legendentexte errechnen, abhängig von den Daten der letzten Säule (siehe Beispieldatei)
  • Datenreihe vom Typ „Punkt XY“ einfügen (wie bei Teil 1)
Steuerung von Excel Legenden
  • (die X-Werte, für die horizontale Ausrichtung der Punkte, lassen sich in der Datenquelle erst erfassen, nachdem der Typ „Punkt XY“ ausgewählt wurde)
  • Punkte unsichtbar formatieren und Datenbeschriftung rechts einblenden
  • erste Datenbeschriftung der neuen Datenreihe zweimal anklicken (nicht doppelklicken), so dass ein einzelnes Beschriftungsfeld markiert ist
  • „=“ eintippen und auf die Tabellenzelle klicken in der der gewünschte Legendentext steht, dann mit Enter bestätigen (es entsteht eine sogenannte verknüpfte Beschriftung)
Excel Template
  • restliche Legendentexte mit den entsprechenden Tabellenzellen verknüpfen

Fertig 🙂

Template Beschriftung direkt an der Säule

 

 

 

Mehrere Diagramme richtig skalieren

In vielen Fällen ist es wichtig, Daten auf mehrere Diagramme zu verteilen, weil die Darstellung dann übersichtlicher wird. Es entstehen sogenannte Small-Multiple Abbildungen.

Wenn aber jedes einzelne Diagramm eine andere Skala verwendet, geht schnell die Aussagekraft der gesamten Seite verloren. Im Sinne einer hochwertigen Visualisierung sind daher einheitliche Skalen sehr wichtig. Gleichzeitig sollen die Diagramme natürlich pflegeleicht und dynamisch sein.

Negativbeispiel

Skalierung mehrerer Diagramme ohne Excel Trick

Diese Herausforderung lässt sich in Excel mit unserem heutigen kleinen Trick bewältigen:

  • Minimum und Maximum aller(!) Einzelwerte berechnen (Funktionen MIN und MAX)
  • Min- und Max-Werte als zusätzliche Datenreihe in jedes einzelne Diagramm einfügen
  • Min-Max-Datenreihe unsichtbar formatieren (keine Füllung, keine Rahmenlinie)
  • Diagramme mit gleicher Größe nebeneinander ausrichten

(Alt-Taste beim Ziehen mit der Maus gedrückt halten; dann rasten die Diagramme an den Zellen ein)

Excel Einfügen einer min-/max-Datenreihe

Fertig 🙂

Excel to go Skalierung

 

 

Portfolio Einträge