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Controlling analysiert, plant und informiert Entscheider in Unternehmen. Das erfordert eine verlässliche Datenbasis, aber auch Flexibilität bei der Gestaltung von Berichten, Präsentationen und Dashboards. Diese Anforderungen lassen sich oft nicht in einem Softwaresystem vereinen. Die Diskussion über die Berechtigung lokaler Reporting-Lösungen, welche zentrale Standardsysteme gezielt ergänzen, ist sehr aktuell. Der Beitrag berichtet aus der Praxis und vermittelt die Vor- und Nachteile lokaler Lösungen.

Zentrale versus lokale Reports

Als ich `lokale Reportlösungen´ in meinen Rechner schrieb, konnte ich die Aufforderung „think big or go home“ schon sinnbildlich hören. Schnell betrachtet, sieht es so aus, als fokussiere sich die Controlling Branche auf Big Data und die eine große BI-Lösung. Doch wie sieht es im Controlling wirklich aus? Welche Erfahrungen machen wir in unseren Projekten?

Die Utopie des einen Systems, in welches alle Daten fließen und aus dem sich auf schnellem Weg verschiedenste Reports zur Steuerung des gesamten Unternehmens generieren lassen, ist Antrieb für viele positive, wichtige Entwicklungen. Doch der Ressourcenaufwand hinter dieser Idee ist enorm. Praktikabel wird diese Art des Berichtswesens durch eine hohe Standardisierung und Kontinuität. Die Datensammlung und -speicherung profitiert von den Rahmenbedingungen.

Doch die Berichte und Präsentationen, die zentrale Systeme liefern, werden durch diese Bedingungen eingeschränkt. Sie sind wenig variabel und können nur begrenzt bei der Beantwortung nicht-standardisierter Fragestellungen helfen.

Automatisierte, lokale Reporting-Tools können diese Kommunikationshürden überwinden.

Sie sind daher eine flexible und kostengünstige Alternative. Aus unseren Projekten wissen wir, ein Mix aus zentralen und lokalen Berichtslösungen ist die bewährte Praxis.

Die lokale Lösung ist gar nicht so lokal

Es ist an dieser Stelle wichtig, die Controlling-IT aufzuteilen. Die Themen Datensammlung und -speicherung sind von der Kommunikation der Ergebnisse, der Reporterstellung zu trennen. Daten in Insellösungen zu erfassen, ist aus vielen Gründen zu hinterfragen. Jeder BI-Anbieter kann diese umfassend benennen. Für die Erstellung von Reports und Präsentationen lösen automatisierte Reporting-Tools auf lokaler Ebene jedoch eine Menge Probleme.

Genau genommen sind lokale Berichtswerkzeuge Hybriden. Die Daten, auf welche sie zugreifen, kommen in der Regel aus zentralen Systemen. Doch die Berichtserstellung erfolgt in Frontend-Tools, die individuell konzipiert wurden und lokal verwaltet werden. Die Verteilung der Reports kann ebenfalls automatisiert werden und unterliegt keinen besonderen Einschränkungen.

Der richtige Zeitpunkt für individuelle Reporting-Tools

Individuelle Berichts-Tools nützen, wenn das Management häufig wechselnde Berichtsvarianten benötigt. Sie sind sinnvoll, wenn strukturierte Daten aus dem DataWarehouse mit unstrukturierten, individuellen Kommentaren und Erläuterungen ergänzt werden sollen.

Im strategischen Controlling sind variable Berichts- und Präsentationswerkzeuge auf jeden Fall sinnvoll. Doch auch im operativen Controlling häufen sich Fragenstellungen, die von zentralen Berichten nur teilweise beantwortet werden können.

Sind lokale Reporting-Lösungen sinnvoll? Blogbeitrag auf chartisan.com

Anforderungen und Ressourcenbedarf

Einen Haken hat die Sache. Lokal erzeugte Reports sind in der Regel nicht mal eben schnell gemacht, frei nach dem Motto: „Die Daten haben Sie ja eh da.“ Der effizienten Erstellung lokaler Reporting-Tools geht in der Regel eine sehr lange Lernphase voraus.

