Die Anforderungen an das unternehmensinterne Reporting wachsen stetig. Das Mehr an zur Verfügung stehenden Informationen spiegelt sich in der Effizienzerwartung an die Berichte. chartisan ist in viele Re-Design Projekte eingebunden. Dabei sind manchmal unkonventionelle Ideen zur Projektinitiierung gefragt.

Das Reporting vieler Unternehmen steht auf dem Prüfstand. Das Hauptaugenmerk der Verantwortlichen aus IT und Controlling konzentriert sich zuerst auf die wachsende Datenmenge und Datenstruktur. BI-Lösungen werden implementiert und liefern immer mehr Informationen für Entscheidungsträger. Im Zuge dieser Umstrukturierungen ist es oft notwendig das Report-Design ebenfalls zu überdenken. Letztlich stehen zwar mehr Informationen zur Verfügung, nicht aber mehr Zeit für die Entscheider diese auch zu verarbeiten. Effizienter Informationsgewinn ist das Ziel.

In einem ressourcen-kritischen Umfeld wie Controlling braucht es manchmal unkonventionelle Ideen, um die Bereitschaft für den Re-Design Prozess zu wecken. Neben den klassischen Beratungsansätzen, hier zwei Varianten aus unserer Ideen-Box, die jeder anwenden kann:

Idee 1: Report-Expedition

Die Teilnehmer von Re-Design Prozessen sind oft eng mit „ihren Reports“ vertraut. Das eigentliche Ziel der Reports – effiziente Informationsgewinnung – gerät durch diese Vertrautheit aus dem primären Fokus.

Während der Report-Expedition begeben sich die Beteiligten „in die Welt von Berichtsempfängern“.

Sie erkunden, welche guten und schlechten Berichte sie erleben.

Das Ganze funktioniert relativ simpel. Die Teilnehmer bekommen die Aufgabe ansprechende oder negative Beispiele von Berichten und Berichtspräsentationen zu finden. Die meisten Menschen werden innerhalb kürzester Zeit sehr erfindungsreich, wenn es darum geht Beispiele zu entdecken. Die positiven und negativen Gemeinsamkeiten der Beispiele gilt es kurz zu dokumentieren. Es reichen Skribbel, Stichpunkte, Screenshots.

Report-Expeditionen sind eine einfache Möglichkeit mit den Augen von Berichtsempfängern zu sehen. Das Verständnis für die Bedürfnisse der Leser wächst und erleichtert so den anstehenden Re-Design Prozess.

Idee 2: Marschroute der Leser

Erreichen die Berichte ihren Zweck? Fragen die Ersteller direkt beim Leser nach, erhalten sie aus den verschiedensten Gründen oft nur halbe Antworten. Man kennt sich und ist nett zueinander, man hat gerade wenig Zeit oder der Berichtsempfänger nimmt die Qualität als gegeben hin.

Die Chance dieser Idee steckt in dem Abstand zwischen Leser und Empfänger.

Der Berichtsempfänger markiert, ohne dass der Ersteller persönlich anwesend ist, direkt auf der Berichtsseite mit Kringeln, Priorisierungen oder ähnlich kurzem Feedback die Reihenfolge der Wahrnehmung. Der Berichtersteller erhält so den Überblick, welche Information für den Leser besonders wertvoll war oder welche Informationen in diesem Zusammenhang zu detailliert oder gar überflüssig waren.

Anhand mehrerer gesammelter Marschrouten von unterschiedlichen Lesern gelingt es den Projektteilnehmern nun leicht, Detailebenen und Zielgruppen zu bestimmen. Der Re-Design Prozess startet so direkt mit den Bedürfnissen der Zielgruppe.

Diese beiden Ideen sind aus dem Design von Service-Prozessen abgeleitet und weitergedacht. Durch den unkonventionellen Ansatz gewinnt man pragmatisch Ansatzpunkte zur Verbesserung der individuellen Report-Visualisierungen. Sie sind leicht umzusetzen und liefern den Berichterstellern eine Möglichkeit die Qualität ihrer Berichte zu testen.

Probieren Sie es aus, die Ergebnisse werden Sie hoffentlich positiv überraschen!