In der Konzeption und Planung sind weniger Abstimmungen und Kompromisse zwischen Berichtsersteller und Berichtsempfänger notwendig. Das ist positiv. Doch die technische und gestalterische Umsetzung erfordert viel Know-how. Es sind Fachkenntnisse notwendig, die mit Controlling im betriebswirtschaftlichen Sinn nur noch wenig gemein haben.

Kenntnisse in der Datenanbindung, Automatisierung und Programmierung sind wesentlich. Soll die visuelle Darstellung und Präsentation effizient sein und hohen Qualitätsansprüchen genügen, ist mehr als durchschnittliches Anwenderwissen notwendig.

Eine Idee, wenn eigene Ressourcen fehlen

Doch auch ohne eigenen Ressourcenpool lassen sich die Vorteile lokaler Reporting-Tools leicht nutzen. Die Entwicklung solcher Werkzeuge ist eine individuelle Dienstleistung, für die es unterschiedliche Lösungsanbieter am Markt gibt. In der Regel sind das keine Softwareanbieter, sondern erfahrene Dienstleister mit speziellem Controlling-Know-how und einschlägigen Erfahrungen im Bereich Reporting.

Gute Dienstleister liefern Ihnen einen sehr hohen Qualitätsstandard, der ihren individuellen konzeptionellen und technischen Anforderungen entspricht.

Dabei arbeiten Sie in überschaubaren Projektzeiträumen direkt mit den Fachabteilungen und liefern sofort einsatzbereite Lösungen.

chartisan ist einer dieser Lösungsanbieter. Unser Fokus ist das Management Information Design mit IBCS® und die technische Umsetzung mit den Möglichkeiten von Microsoft Office (Excel, PowerPivot, Power Query, PowerPoint) und Power BI.

 

Vor- und Nachteile lokaler Reporting-Tools auf einen Blick

Sie haben wenig Zeit? Deshalb an dieser Stelle eine übersichtliche Plus-Minus-Liste:

+ Lokale Reporting-Tools erlauben variable Berichte und Präsentationen.

+ Sie können strukturierte und unstrukturierte Daten effizient darstellen.

+ Lokale Berichtswerkzeuge sind innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit.

+ Durch ihre hohe Automatisierung unterstützen sie den operativen Controlling-Alltag.

+ Sie können passende Lösungen, als gezielte Ergänzung der Standardsysteme, extern kaufen.

 

– Durch die interne Entwicklung binden Sie wichtige Ressourcen, zeitlich und finanziell.

– Beim Einsatz externer Dienstleister kaufen Sie fremde Kompetenzen.

– Externe Dienstleistung kostet auch Geld.

 

Sind noch Fragen offen? Brauchen Sie noch einen Hinweis? Gern können Sie hier einen Kommentar hinterlassen oder sich vertraulich mit einer E-Mail melden.

Happy Reporting,
Ihre Silja Wolff

 

Portfolio-Darstellungen für viele Anwendungsfälle können in Excel mit dem Diagrammtyp „Blase“ erstellt werden. Das Besondere an diesem Diagrammtyp ist, dass insgesamt drei Datendimensionen visualisiert werden: X-Position (horizontal), Y-Position (vertikal) sowie die Blasengröße (Fläche).

Portfolios kommen vor allem dann zum Einsatz, wenn eine Datenmenge segmentiert werden soll. Bei einem Investitionsportfolio können beispielsweise auf den Achsen Kennzahlen wie Rentabilität und Risikoindex aufgetragen werden, während die Blasengröße das Investitionsvolumen repräsentiert. Außerdem gehören Produkt-Markt-Betrachtungen, Mitarbeiterperformance und strategisches Projektmanagement zu typischen Einsatzgebieten für Portfolios. In allen diesen Fällen ermöglicht die Visualisierung eine leicht erkennbare Untergliederung der Daten (Produkte, Projekte, etc.) in bestimmte Gruppen, verbunden mit einer Bewertung in gut/schlecht bzw. erwünscht/unerwünscht. So können beispielsweise Projekte mit hohem Risiko und geringer Rendite auf einen Blick identifiziert werden.

Wie alle Diagramme, sollen auch Portfolios prägnant und aussagekräftig sein. Leserfreundliche Beschriftungen und gezielte Hervorhebungen sind dafür besonders wichtig. Leider sind die Standardfunktionen der Excel-Blasendiagramme in dieser Hinsicht recht eingeschränkt. Daher bedienen wir uns wieder einiger guter Ideen um mit wenig Aufwand eine professionelle und aussagekräftige Abbildung zu erhalten. Die folgenden Arbeitsschritte zeigen wie es geht.

  • Blasendiagramm mit einer einzelnen Datenreihe erstellen (Ländernamen dürfen nicht mit markiert werden)
  • Achsenlänge und Gitternetzlinien nach Bedarf einstellen
  • Datenreihe grau einfärben (neutral, ohne Hervorhebung)

  • Formeln für automatisches Ein-/Ausblenden unterschiedlich gefärbter Datenreihen (grau, rot, grün) entwickeln, Ausblenden erfolgt mittels #NV

  • Datenquelle der ersten Datenreihen ändern, so dass die Blasengröße aus dem zuvor berechneten Formelbereich verwendet wird
  • zwei zusätzliche Datenreihen mit den entsprechenden Quellbereichen für rot und grün einfügen und formatieren, in jeder dieser Datenreihen sind nur einige Blasen sichtbar

    Tipp: Blasen mit einer halbtransparenten Füllung und weißer Rahmenlinie sind auch dann gut erkennbar, wenn sich mehrere Datenpunkte überschneiden.

  • eine zusätzliche Datenreihe auf Basis des ursprünglichen Quellbereiches einfügen und unsichtbar formatieren (keine Füllung, keine Linie), alle Blasen dieser Datenreihe sind sichtbar
  • Datenbeschriftung für diese Datenreihe einblenden und mit den Zellen verknüpfen in denen die Ländernamen stehen

Tipp: Das Verknüpfen funktioniert wieder mit der Methode aus dem Artikel „Clevere Datenbeschriftungen“. Speziell beim Blasendiagramm ist es am besten, zuerst eine der Datenbeschriftungen anzuklicken und dann die Cursortaste (Pfeil) rechts zu drücken. Dadurch wird genau das erste Beschriftungsfeld markiert, das sich dann mittels „=“ und Mausklick mit dem ersten Ländernamen verknüpfen lässt. Dann geht es mit Cursortaste rechts zum zweiten Beschriftungsfeld und so weiter. Da eine „Rubrikenbeschriftung“ im Blasendiagramm nicht vorgesehen ist, sind die selbst erstellten, verknüpften Beschriftungen die einzige Möglichkeit. Seit Excel-Version 2013 gibt es die Beschriftungsoption „Wert aus Zellen“, mit der sich dasselbe Ergebnis schneller erreichen lässt.

Fertig 🙂

 

 

 

 

Einer unserer vorherigen Artikel beschäftigte sich mit Small Multiples, also Abbildungen die aus mehreren kleinen Diagrammen gleichen Typs bestehen. Dort wurden auch konzeptionelle Überlegungen zu typischen Anwendungsfällen von Small Multiples beschrieben.

In diesem Artikel wird eine alternative Methode vorgestellt, mit der sich Small Multiples für einfache Anwendungsfälle noch schneller erzeugen lassen. Eine solche Alternative wird immer dann interessant, wenn die Schnelligkeit der Umsetzung wichtiger ist als eine besondere, individuelle Gestaltung der einzelnen Diagramme.

Die Idee: Excel-Sparklines werden zu einer Small-Multiple-Abbildung „aufgebohrt“.

Sparklines sind sehr einfach Diagramme, die sich in einer einzelnen Zelle befinden. In der Regel sind mehrere dieser Diagramme in einer Gruppe zusammengefasst, für die bestimmte Eigenschaften gemeinsam konfiguriert werden, z. B. Säulenfarbe oder Achsenlänge. Mit den folgenden Arbeitsschritten entstehen in wenigen Minuten aus Standard-Sparklines einfache Small Multiples.

Small Multiples aus Sparklines

  • Menü Einfügen -> Sparklines -> Säule / Daten- und Positionsbereich so auswählen, dass die Sparklines neben dem Eingabebereich für die Werte erscheinen
  • Zelle der ersten Sparkline mit dem ersten Ländernamen verknüpfen / Formel für die restlichen Sparklines nach unten kopieren

Small Multiples aus Sparklines strukturieren

  • Zellen mit Sparklines einzeln in einen Zellbereich mit dem gewünschten Layout verschieben

Small Multiples unpassende Skalierung

Das Zwischenergebnis liefert noch keinen guten Überblick über die Daten, weil Excel automatisch jede Sparkline mit einer individuellen Skala darstellt. Daher bekommen die Diagramme mit folgender Einstellung eine einheitliche Skalierung:

  • eine Sparkline anklicken / Menü Sparklinetools -> Entwurf -> Achse / Minimal- und Höchstwert identisch für alle Sparklines

Small Multiples fertiges Dashboard

Um die Aussagekraft zu erhöhen können, je nach Bedarf, bestimmte Säulen automatisch eingefärbt werden, z. B. Höchstwert und letzter Wert.

Fertig 🙂

 

 

 

In Säulen- und Balken-Diagrammen lassen sich mehrere Datenreihen entweder gruppieren (nebeneinander) oder stapeln (übereinander). Beide Darstellungsformen sind wichtig. Manchmal wäre es sogar praktisch, beide Formen kombinieren zu können, z. B. pro Monat zwei gestapelte Säulen nebeneinander.

Da die Kombination von gestapelten und gruppierten Säulen in Excel nicht vorgesehen ist, benötigen wir unseren heutigen Trick, um die gewünschte Darstellung trotzdem zu erreichen:

  • separaten Zellbereich für die Datenreihen des Diagrammen reservieren, z. B. zwei Spalten pro Monat zzgl. einer Spalte Abstand zwischen den Monaten
  • Werte aus den Eingabebereich in den reservierten Bereich übernehmen (per Zellbezug oder Formel)
Template: Schrittweise zum Säulendiagramm mit Doppelstapel
  • gestapeltes Säulendiagramm aus dem speziell aufgebauten Formelbereich erstellen
  • Abstandsbreite der Säulen auf einen sehr kleinen Wert einstellen, z. B. 5%
  • Säulen nach Bedarf einfärben und Beschriftungen einblenden
Template Säulendiagramm, Doppelstapel
  • Summen und leserfreundlich Legende hinzufügen (siehe unser Trick „Beschriftungen“)

Fertig 🙂

Säulendiagramm und Doppelstapel

 

 

Bei der Präsentation von Daten für Entscheider geht es sehr häufig um Abweichungen, z. B. von
Plan-, Ziel- oder Erfahrungswerten. Erst die Abweichungen erlauben uns, die aktuellen Zahlen sinnvoll zu beurteilen, z. B. um zu entscheiden, ob eine Reaktion notwendig ist.

Auch bei der Visualisierung sollten daher Abweichungen eine große Rolle spielen. In bestimmten Fällen ist dies in Excel mit wenigen Klicks möglich, wie der heutige Trick zeigt:

  • Diagramm mit zwei Linien-Datenreihen erstellen
Abweichungen Schritt-für-Schritt erklärt
  • Diagramm markieren und im Menü Diagrammtools/Entwurf die Abweichungsbalken hinzufügen (siehe Screenshot; bei Excel 2007/2010 unter Diagrammtools/Layout)
  • Abweichungsbalken rot bzw. grün formatieren, die Balkenbreite lässt sich nach Rechtsklick auf eine der Liniendatenreihen einstellen (Parameter „Abstandbreite“)
Abweichungen mit Excel darstellen
  • ggf. Datenbeschriftung und Legende hinzufügen (siehe unser Trick „Beschriftungen“)

Fertig 🙂

Excel Template Abweichungsdiagramm

 

 

Datenbeschriftungen und Legenden sind wichtig, um den Inhalt von Diagrammen zu verstehen.

Leider sind die in Excel vorgesehenen Beschriftungsmöglichkeiten teilweise nicht wirklich leserfreundlich. Summen über gestapelten Säulen sind beispielsweise nicht vorgesehen. Legenden, die direkt neben der Datenreihe stehen und die Augen des Betrachters nicht zu anstrengenden Hin- und Her-Blicken zwingen, sucht man in den Standardfunktionen vergeblich.

Mit unserem heutigen Trick ist es möglich, leserfreundliche und gleichzeitig dynamische Beschriftungen in Diagramme einzubauen:

Teil 1: Summen über gestapelten Säulen

  • Summenwerte ausrechnen und als neue Datenreihe ins Diagramm einfügen
    (Rechtsklick auf das Diagramm, dann „Daten auswählen“, dann Reihe hinzufügen)
  • Datenreihentyp der neuen Reihe auf „Punkt XY“ ändern
    (Rechtsklick auf die neuen Säulen, dann „Datenreihendiagrammtyp ändern“)
  • Punkte unsichtbar formatieren und Datenbeschriftung oberhalb einblenden
Summe in Excel Diagramm

Teil 2: Legende neben gestapelten Säulen

  • Standardlegende ausblenden
  • Säulendatenreihen auf einen Bereich mit leeren Zellen verlängern, so dass neben der letzten Säule genug Platz für die Legende entsteht
  • X- und Y-Koordinaten für die Legendentexte errechnen, abhängig von den Daten der letzten Säule (siehe Beispieldatei)
  • Datenreihe vom Typ „Punkt XY“ einfügen (wie bei Teil 1)
Steuerung von Excel Legenden
  • (die X-Werte, für die horizontale Ausrichtung der Punkte, lassen sich in der Datenquelle erst erfassen, nachdem der Typ „Punkt XY“ ausgewählt wurde)
  • Punkte unsichtbar formatieren und Datenbeschriftung rechts einblenden
  • erste Datenbeschriftung der neuen Datenreihe zweimal anklicken (nicht doppelklicken), so dass ein einzelnes Beschriftungsfeld markiert ist
  • „=“ eintippen und auf die Tabellenzelle klicken in der der gewünschte Legendentext steht, dann mit Enter bestätigen (es entsteht eine sogenannte verknüpfte Beschriftung)
Excel Template
  • restliche Legendentexte mit den entsprechenden Tabellenzellen verknüpfen

Fertig 🙂

Template Beschriftung direkt an der Säule

 

 

 

In vielen Fällen ist es wichtig, Daten auf mehrere Diagramme zu verteilen, weil die Darstellung dann übersichtlicher wird. Es entstehen sogenannte Small-Multiple Abbildungen.

Wenn aber jedes einzelne Diagramm eine andere Skala verwendet, geht schnell die Aussagekraft der gesamten Seite verloren. Im Sinne einer hochwertigen Visualisierung sind daher einheitliche Skalen sehr wichtig. Gleichzeitig sollen die Diagramme natürlich pflegeleicht und dynamisch sein.

Negativbeispiel

Skalierung mehrerer Diagramme ohne Excel Trick

Diese Herausforderung lässt sich in Excel mit unserem heutigen kleinen Trick bewältigen:

  • Minimum und Maximum aller(!) Einzelwerte berechnen (Funktionen MIN und MAX)
  • Min- und Max-Werte als zusätzliche Datenreihe in jedes einzelne Diagramm einfügen
  • Min-Max-Datenreihe unsichtbar formatieren (keine Füllung, keine Rahmenlinie)
  • Diagramme mit gleicher Größe nebeneinander ausrichten

(Alt-Taste beim Ziehen mit der Maus gedrückt halten; dann rasten die Diagramme an den Zellen ein)

Excel einfügen einer min-/max-Datenreihe

Fertig 🙂

Excel to go Skalierung